檔案保管及利用環節中保密工作的現狀及對策分析

姚 爽

（鶴崗市采煤沉陷區綜合治理辦公室 黑龍江 鶴崗 154100）

檔案保管及利用環節中保密工作的現狀及對策分析

姚 爽

（鶴崗市采煤沉陷區綜合治理辦公室 黑龍江 鶴崗 154100）

檔案管理工作對于我國經濟建設的發展和國家的利益安全有著重大的影響作用。做好檔案保管和利用環節過程中的保密工作是規范我國檔案管理工作，提升國家經濟建設安全性和各項事業安全性的重要方面，它也是保證一些機密和絕密等級的檔案在保管和使用過程中安全性的重要方式。檔案管理工作肩負著檔案資源建設及為檔案使用者提供服務的職能。本文在分析檔案保密工作現狀的基礎上，對于如何進一步的做好保密工作提供了一些可行性建議。

檔案管理利用；保密工作；現狀；對策

引言

考察我國檔案管理事業發展的歷程來看，我國的檔案管理工作在各個方面都取得了里程碑式的重大成績。諸如檔案科學管理方面、檔案服務技術改進創新方面、檔案學理論研究方面以及現代數字化的數據檔案保管與利用方面均都取得了極富建設性的成果，但相對來講，我國檔案管理領域內依然存在著一些問題需要管理者進行思考，例如在如何做好檔案在使用和保管環節的保密工作方面，仍發現有相當一部分人員對于檔案的保密工作的重要性存在認識不夠深刻的現象。

一、檔案保管利用過程中保密工作的現狀

1.1 檔案管理人員普遍缺乏專業的素質和工作能力。目前情況下，在我國檔案管理工作領域，一些工作人員嚴重缺乏專業的檔案管理素質和工作能力，有鑒于檔案管理工作是一件要求工作人員具備耐心細致工作素養的工作種類，因此就導致很少的專業人員去選擇這一工作作為自己的終身職業，即使有一些專業人員能夠選擇這一工作，最后也難以耐得住這種工作的枯燥性質而轉投他行。從而導致檔案管理工作缺少知識水平較高的管理人員。當今的時代已經是信息技術時代，而檔案管理工作也正在向著信息化發展，在這樣的情況下，如果讓不具備信息技術的管理人員從事信息化管理，必然會造成在檔案保管及利用環節中的保密問題，從而嚴重影響檔案的安全。

1.2 立件(卷)歸檔問題過程的保密工作問題。一些檔案管理單位及檔案管理工作人員在開展檔案管理工作過程中，經常采用“四分法”來進行立件（卷）歸檔，雖然，“四分法”對于該項工作的進行能夠有很大的幫助效果，提升工作效率，但這樣就會導致保密工作在環節上不夠完整，在技術操作過程中也無法將涉密文件資料和普通非涉密文件資料進行區別對待，在歸檔的過程中常常將這兩類文件資料放到同一個案卷之中，在查閱檔案的過程中，查閱人員就會從普通檔案資料中查閱到涉密文件資料，從而造成在保管和利用環節中出現保密和安全問題。

1.3 檔案利用過程中的保密工作問題。在檔案利用過程中，檔案管理部門為了使檔案資料的利用效率提高，達到服務經濟建設的目的，在提供檔案資料的過程中，常常采取一些相對積極的措施和方法，使檔案資料利用上比較方便和實際，也能夠較好地發揮檔案資料的作用。但是，管理人員在提供檔案的過程中，為了檔案使用的方便，往往不注意檔案資料的保密性，這樣就會會使檔案資料出現泄密問題，從而影響檔案資料的安全性。

1.4 檔案管理工作環節中的保密問題。通常情況下，在檔案管理工作的開展進行過程中，也還會存在以下常見的問題：

1.4.1 一些涉及機密和絕密文件的資料在存放條件方面過于簡陋，不利于文件資料的長期存放。還有一些檔案管理單位的保險庫房、保險柜、防盜器等設施不健全或者使用方法不當。對于管理人員的出入管理監管不到位，非檔案管理人員也能夠隨意進出檔案管理文件保存房間；

1.1.2 涉密文件資料和普通非涉密文件資料混放，使檔案資料沒有秘密可談；

1.4.3 涉密文件資料在調閱、移出以及銷毀等簡單處理，不能嚴格按照規定的手續進行處理，涉密文件資料在使用完畢沒有按照有關規定進行清查，出現泄密問題后不能及時追查泄密原因并進行補救和改進；

二、淺談檔案保管及利用環節中保密工作存在問題的對策

2.1 大力加強對檔案管理人員專業素質和能力的培養。大力加強對檔案管理人員專業素質和能力的培養，必須大力加強對檔案管理人員的責任心以及保密意識的培養，要加大教育力度，從國家高度以及法律尊嚴的角度對檔案管理人員進行培養和教育，不但培養他們嚴謹的工作作風，而且還要培養他們嚴守秘密，將檔案管理過程中的保密工作作為自己工作的神圣職責。

2.2 認真做好立件（卷）歸檔過程中的保密工作。在立件（卷）歸檔過程中，檔案管理人員要認真研究檔案資料的性質和特征，爭取將檔案資料進行細化，分門別類進行編號管理。在這個過程中，檔案管理人員必須嚴格按照規定對檔案資料進行處理，不得擅自改變檔案資料的密級或者不按照保密要求對文件的最高密級進行標示，避免因此而出現的檔案保密問題。

2.3 認真做好檔案使用前的審查工作。在檔案使用前，管理人員一定要對檔案進行認真審查，確保檔案使用單位或人員在符合檔案使用規定的基礎上使用檔案。

2.4 認真做好檔案管理過程中的保密工作。在日常檔案管理過程中，要針對檔案管理過程中普遍存在的問題進行管理，努力改進檔案管理過程中存在的問題。要努力改進涉密文件資料存放條件，保證保險庫房、保險柜、防盜器等設施的質量，堅決杜絕非檔案管理人員隨便進出檔案存放的庫房；嚴格按照國家規定對檔案保管期限和保密期限進行區分，不但擅自解密或者對外提供涉密文件資料。

結語：綜合以上各點的分析結果，我們可以很明顯的了解到檔案管理工作中的一些問題和漏洞，文章針對這些問題和漏洞提出了筆者自己的一些看法和觀點建議。希望能夠為促進檔案管理工作中的保密環節的工作提供一些可行性的啟示和解決方法。由于檔案的保密工作將關系到國家各方面的安全，因此，在檔案的保管及使用當中，檔案管理工作人員必須要嚴格按照國家的相關法律政策規定開展管理工作，堅定政治立場，切實保護好國家的安全和各項利益。

[1]劉曉蘭.關于如何作好保密檔案保管工作的探討就[J].中國新技術新產品，2011.19.

[2]王麗華.論我國檔案保密工作的現狀及對策[J].黑龍江科技信息，2011.31.