關于報社檔案管理信息化的思考

胡海波

（北大荒日報社 黑龍江 哈爾濱 150090）

關于報社檔案管理信息化的思考

胡海波

（北大荒日報社 黑龍江 哈爾濱 150090）

當今信息化已成為社會的主流方向，在這種新形勢下，新聞事業更是取得了較快的發展，這也使報社內部新聞檔案的數量越來越龐大，傳統的手工管理模式已越來越無法適應當前報社內檔案的發展要求，所以需要加快檔案管理信息化建設。特別是在當前部分報社中，檔案管理工作還采用手工錄入的方式，這不僅影響了檔案工作效率，而且也給查閱帶來了較大的影響。所以在報社檔案管理工作中，需要加快信息化技術在檔案管理中的應用，從而更好的推動檔案工作的順利進行。

報社檔案；管理信息化；應用

一、檔案管理信息化的優點

（一）提高辦公效率

報社的日常工作主要以采集、整理、搜索、采訪、審閱、修改、查閱、統計和分析為主，這是新聞工作中記者、編輯及管理人員需要相互銜接的工作流程。將檔案管理系統應用在報社中，系統由于具不各種輔助功能，所以可以根據報社中不同人員的不同活動來提供相應的輔助功能，如可以輔助記者對新聞的錄入和上報，還可以對當日新聞進行查閱，記者還可以對自己上傳的新聞根據自身的權限進行修改，可以通過服務器將所需要的材料進行打印，根據自身權限對檔案進行歸類和統計。檔案管理系統的應用有效的提高了報社工作的效率。

（二）有利于信息交流

當今我們處于信息社會，信息的交流和共享具有非常重要的意義。加快檔案信息化建設，可以更好將報社內部各個部門或是報社之間有效的利用網絡連接起來，從而實現信息的交換，可以橫向和縱向對以前的信息進行查詢，這不僅有利于檔案利用率的提高，而且對于檔案價值也能夠更好的體現出來。

（三）有助于檔案的長期保存

檔案管理信息化實現后，檔案信息就從紙張記載的資源轉變為電子資源，具有長期保存性，利用電子資源來對檔案資料進行保存，并對其進行及時備份，這不僅有效的滿足了人們對檔案保存時間的要求，而且在保存過程檔案資源的安全性和穩定性也得以大幅度的提升。

（四）實現了文件的安全性

信息化技術在檔案管理工作中進行應用，通用用戶權限管理和認證技術，有效的確保了檔案資料的保存和傳輸的安全性，沒有相關權限的人員無法接觸到檔案資料，不僅確保了檔案的安全性，而且還有效的確保了檔案資料的保密性。

（五）實現資源共享

檔案管理信息化的實現，通過局域網將報社內各個部門或是報社之間有效的聯結起來，可以及時進行檔案資源的交流和傳輸，確保了檔案信息資源共享的實現，提高了檔案利用效率，為現代檔案管理工作的順利推進奠定了良好的基礎。特別是對于報社來講，檔案資源的共享就意味著報社信息的共享，通過對報社內各種信息進行整合和運用，這不僅有利于報社的健康發展，而且還能夠加強行業之間的交流和學習，有利于員工工作效率的提升。通過檔案資源共享，有效的發揮出了檔案自身的重要價值，新聞工作者能夠及時對自己所需要的信息進行查詢，不再受制于時間和空間的束縛。同時報社為了確保檔案管理信息化的順利實施，還需要加快培養一支專業化的檔案管理隊伍，采用多種形式加強其專業知識和專業技能的提升，提高其綜合化素質。

二、檔案信息化管理系統在報社檔案管理工作中的應用

（一）管理流程

一是記者在進行新聞采集時，憑用戶名和密碼登入系統，上傳其采編后的新聞。

二是記者可以實時對自己上傳的新聞進行修改、刪除等操作。

三是用戶能查閱所有新聞，但是不能對其進行操作。

四是主編能夠進行新聞的統計工作。

五是新用戶需要管理員分配用戶名和密碼。

（二）主要模塊

一是新聞采集模塊。模塊中可以實現上傳新聞、編輯新聞功能。記者在登入系統后，可以上傳自己的原創稿件并實時進行編輯、修改等操作。

二是新聞查詢模塊。用戶可以根據資料名稱進行模糊或者精確查詢。查詢結果包括資料錄入時間、錄入記者和具體內容。

三是統計分析模塊。進行數據的統計和分析。可以查詢、統計某一位記者所有已上傳的新聞和稿件。可以根據不同的要求對所有或者部分數據進行對比分析。

四是用戶管理模塊。在此模塊中用戶能夠修改自己的密碼，用戶的用戶名一經確定便不能更改。新進入系統的用戶，由管理員分配用戶名和密碼，并在數據庫中添加其信息，從而完成新用戶的創建工作。

三、報社檔案管理信息化工作中需要注意的問題

（一）網絡安全性

報社檔案管理信息化的實現，由于是在網絡環境下運行的，其具有較好的開放性和便捷性，同時也導致風險的增加。因此需要做好報社檔案管理系統的安全工作，加強網絡安全的防洪。不僅要確保做到信息傳輸過程中不會有外泄事件發生，同時還要執行嚴格的身份認證制度，對于用戶名、密碼及相應的權限，管理員要謹慎進行分析，還要對用戶的活動隨時進行觀察。報社內的網絡系統還需要加強安全防范措施，配備防火墻、殺毒軟件及備份恢復系統等，確保系統的安全性。

（二）檔案管理人員的綜合素質

在采用信息化手段管理檔案之后，傳統的檔案管理人員已不能滿足檔案管理工作。在檔案管理信息化工作中，檔案管理人員不僅要具有檔案管理技能，檔案管理人員還應具備計算機網絡知識和一定的編程能力。

（三）實時進行維護

系統在運行過程中難免出現差錯，其中可能有外界因素，也可能由于編寫過程中不完善，如果發現運行中的錯誤，要及時找相應的技術人員或者開發人員進行故障的排查與修補。

四、結束語

報社作為當前媒體行業的重要組成部分，隨著其不斷發展和完善，對其檔案管理工作的要求不斷提升，在這種情況下，需要加快報社檔案管理信息化建設的進程，加快觀念的更新，充分的利用好新技術和新方法，從而更好的推動檔案管理工作的順利進行，確保推動報社健康、穩定的發展。

[1]張靜.對當前報社檔案管理工作的思考[J].新西部（理論版)，2014-06-30.

[2]孫冬云.新時期檔案管理信息化的對策研究 [J]，信息技術，2011-12-25.

[3]呂文慶.息化時代檔案管理信息化建設 [J].辦公室業務，2014-10-05.