檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理

任 珧

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局中心醫(yī)院 黑龍江 嫩江 161441）

檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理

任 珧

（黑龍江省農(nóng)墾九三管理局中心醫(yī)院 黑龍江 嫩江 161441）

檔案在物質(zhì)結(jié)構(gòu)上有其自身的特征，在檔案整理的過程中必須要對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)全面的了解，只有這樣，才能更好的保證檔案整理的效果，從而使檔案整理工作的質(zhì)量有所提高。本文主要分析了檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與檔案整理，以供參考和借鑒。

檔案；物質(zhì)結(jié)構(gòu)；檔案整理

很早以前人們就已經(jīng)意識(shí)到檔案是一種物質(zhì)，但是檔案結(jié)構(gòu)的概念在本世紀(jì)初期才開始出現(xiàn)，所以當(dāng)前其還要不斷的發(fā)展和深化，只有這樣，才能更好的發(fā)揮其自身的作用。檔案整理的過程中對(duì)檔案自身的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)比較清晰的認(rèn)識(shí)才能更好的做好這項(xiàng)工作。傳統(tǒng)的檔案整理工作和現(xiàn)代的檔案管理工作存在著一定的共性，同時(shí)其也存在著一定的差異，所以在這樣的情況下，必須要對(duì)二者之間的關(guān)系有一個(gè)科學(xué)的認(rèn)識(shí)。

一、傳統(tǒng)和現(xiàn)代檔案整理的共性

任何一種物質(zhì)都有其自身的結(jié)構(gòu)形式，檔案也有其結(jié)構(gòu)的特性，在檔案整理的過程中，通常可以總結(jié)出檔案自身的結(jié)構(gòu)特征，掌握了這些特征之后就可以將非檔案結(jié)構(gòu)的物質(zhì)轉(zhuǎn)化成檔案結(jié)構(gòu)，因此無論是對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的整理還是對(duì)現(xiàn)代的電子檔案整理，都要嚴(yán)格的根據(jù)其自身的結(jié)構(gòu)特征對(duì)其進(jìn)行有效的處理。

在對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)了解的過程中經(jīng)歷了不同的階段，在不同的時(shí)代，人們對(duì)檔案結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)也存在著一定的差異，因?yàn)闄n案整理存在著一定的共性，所以在檔案整理工作中就要以不同時(shí)代人們的認(rèn)識(shí)作為出發(fā)點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案整理工作和當(dāng)今的檔案整理工作有一個(gè)更加全面和科學(xué)的認(rèn)識(shí)，從而能夠更好的總結(jié)出自檔案整理中應(yīng)該遵循的原則。

二、檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)和傳統(tǒng)檔案整理

在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行整理的過程中，人們對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)并沒有一個(gè)十分清晰的定義，檔案是文件的集合，它展現(xiàn)了文件之間在時(shí)間層面上的聯(lián)系。當(dāng)前我們要將這些不同時(shí)期的認(rèn)識(shí)綜合在一起，才能順利的總結(jié)出不同時(shí)代人們對(duì)檔案整理工作的認(rèn)識(shí)重點(diǎn)，也有人將其概括成文件集合和文件之間歷史聯(lián)系的結(jié)合體。

對(duì)于潛意識(shí)當(dāng)中的傳統(tǒng)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)，我們尤其要關(guān)注的一點(diǎn)就是在這樣的檔案形式當(dāng)中，文件集合是物質(zhì)形式，但是文件之間的歷史聯(lián)系是非常抽象的，它不是以物質(zhì)的形式存在的，它只是一種文件之間的信息。所以文件集合是其中唯一的物質(zhì)，為了使人們對(duì)這一點(diǎn)有更加充分的認(rèn)識(shí)，我們也將傳統(tǒng)檔案時(shí)代的檔案結(jié)構(gòu)形式稱作是檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)。

盡管檔案學(xué)很早就發(fā)現(xiàn)了文件之間歷史聯(lián)系的六個(gè)特征，也就是說，已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了文件之間歷史聯(lián)系是多維的，并且由此提出了“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”的檔案整理原則。但由于傳統(tǒng)檔案整理要用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，且只能一維地記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系，所以我們就必須客觀地認(rèn)識(shí)到，“利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系”是一塊“短板”，實(shí)際上它將阻礙傳統(tǒng)檔案整理在實(shí)踐上實(shí)現(xiàn)文件之間歷史聯(lián)系的多維記錄。因此，檔案學(xué)所提出的“必須最大限度地保持文件歷史聯(lián)系”只能被弱化為“盡其所能地保持文件歷史聯(lián)系”，這是在“單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的意識(shí)下，傳統(tǒng)檔案整理所無法違背的又一個(gè)客觀規(guī)律。

三、檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)與現(xiàn)代檔案整理

當(dāng)前人們對(duì)檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的認(rèn)識(shí)在不斷的深化和發(fā)展，檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)認(rèn)識(shí)的形成也就意味著人們?cè)趯?shí)際的工作中可以更好的認(rèn)識(shí)和發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代檔案整理工作中所固有的一些規(guī)律，只有這樣，才能更好的幫助中國的檔案學(xué)者在實(shí)際的工作中更好的推動(dòng)相關(guān)工作的開展。

在“檔案雙重物質(zhì)結(jié)構(gòu)”的模型中，“文件集合”仍然是一種物質(zhì)，“文件之間的歷史聯(lián)系”也依然存在，而它與檔案的單一物質(zhì)結(jié)構(gòu)所不同的是，在檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中出現(xiàn)了另一種物質(zhì)——“歷史聯(lián)系的記錄”。通俗地說，檔案物質(zhì)雙重結(jié)構(gòu)中，不僅文件集合是一種物質(zhì)，而且“歷史聯(lián)系的記錄”也是一種物質(zhì)，所以它才被稱為“雙重物質(zhì)”。千萬不要低估了檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這一變化，正是因?yàn)檫@一變化，形成了現(xiàn)代檔案整理的特點(diǎn)與規(guī)律。

“歷史聯(lián)系的記錄”的出現(xiàn)表明，現(xiàn)代檔案整理不再認(rèn)為利用文件的物理排序來記錄和保持文件之間的歷史聯(lián)系是檔案整理的唯一方法，而是認(rèn)為利用“歷史聯(lián)系的記錄”來記錄文件之間歷史聯(lián)系是一種更為科學(xué)和實(shí)用的方法。所以在現(xiàn)代檔案整理中，“歷史聯(lián)系的記錄”就成為記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系的物質(zhì)。由此檔案中的文件之間歷史聯(lián)系關(guān)系信息的承載者，已從單一檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的“文件集合”，轉(zhuǎn)移到了檔案雙重物質(zhì)構(gòu)成中的“歷史聯(lián)系記錄”。而利用“歷史聯(lián)系的記錄”這種物質(zhì)，來專門記錄文件之間的歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理的一個(gè)必須恪守的法則。

“歷史聯(lián)系的記錄”在檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)中的出現(xiàn)，不但能將文件之間的歷史聯(lián)系用物質(zhì)的形式加以記錄和保持，更為重要的，我們能徹底擺脫利用文件集合只能一維地記錄和保持文件之間歷史聯(lián)系這一規(guī)律，實(shí)現(xiàn)過去已經(jīng)想到的但又總是無法實(shí)現(xiàn)的多維記錄歷史聯(lián)系的夙愿。能多維地記錄和保持歷史聯(lián)系，就成為現(xiàn)代檔案整理所具有的一個(gè)特征和規(guī)律。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代檔案整理實(shí)現(xiàn)了多維記錄歷史聯(lián)系，所以檔案整理的原則就必然要隨之發(fā)生變化。檔案整理將不再堅(jiān)持傳統(tǒng)的“來源原則”、“事由”或“年代”這樣的一維原則，它將形成一個(gè)由“來源原則”、“事由”和“年代”整合而成的多維“歷史原則”。所以檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變，為在檔案整理中高舉“歷史”的旗幟，奠定了一個(gè)最根本的基礎(chǔ)。而檔案物質(zhì)結(jié)構(gòu)的這種演進(jìn)，也就成為了檔案進(jìn)化的一個(gè)規(guī)律。

四、結(jié)語

在檔案整理工作中，一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)就是要對(duì)檔案的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)更加科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)，在這樣的情況下，我們一定要在實(shí)際的工作中對(duì)檔案自身所具備的物質(zhì)結(jié)構(gòu)有一個(gè)相對(duì)科學(xué)合理的認(rèn)識(shí)，只有這樣，才能采取有效的方法做好檔案整理，提升檔案工作的質(zhì)量。

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[2]劉新安.檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成[J].檔案學(xué)通訊.2003(05)