企業檔案利用和保密的關系探究

劉微微

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

企業檔案利用和保密的關系探究

劉微微

（肇州縣民政局 黑龍江 大慶 166400）

我國的經濟體制在不斷地完善，企業面臨的市場競爭力也越來越大，每一個企業都需要建立屬于本企業自身的檔案部門。正確的處理檔案利用與檔案保密之間的關系也漸漸成為企業需要思考的重要問題。企業的檔案不是一時間形成的，是跟隨企業的發展歷史不斷地累計而成，企業檔案的利用水平也可以直接的反映出該企業的市場競爭力。本文就是對企業的檔案利用與企業的檔案保密工作進行深入分析，并且闡述二者之間的關系，希望對企業的檔案管理人員有所幫助，經驗上有所交流，共同促進我國企業的建設與發展。

企業檔案利用；檔案管理；保密

企業檔案是企業文化的聚集，是企業的根本信息來源，市場競爭中企業檔案就像是企業手中的武器，隨企業在沒有硝煙戰場上征戰。企業檔案可以帶來良好的經濟效益，這一點我國的大部分企業都有了一定的認知程度，在企業運用各項資源求得企業利益最大化的同時，檔案工作也展現著其獨特的優越性。但是檔案管理工作中需要特別注意的是，檔案的利用和檔案保密工作之間的關系，要保證將檔案的價值良好的發揮出來，同時要做好保密工作，避免不良企業對本企業檔案資源的窺探，確保企業的利益不會受到任何損害。下面就對此進行深入的探討。

一、正確處理檔案利用與保密的關系

檔案的利用與檔案的保密工作二者之間存在一定的矛盾，卻又相互統一，企業管理人員需要明確的認識一下兩點：第一點就是檔案的利用，將檔案轉化為企業的生產力，使之能為企業帶來一定的經濟利益，不然檔案只能被視作企業歷史進程的遺留，沒有任何意義。第二點就是檔案具有一定的機密性，檔案會記錄企業的客戶資料、產品內涵等多方面內容，一旦檔案中的內容丟失被不良商家竊取，那么會對本企業造成不可估計的損失，檔案可以說是企業生存的命脈，一旦丟失造成嚴重后果，很可能導致企業會退出市場競爭的舞臺。所以相關的工作人員，要明確檔案存在的價值，又要通過合理的方法實現檔案的價值，同時要做好相應的防護工作，保證檔案具有高度的保密性。

以某企業為例，工作人員對于檔案的管理工作太過于單一，只是對檔案進行整理和存放，受到傳統的檔案管理方式的影響，沒有將檔案的價值絲毫的發揮出來。在經濟體制不斷完善，市場競爭越來越為激烈的今天公司檔案工作者逐漸轉變觀念，在“感恩做人，敬業做事”的宗旨指導下，轉變工作思路，積極謀劃檔案利用效能為企業創造價值，在嚴格遵守保密制度的同時，轉變工作職能，一邊為領導決策服務好，一邊在企業專利注冊、貨款回收、法律援助等方面提供有價值的檔案資料，檔案利用率每年都在80%以上，間接創造經濟效益近千萬元。

二、明確范圍，完善機制，使檔案利用在規范安全的軌道上追求經濟效益最大化

1.界定保密范圍。嚴格界定涉密檔案與非涉密檔案，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內提供利用，哪些還不能提供利用，使涉密檔案提供利用工作按照解密的標準規范化進行，不能一味追求檔案的可利用價值而放開范圍。設立嚴格保密等級，并根據《保密法》規定，劃分為“絕密”“機密”“秘密”三級，只有確定了檔案的密級，才能讓檔案工作人員根據不同的密級采取不同的管理措施，為行政管理、生產經營、銷售、后勤等不同單位提供不同層次的檔案資源，變“死檔”為“活檔”，為企業創造更大的經濟和社會效益。

2.完善工作機構。為了更好地統一領導，管理、協調、監督公司各單位、各部門的保密工作，成立保密領導小組，并由公司黨委領導主管，擔任保密領導小組組長，相關部門負責人為保密領導小組成員。保密工作日常事務由公司辦公室承擔。同時明確公司職能部門為保密要害部門，檔案中心就是保密的主陣地，進一步規范了保密管理工作，也規范了保密的體制機制，收到了較好的成效。為公司健康持續發展提供了有力保障。

3.規范內部管理。為了更好地維護企業檔案的完整性與安全性，按照系統性、完整性、嚴密性和精練、可操作性的原則，補充完善了一系列檔案管理制度，，將公司的行政、財務、科技、基建、職工檔案等檔案統一管理，并建立了一系列檔案管理制度，如：檔案登記統計管理制度、檔案管理保密制度、檔案鑒定與銷毀制度、文書檔案管理制度、科技檔案管理制度、會計檔案管理制度、平時歸卷制度、檔案查借閱利用制度、職工檔案管理制度等。

三、加強隊伍建設和對涉密載體、涉密人員的管理

1.檔案管理人員的素質。多年檔案工作經歷使我體會到，擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質，否則就談不上利用創造價值。提高檔案管理人員素質應從以下幾方面入手：一是政治素質，要有高度的政治責任心和為企業創造效益的意識，愛崗敬業；二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所保密的檔案內容，熟悉檔案法規；三是文化素養，要不斷有計劃、有重點地充實自己新的知識內容，利用工作的規律，尋求利用檔案創造效益的“金點子”和新思路。

2、宣傳教育，加強保密隊伍建設。除學習貫徹各項政策法規和保密工作規章制度外，還通過有效的保密教育活動提高全員保密意識。如進行《保密法》頒布周年保密法律法規知識競賽的學習和考試；加強《檔案法》《保密法》《石家莊市歸檔文件整理規則實施細則》《科學技術檔案案卷構成的一般要求》等相關法律法規的宣傳力度；公司領導、涉密人員簽訂《保密協議》。嚴格按照規定，選配思想好、紀律強、作風正、素質高的人做這項工作。

3、強對涉密載體、涉密檔案管理人員的管理。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，在這方面檔案人員需要承擔起相應的責任。嚴格執行企業制定的規章制，指定專人負責計算機信息網絡的保密安全。為加強涉密人員管理，公司對網絡管理人員進行權限劃分，避免了重要信息通過網絡管理人員外泄，做到涉密計算機不上網、涉密介質不交叉使用，保證公司文件材料的安全，杜絕一切泄密事故的發生，為檔案管理和有效利用提供了有力保障。如何在檔案利用和保密的矛盾中做到“魚與熊掌兼得”，為企業創造經濟效益，是新形勢下需要我們思考和面對的新課題。在利用檔案時不忘保密，在做好保密的同時又維護了檔案的完整和統一，更好地實現檔案的利用價值，這樣才能為企業長遠發展創造知識性的競爭優勢。

[1]方晨麗.關于檔案信息資源的開發與利用[J].中國電力企業管理.2015(06)

[2]許麗清.建立完善的檔案信息服務體系[J].黑龍江史志.2015(04)