淺析科研檔案管理的思路

梁 威

（黑龍江省畜牧機械化研究所 黑龍江 齊齊哈爾 161005）

淺析科研檔案管理的思路

梁 威

（黑龍江省畜牧機械化研究所 黑龍江 齊齊哈爾 161005）

科研檔案是在科研活動中形成的各種形式的材料的總稱，其屬于科技檔案的重要組成部分，是非常重要的科研和生立信息資源。科研檔案是在科學研究過程中立生的各種材料，具有非常重要的意義和價值。文中對科研檔案管量中存在的問題進行了分析，并進一步對科研檔案管理的思路進行了具體的闡述。

科研檔案；規(guī)范化；問題；管理思路

一、科研檔案管理中存在的問題

（一）建檔意識淡薄

很大一部分科技人員在實際工作中，由于對檔案歸檔意識較差，對檔案重視度不高，這就導致在檔案收集和歸檔工作中存在許多不完善的地方，特別是對于相關的科研資料，由于不放心，所以不交給檔案管理人員進行整理，不主動配合檔案管理人員的工作，對檔案管理工作的順利開展帶來了一定的難度。

（二）檔案形成周期長，缺乏連續(xù)性和完整性

無論是哪一個行業(yè)的科研檔案，由于受制于行業(yè)的特點，通常情況下科研工作周期相對都較長，這就導致工作中形成不同的載體的資料持續(xù)的時間也較長，再加之科研人員具有較強的流動性，這就導致科研檔案資料往往較為分散，連續(xù)性和完整性較差。

（三）檔案管理人員主動服務意識不強

長期以來檔案管理工作都不受重視，這也導致當前檔案管理人員待遇不高，而且地位低，在工作中缺乏積極性，也不主動進行專業(yè)知識的學習，對工作缺乏熱情，服務意識較差，不僅影響了檔案工作的正常開展，而且不利于檔案的開發(fā)利用。

（四）檔案管理方式落后

隨著社會的快速發(fā)展，檔案的數(shù)量越來越大，但相對于檔案管理方式和手段則仍處于較為落后的狀態(tài)，檔案檢索水平較低，部分檔案檢索工作還采用手工方式來完成，不僅檢查速度較慢，而且準確程度不高。檔案信息化建設缺乏力度，由于投入不足，從而導致現(xiàn)代化的檔案管理技術設備缺乏。

（五）編研工作開展不夠

檔案編研屬于創(chuàng)造性的勞動，是檔案服務的更高層次形式，直接關系到檔案的開發(fā)和利用。目前我國多數(shù)單位在檔案編研上還處于較低的水平，需要進一步對編研工作進行深度開發(fā)，以便于促進檔案更好的利用。

二、科研檔案規(guī)范化管理思路

（一）完善相關規(guī)章和制度

在檔案法基礎上，同時還要與本單位的實際情況有效結合，從而對檔案管理制度進一步完善，使科技人員能夠對檔案有一個正確的了解和認識，明確檔案形成的各種要求，這樣就能夠在科研過程中有意識對歸檔材料進行收集和整理，并對與要求相符的檔案材料及時進行上繳，確保檔案的完整性，也使案卷的質量能夠得到保證。同時檔案管理人員還要對科研材料的歸檔情況進行定期檢查，及時對沒有及時歸檔的材料進行提醒和督促，這樣通過科研人員與檔案管理人員的共同努力，有效的確保了科研檔案的規(guī)范性、科學性和完整性。

（二）規(guī)范農業(yè)科研檔案工作程序

（1）規(guī)范原始檔案收集內容

在檔案管理工作中，檔案材料的收集是做好檔案工作的基礎和關鍵。科研檔案管理人員應根據科研檔案的特點，歸納、總結原始檔案收集內容，向科技人員發(fā)放“科研檔案歸檔范圍表”，要求課題研究人員嚴格按照要求執(zhí)行，隨時將他們在科研活動中的原始記錄、進展情況、總結等材料按計劃分階段積累收集，并按規(guī)定及時整理移交檔案室，以保證所收集到的原始檔案材料統(tǒng)一、規(guī)范、標準、科學。

（2）規(guī)范檔案整理方法

檔案整理的基礎工作包括的范圍很廣，從檔案材料的鑒定、整理、分類、立卷到編目、檢索、庫房存放、保護等。這些基礎工作是否扎實、規(guī)范，直接影響到科研檔案的利用。檔案管理工作者可根據各分支學科的不同特點，以及本單位研究機構的設置情況分門別類進行整理、立卷、登記、歸檔。這樣便于查詢者方便地找到所需的材料，也便于檔案管理人員編輯加工，進行二次開發(fā)利用。

（3）規(guī)范檔案開發(fā)利用方式

第一，編制各級各類目錄，豐富檢索手段

對于歸檔的材料要及時編制目錄和全宗介紹，向本單位和外界報道介紹庫藏情況，開展科技信息交流，或為實行科技成果的有償轉讓編制成果簡介、文摘等，引導人們索取科研檔案的信息資源。

第二，通過口頭或直觀方式宣傳報導科技成果

宣傳方式多種多樣，如利用課題申報、成果鑒定等活動作口頭宣傳；利用科技信息發(fā)布會宣傳科技成果；舉辦科研檔案展覽，直接地展示科研檔案信息或以復印件形式進行交流；出版一些科技成果方面的內部刊物；借助報刊、圖書等出版刊物將檔案轉化成文章或其他形式加以發(fā)表，使農業(yè)科研成果、先進技術和管理經驗傳至全國各地。

第三，加強安全保密工作

科研檔案的安全保密工作尤其重要，它不僅指實體的保存，更重要的是信息的安全。必須建立嚴格的保密制度，涉及一項科研成果的有關人員必須遵守、簽定有關協(xié)議；檔案應指定專人保管，控制使用權限，追蹤檔案利用情況等；秘密的科研檔案要建立備考檔案。

（三）加快推動管理方式現(xiàn)代化的實現(xiàn)

當前我國處于信息時代，檔案管理現(xiàn)代化是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，各單位都加快了檔案信息化建設工作，相關科研單位在檔案管理工作中已經建立了功能齊全的科研檔案數(shù)據庫，利用有效的方式來對科研檔案進行永久記錄和保存。同時也加快了科研檔案有償信息服務工作的開展。科研檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)，要求檔案管理人員要具有較高的專業(yè)技能和綜合素質，能夠熟悉掌握計算機相關知識，從而在實際工作中利用計算機進行快捷和高效的操作。

三、結束語

科研工作是加快我國科學技術水平提升的關鍵所在，而科研檔案規(guī)范化管理對科研技術的繼承和總結具有非常重要的意義，有利于更好的促進科學技術的進步和發(fā)展，是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要保證，有利于更好的推動檔案信息資源的有效利用，推動我國檔案事業(yè)健康、有序的發(fā)展。

[1]張靜，葉六奇.論科研檔案管理規(guī)范構建的宗旨——基于三個現(xiàn)有規(guī)范的分析[J].檔案學通訊，2010-07-18.

[2]蔡穎.高校科研檔案管理比較研究及導向性思考[J].農業(yè)科技管理，2011-06-26.