檔案管理系統(tǒng)在文書(shū)檔案工作中的應(yīng)用

馬玉英

（遜克縣稅務(wù)局 黑龍江 黑河 164400）

檔案管理系統(tǒng)在文書(shū)檔案工作中的應(yīng)用

馬玉英

（遜克縣稅務(wù)局 黑龍江 黑河 164400）

文書(shū)檔案工作對(duì)于企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要意義，將現(xiàn)代化管理理念、檔案管理系統(tǒng)引入文書(shū)檔案工作是新時(shí)代對(duì)于單位進(jìn)一步提升提出的要求。本文從文書(shū)檔案工作原則入手，結(jié)合目前存在的問(wèn)題和檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，提出幾點(diǎn)將檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于文書(shū)檔案工作的建議，望可供參考。

檔案管理系統(tǒng)；文書(shū)檔案；信息化

作為一種歷史信息載體，文書(shū)檔案對(duì)企事業(yè)單位的重要性不言而喻，不僅可通過(guò)查閱文書(shū)檔案了解單位目前所處的環(huán)境階段、規(guī)模范圍、歷史沿革等方面信息，還可以通過(guò)對(duì)資料的綜合分析對(duì)單位未來(lái)的發(fā)展方向作出判斷，對(duì)實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)起到促進(jìn)作用。如何提高文書(shū)檔案管理水平是評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)綜合實(shí)力的重要指標(biāo)，特別是在當(dāng)今經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展、資料數(shù)據(jù)急劇膨脹的時(shí)代，建立健全檔案管理系統(tǒng)，將先進(jìn)技術(shù)引入檔案管理工作中，是許多企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。

一、文書(shū)檔案工作的原則

1.整體性原則

相較于其他管理工作，文書(shū)檔案管理的一個(gè)顯著特點(diǎn)就是具有整體性，其工作不是簡(jiǎn)單地劃分至辦公室職員和檔案部門，文書(shū)檔案數(shù)據(jù)資料的收集過(guò)程需要各個(gè)職能部門的協(xié)助，經(jīng)過(guò)歸類整合后的資料也不是僅僅服務(wù)于哪個(gè)部門，而是對(duì)整個(gè)企事業(yè)單位起指導(dǎo)作用和借鑒意義。

2.規(guī)范性原則

文書(shū)檔案管理工作的規(guī)范性主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)兩個(gè)層面，其中，文書(shū)檔案工作需要嚴(yán)格的業(yè)務(wù)流程化管理方式，貫穿于收文管理、發(fā)文管理、文件著錄、案卷著錄、借閱歸還、銷毀、變更、更正等各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)通過(guò)規(guī)范性的操作方式和管理模式為文書(shū)檔案查閱者提供便利，便于查閱者在短時(shí)間內(nèi)獲取有效信息，提高單位運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

3.保密性原則

由于文書(shū)檔案記錄了許多單位內(nèi)部核心技術(shù)，在管理過(guò)程中，一定要注意保密行為，對(duì)于重要程度不同的文書(shū)檔案采用分類歸置，核心文檔應(yīng)妥善保存，管理職責(zé)應(yīng)落實(shí)到人，對(duì)于重要文書(shū)檔案的經(jīng)手人需要進(jìn)行詳細(xì)記錄核實(shí)，確保核心資料的安全。

二、文書(shū)檔案工作現(xiàn)存問(wèn)題及檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

1.目前文書(shū)檔案工作的主要問(wèn)題

（1）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案工作認(rèn)知不足

意識(shí)是行為的基礎(chǔ)，只有提高單位高層管理人員對(duì)于文書(shū)檔案工作的重視程度，才能為新型檔案管理系統(tǒng)的建立、文書(shū)檔案工作水平的進(jìn)步掃清障礙。由于傳統(tǒng)檔案觀念的束縛，部分單位領(lǐng)導(dǎo)依舊認(rèn)為文書(shū)檔案工作只是簡(jiǎn)單的記錄收集保存，應(yīng)付檢查的一種無(wú)關(guān)痛癢的行為，沒(méi)有意識(shí)到檔案管理對(duì)于單位發(fā)展和潛在風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)的重要意義，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人力財(cái)力投入較少，嚴(yán)重制約了文書(shū)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

（2）文書(shū)工作與檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象

在文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)工作與檔案管理既密不可分又有著本質(zhì)的區(qū)別，處理好文書(shū)工作與檔案管理的一體化是做好文書(shū)檔案管理工作的關(guān)鍵所在。目前實(shí)際文書(shū)檔案管理過(guò)程中，常實(shí)行一種分體式的管理體系，這種管理制度相對(duì)科學(xué)合理，卻在一定程度上分離了文書(shū)工作與檔案管理工作，兩者在銜接上出現(xiàn)失誤的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。究其根源，是因?yàn)椴糠治臅?shū)工作人員缺乏檔案意識(shí)，在進(jìn)行信息收集過(guò)程中效率低且不能扣住檔案主題，而檔案專業(yè)人員基本不接觸文秘工作，從而造成了兩者脫節(jié)的現(xiàn)象，降低了文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

（3）文書(shū)檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)較低

由于長(zhǎng)期對(duì)文書(shū)檔案管理工作的不重視，檔案管理人員通常不是專業(yè)人才，在檔案工作以外往往還兼有其它職位，這就導(dǎo)致其自身的責(zé)任感不強(qiáng)，不能將文書(shū)檔案工作擺在一個(gè)正確的工作位置；此外，有些單位的檔案管理人員雖然具備專業(yè)技能，但由于自身不積極和單位的不重視等原因長(zhǎng)期未能接受進(jìn)一步培訓(xùn)，其管理方法和管理理念極易受陳舊觀念桎梏，很難適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，從而不利于文書(shū)檔案工作效力的發(fā)揮。

2.運(yùn)用系統(tǒng)管理文書(shū)檔案的優(yōu)勢(shì)

（1）大幅度提高工作效率

檔案系統(tǒng)管理文書(shū)檔案工作的最大優(yōu)點(diǎn)就在于檔案系統(tǒng)強(qiáng)大的信息處理能力，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理工作人員完全依賴于手工操作，耗時(shí)費(fèi)力，工作效率也比較低，手工操作對(duì)于某些數(shù)據(jù)的計(jì)算還極易出現(xiàn)錯(cuò)誤偏差。檔案管理系統(tǒng)為文書(shū)檔案材料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)提供便利，文件材料的移交和借閱利用，都變得簡(jiǎn)單易行，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)，文件材料的轉(zhuǎn)移可以便捷實(shí)現(xiàn)，省去了以往的搬運(yùn)過(guò)程，大大提高工作效率。

（2）充分共享檔案信息

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案室與各職能部門難以實(shí)現(xiàn)信息共享，大量信息閑置在檔案庫(kù)房，不僅給管理和信息查閱帶來(lái)諸多不便，還造成了資金和資源的浪費(fèi)。電子技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)簡(jiǎn)化了信息載體，節(jié)省了存儲(chǔ)空間，并可便捷地與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供局域性網(wǎng)絡(luò)檔案信息的在線移交及借閱，超越了舊管理模式下信息流動(dòng)的單向性，實(shí)現(xiàn)了信息資源的多方共享，極大地提高了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

三、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用于文書(shū)檔案工作的可行建議

1.提高檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用意識(shí)

單位高層管理應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代檔案管理重要作用的認(rèn)知，主動(dòng)將現(xiàn)代化手段引入本單位文書(shū)檔案管理工作中，加大企業(yè)檔案管理資金投入，結(jié)合單位自身情況和實(shí)際需求，配置檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備和應(yīng)用軟件，為檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)保障。同時(shí)，也要注意對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，增強(qiáng)其管理意識(shí)和責(zé)任感，提高其檔案管理專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量，還要對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)培訓(xùn)，使其能自覺(jué)將現(xiàn)代化手段運(yùn)用到檔案管理工作中。

2.加強(qiáng)企業(yè)檔案收集整理力度

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，也是在現(xiàn)今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)一席之位重要信息保障。要保證企業(yè)檔案信息的充足、有效，就要加大對(duì)企業(yè)檔案的收集、整理力度。應(yīng)建立健全檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，對(duì)檔案信息收集、歸類整理工作進(jìn)行規(guī)范，設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，確保所收集整理的文書(shū)檔案信息質(zhì)量，為查閱者提供便利條件。

3.加大檔案數(shù)字化建設(shè)監(jiān)管力度

首先要加強(qiáng)安全檢查防患意識(shí)，對(duì)于文書(shū)檔案資料設(shè)置密級(jí)保護(hù)，按照所設(shè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開(kāi)放級(jí)別管理，查閱者獲取不同級(jí)別信息需要不同權(quán)限。秘密級(jí)以上的文件材料不予數(shù)字化處理，對(duì)于重要的文件材料利用圖像掃描等進(jìn)行處理，要保持其原始性和真實(shí)性，由領(lǐng)導(dǎo)親自簽署和單位印章報(bào)批形成紙質(zhì)原件；其次，最好設(shè)置審查小組，定期對(duì)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的漏洞進(jìn)行排查和維護(hù)，確保檔案信息安全，文書(shū)檔案能夠發(fā)揮其效力，為單位可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

[1]張秀蕓.自動(dòng)化管理系統(tǒng)在文書(shū)檔案工作中的運(yùn)用[J].黑龍江科技信息.2013(06)；

[2]楊麗斌.文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新[J].經(jīng)營(yíng)管理者.2013(31).