試論信息化對民政檔案管理工作的影響

萬雪蓮

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

試論信息化對民政檔案管理工作的影響

萬雪蓮

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

民政檔案管理部門是民政部門的重要組成部分，民政部門也是國家與群眾之間聯系最為密切的機構之一。民政工作是面對整個社會群體的，工作任務量很大，整理的資料也很多，也是民政行政業務工作的重要內容。而信息時代的到來，提高了檔案管理工作的效率,民政工作是面對社會廣大群體的具體工作，負責著社會的穩定發展，和人們的日常生活。本文就信息化對檔案管理工作的影響做如下討論。

檔案；群眾；管理；信息化

一、信息化對民政檔案管理工作的促進作用

民政工作是面對社會廣大群體的具體工作，負責著社會的穩定發展，和人們的日常生活。在時代的變遷下，民政工作已經成為社會上為群眾服務的重要工作。而隨著社會的不斷穩定發展，也給民政工作帶來一定的難題。民政工作中檔案管理工作是企業管理流程中一項重要的工作，檔案就是把民政單位的各個部門工作在檔案部門歸檔；民政工作是面對整個社會群體的，工作任務量很大，整理的資料也很多。比如，個人的戶口、婚姻狀況和考證等繁雜工作。現在，隨著國家制度的完善，社會的改革，雖然民政工作沒有地域的局限。但民政工作以遠遠不局限于原來的工作范圍，新的工作領域越大，工作的職責就越多。而信息技術可以有利的幫助民政企業在檔案管理時有效的分檔，讓所有歸檔的文件在檔案管理人員的歸檔下快速的完成。

1.信息化改變了檔案載體。傳統的民政檔案載體為紙質載體，一切為手工操作，而隨著網絡技術及計算機的應用，存檔方式逐漸變為以虛擬的數字化形式——電子文件形式存檔。建立檔案的全文數據庫，使得常規的紙質資源的檢索被電子化數據所代替，拋棄了傳統由手工進行檔案管理的方式，數字化媒體得到了有效的廣泛的使用。

2.提高檔案的利用效能。民政部門是直接與群眾打交道的部門，而民政檔案工作，歸根結底也是為人民群眾提供便利。傳統的民政檔案從收集到整理、歸檔、利用的過程繁瑣，一份

檔案的形成通常需要很長的周期，而信息化大大縮短了民政檔案從形成到提取利用的時間，為檔案管理效能的提升帶來了新的捷徑。

3.為檔案的功能從“重保存”到“重利用”提供了保障。傳統的民政檔案在利用過程中十分不便，而信息化的檔案管理，客戶端用戶只需要擁有一個賬號和口令，即可隨時隨地對檔案進行操作，借助計算機實現人機對話，突破了時間與空間的瓶頸限制，為檔案使用者提供了便利條件。

二、信息化民政檔案管理的要求

現在的民政檔案管理工作中，還有需要處理的隱患。可展現在以下幾點：第一點，民政檔案管理中的資料有的地方分1～3級別機構的資料，而這3個級別中資料的完整度卻不一樣，主要是級別高的資料較為完善，低級別的資料很少，而級別低的機構恰巧才能反映出我國現代機構的現狀，這是最不滿意的地方。第二點，在民政檔案管理中大部分資料以文字敘述為主，沒有一些由圖案和數字表構成的材料，這樣的檔案管理就會有局限性，存檔的檔案可以翻閱的記錄較少，較少的發揮了檔案管理的水平，局限了檔案管理的才能。

1.檔案的實時化。信息化的應用使得檔案利用由傳統的“點對點”轉變為現在的“面對面”的互動方式，“數字民政”工程的實施，使得工作人員可以從網上查閱和分析民政業務信息，

實現網絡公辦，檔案利用者要求民政部門能夠及時提供檔案資料，對檔案的實時化要求更高。

2.檔案信息的多樣化。出于保密的考慮，傳統的民政檔案通常很少向公眾開放，而是由民政管理人員間接為公眾調取資料，而且實施信息化后，文件的存儲空間得到極大的拓展，方

便了文件形成者留存副本，檔案的使用者只需要擁有一個用戶名、一個口令就可以從客戶端訪問各種各樣的民政信息。

三、信息化對民政檔案管理資料的影響

信息化的出現將會完善民政檔案管理的統計，要增強民政檔案管理對信息化的認識。加大投資力度的同時需要領導們對信息化有高度的重視，上級的重視才是問題的關鍵所在。民政檔案管理人員要加強對信息技術的認識和了解，和管理部門要招聘相關專業的人才，能夠對信息技術運用自如，做到推動信息化對民政工作管理的影響者。舊的檔案管理模式存檔已經不能滿足我們現在多元化的社會國家。信息技術更是提高了檔案管理的工作，完善了檔案管理的性能。將繁瑣的檔案管理工作簡便化。分類保存出很重要和不太重要的文件資料，給他人查閱時提供方便，也節省大部分時間。信息技術可以給重要的文件加以保密工程，不會輕易被人盜取和復制；還可以通過安全軟件，檢測文件安全情況，避免被不懷好意的黑客分子侵入。新時代下，信息化對民政檔案管理工作和國家的發展有著很大的關系。

四、信息化背景下民政檔案管理工作的措施

1.加強民政檔案信息平臺的更新和系統數據維護。在信息開放的環境下，對民政檔案信息平臺的安全性提出了更高的要求。民政部門必須引入安全系數高、性能穩定的檔案數據管

理系統，對其安全性能進行優化，杜絕使用外來數據來源，不允許使用檔案信息化管理的電腦接收陌生郵件，進行QQ聊天，不能使用不明U盤、光盤、硬盤等，要設立軟硬件防火墻，以防止網絡黑客、木馬、病毒的侵襲。做好數據的常規更新與維護，民政部門要指派專人負責信息平臺的管理，建立相關的數據備份與保密制度，為信息化的實施提供有力保障。

2.通過云服務平臺，構建更加開放的檔案利用格局。當前SaaS云已成為未來大型數據庫的發展趨勢，而民政檔案信息覆蓋面廣，數據容量大，要更好的實現全國聯網，就必須推廣SaaS云服務器。如，當前我國的婚姻登記信息已于2012年7月實現全國聯網，但是在異地登記信息查詢過程中還存在信息不準確、查詢周期長的問題，其主要原因就是現有的服務器平臺容量及速度滿足不了數據利用的需要。

3.探索實施民政檔案管理的“第三方”運作模式。目前美國、日本等民政部門的管理由社會“第三方”行業組織運作，90年代便實現了全國民政信息的聯網。而在我國，長期以來，民政部門都是政府部門的重要組成部分，民政業務由政府部門負責。隨著信息化技術的進一步應用，民政部門的業務量驟增，民政部門應積極探索將不涉及保密性的檔案業務管理工作交由社會“第三方”部門運作，將檔案管理業務外包，把傳統的信息采集、編目、使用、咨詢等業務擴展到最廣泛的社會活動中來，由“第三方”部門根據自己的行業咨詢優勢，為檔案用戶提供更加周到的服務。

[1]王學德，顧巖.提高民政檔案管理的現代化水平[J].蘭臺內外，2011(02)