論二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

劉春秀

（賓縣人力資源和社會(huì)保障局 黑龍江 賓縣 150400）

論二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

劉春秀

（賓縣人力資源和社會(huì)保障局 黑龍江 賓縣 150400）

從目前的檔案管理工作中可以看出，所應(yīng)用的技術(shù)和手段都達(dá)到了現(xiàn)代化的水平，其中比較常見的就是二維碼技術(shù)。這種技術(shù)是在傳統(tǒng)的一維碼技術(shù)的基礎(chǔ)上發(fā)展而來的。二維碼技術(shù)可以更多地容納信息，。因此，本文中，主要對二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用情況進(jìn)行深入介紹和分析，希望能夠給相關(guān)的工作人員提供借鑒和參考。

二維條碼技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化和現(xiàn)代化之后，工作內(nèi)容的繁瑣程度明顯降低。檔案管理工作人員往往會(huì)失去工作的熱情和信息。出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性較大。在應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)的過程中，工作人員更應(yīng)該擁有謹(jǐn)慎的態(tài)度，尤其是在二維條碼技術(shù)應(yīng)用的過程中，操作人員工作的最主要目的就是要在提升管理工作高效性的基礎(chǔ)上減少工作過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

一、二維條碼的定義

二維條碼在設(shè)計(jì)的過程中，主要是從條碼結(jié)構(gòu)的橫向和縱向兩個(gè)方向來對具體的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行表達(dá)。信息的準(zhǔn)確性和精準(zhǔn)度相對較高，在檔案管理工作中，二維條碼和一維條碼之間的區(qū)別較大，主要是以信息符號(hào)作為信息存儲(chǔ)的載體。這種信息管理技術(shù)是對傳統(tǒng)管理的突破。在應(yīng)用的過程中也比較簡單，只需要將各種不同的字符堆積在一個(gè)面積較小的方框內(nèi)部，不僅可以降低技術(shù)應(yīng)用的成本，還可以提升應(yīng)用的便利性。因此，這種二維條碼技術(shù)受到了檔案管理人員的高度重視。

二、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)模型

二維條碼技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用范圍比較廣，而且工作原理也相對比較簡單，主角要是將紙張和數(shù)據(jù)等內(nèi)容封裝在一起，然后通過現(xiàn)代化的處理方式來對其進(jìn)行分析和檢測，然后設(shè)計(jì)成一定的條碼結(jié)構(gòu)。眾所周知，二維碼的信息生成之后，就很難進(jìn)行更改，元數(shù)據(jù)內(nèi)容在傳遞和應(yīng)用的過程中，也會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的變更的現(xiàn)象。如果紙質(zhì)文件流傳到新的部門當(dāng)中，管理人員就會(huì)及時(shí)地根據(jù)信息的內(nèi)容支撐二維條碼的形式，便于檔案管理。

三、二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

二維條碼技術(shù)的應(yīng)用時(shí)間較長，而且應(yīng)用范圍也在逐漸增加，不僅簡便性比較突出，而且和方便檔案管理工作人員的應(yīng)用。尤其是在社會(huì)現(xiàn)代化的過程中，二維條碼應(yīng)用和管理的效果比較明顯，工作人員需要從全面的角度來對這一問題借鑒介紹和分析：

1、選擇存取格式

檔案管理的存取格式有很多種，無論選擇哪一種都要注意要轉(zhuǎn)換成長期存取格式，這主要是因?yàn)槎S條碼具有不可更改性，一旦形成了相應(yīng)的條碼就不能再更改，而如果格式并不是長期的存取模式，非常容易流失文件，造成嚴(yán)重后果，因此這成為使用二維條碼技術(shù)的關(guān)鍵。

2、制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

一般情況下只有電子檔案管理才能夠使用二維條碼技術(shù)，這種技術(shù)既能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的儲(chǔ)存，也能夠?qū)崿F(xiàn)檔案共享，是非常好的一種載體，但是要做到這些前提就是制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，不能任意為之。因此制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)對使用二維條碼技術(shù)來說也十分重要。只要按照標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行即可。制定標(biāo)準(zhǔn)要遵循兩條原則，一是通用原則，二是易用原則，通用主要是能夠適應(yīng)更大的范圍，而易用主要是簡便，不能因?yàn)槎S條碼技術(shù)的使用而使電子檔案管理更加麻煩，這樣范圍得不償失。另外，因?yàn)槎S條碼有一定的容量，因此需要對其存儲(chǔ)元數(shù)進(jìn)行簡練的處理。一般情況下，在制定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，所選擇的數(shù)據(jù)元素都具有通用性以及基礎(chǔ)性的特點(diǎn)。

3、完善相應(yīng)的管理系統(tǒng)

二維條碼技術(shù)的使用，最需要解決就是與現(xiàn)行應(yīng)用的系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合，以解決用戶面臨的實(shí)際問題。目前所使用的二維條碼技術(shù)主要是識(shí)讀技術(shù)，而使用的重點(diǎn)就是與目前的系統(tǒng)進(jìn)行融合。為了更加的做好融合工作，應(yīng)該從以下入手：

第一，建立測試平臺(tái)，該平臺(tái)的主要作用就是對檔案管理中所使用的各種軟件以及其他的硬件能否達(dá)到要求，只有通過相關(guān)的平臺(tái)測試，這些軟件以及硬件才能進(jìn)入市場，否則一概清除。一般情況下，使用該平臺(tái)的部門是專門的檔案管理部門，因?yàn)闄n案管理部門儲(chǔ)存各種文件，尤其是非常重要的文件，而如果儲(chǔ)存檔案的相關(guān)的軟硬件出現(xiàn)問題，其后果將十分嚴(yán)重，因此需要格外注意。

第二，做好文檔一體化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)工作。目前不僅檔案管理部門使用條碼技術(shù)，很多的行業(yè)和領(lǐng)域都使用該技術(shù)，但是傳統(tǒng)的一維條碼技術(shù)資源長度有限，已經(jīng)不能使用各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，因此通過不斷地改進(jìn)，形成為二維條碼技術(shù)，但是要想將該技術(shù)的功能發(fā)揮到最大，也需要對其系統(tǒng)進(jìn)行功能設(shè)計(jì)。其設(shè)計(jì)主要針對以下兩方面，一是生成正式文件，使用二維條碼的生成技術(shù)，將文件轉(zhuǎn)換為PDF格式并與著錄信息一起轉(zhuǎn)換為二維條碼，再加入到電子文件的棚應(yīng)位置，最終生成正式的帶有二維條碼的紙質(zhì)文件。為保證著錄信息的準(zhǔn)確完整、文件信息的長期可讀，應(yīng)將以上流程設(shè)計(jì)到辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，由系統(tǒng)給形成者提要求，不完成此工作，無法進(jìn)入下一個(gè)流程；另一個(gè)是收文登記，利用二維條碼的識(shí)讀技術(shù)，自動(dòng)采集電子文件及其著錄信息，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高效率與質(zhì)量，是原收文登記的“改良”，在管理上實(shí)現(xiàn)電子文件將與紙質(zhì)文件的合拍與一致。如果收到的紙質(zhì)文件上的：維條碼是遵循《機(jī)關(guān)公文二維條碼使用標(biāo)準(zhǔn)》，也應(yīng)該能識(shí)讀。

四、結(jié)語

綜上所述，可知二維條碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用的確起到了非常大的作用，簡化了檔案管理工作的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理工作的效率，如果能夠在使用中多加注意容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，其作用將會(huì)更加明顯。

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