企業檔案鑒定工作現狀及發展完善初探

石月梅

（江濱農場綜合檔案室 黑龍江 蘿北 154243）

企業檔案鑒定工作現狀及發展完善初探

石月梅

（江濱農場綜合檔案室 黑龍江 蘿北 154243）

企業檔案工作比較重視檔案資料的收集、歸檔工作，檔案進的多，銷的少，即使銷毀鑒定也是多以保管期限界定，很少對檔案實體進行鑒定，致使檔案鑒定工作滯后，檔案鑒定是鑒別檔案的價值大小、確定檔案的保管期限、決定檔案存毀的一個重要工作環節。檔案鑒定工作是一項嚴肅、細致的工作，直接決定國家寶貴的文化財富的命運。因此加強檔案鑒定工作具有重要意義。如何提高企業檔案鑒定工作水平，保證檔案管理規范化、標準化，筆者結合自身檔案管理實踐，談幾點拙見。

企業檔案；工作；發展

一、企業檔案鑒定工作的現狀及存在的問題

1、多數企業檔案工作缺少對歸檔文件材料的準確性鑒定。檔案是各項工作活動的原始記錄，但有時不一定是真實的記錄。這是因為在文件材料形成過程中，人們受到客觀條件的限制和約束及主觀認識的干擾，有時不能全面反映歷史真相，甚至夸大、縮小或歪曲歷史事實，例如為了應付上級的檢查，有意夸大工作成績、統計數字的失真以及基建檔案的圖物不符等等。檔案工作者不可能也不允許改正檔案材料原件內容，但有責任也有義務對其進行鑒別、評價，以指導檔案利用者。

2、大多企業檔案部門缺乏對歸檔文件材料的完整性鑒定。歸檔文件材料不完整，是長期存在的普遍問題。一是文書類的歸檔文件材料不完整，帶有文號的文件本身接不起來、或少底稿或缺附件等。二是歸檔材料門類不全，不少單位除形成的紅頭文件歸檔外，往往很少有其他文件材料歸檔。大多企業的檔案室除文書檔案、會計檔案外，其他門類的檔案尤其是業務檔案、專業檔案，大都收集歸檔的不完整，使全面反映工作活動大打折扣。

3、企業檔案到期銷毀時沒有對檔案的利用價值進行評定。目前對檔案利用價值的評定僅用保管期限來表示，而保管期限所體現的價值卻是相對價值，檔案的利用價值是由檔案內容及其滿足利用者需要的程度所決定的，文件歸檔鑒定是否正確、科學，最終要由檔案利用實踐來驗證。但當前利用率低的檔案不一定就沒有價值，一段時間后有的檔案則會顯現出利用價值。

二、企業檔案鑒定工作的發展完善

1、健全鑒定制度。健全的組織機構是完成檔案鑒定工作的基本保證，我們要按照有關檔案鑒定的要求，在組建本單位檔案鑒定領導小組的基礎上，針對鑒定內容涉及的相關專業，建立由領導、相關業務人員及有關專家共同組成的鑒定工作小組，對本單位的文件材料進行定期鑒定，以保證鑒定工作的客觀準確。并制定可操作的鑒定標準及確定合理的歸檔范圍。如2006年國家檔案局頒發的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和《文書檔案保管期限表》就是鑒定工作的指導性文件和統一的鑒定標準。檔案鑒定小組要根據各專業所涉及的內容，從全宗整體角度出發，本著對歷史負責的態度，制定細化的鑒定細則，使鑒定工作更具操作性；確定歸檔范圍的標準，關鍵是看保留下來的檔案能否反映出本單位各個時期主要實踐活動的真實面貌。在檔案鑒定時還要確立統一的鑒定原則和標準，有組織、有領導、有計劃地進行。進一步建立健全檔案銷毀批準與監銷制度，制定《檔案保管期限表》實行審批制度。檔案價值鑒定是對檔案未來作用的一種預測，具有一定的主觀隨意性，它受鑒定者文化知識和認識水平等方面的限制。鑒定者的素質往往決定檔案室檔案的命運，因此，檔案鑒定者必須履職盡責、精通業務，要具備較高的檔案專業知識和較強的業務水平，同時還要具有其他專業領域相關的知識。

2、把好歸檔鑒定關。企業檔案鑒定工作的中心在檔案室，重點在歸檔鑒定。企業檔案室在接收文件材料歸檔時要對其進行保存價值的鑒定、準確性的鑒定、完整性的鑒定，把好案卷質量鑒定關。歸檔的過程是對文件材料價值的初步判定，是文件材料能否轉化為檔案的“資格審查”,是檔案鑒定工作的第一個關口。對要歸檔的文件材料進行保存價值及保存價值大小的鑒定，并依此確定文件材料是否歸檔及保管期限的長短，這是常規性的工作。企業必須以國家規范性文件為依據，在細致周密梳理本企業生產、經營范圍及各部門職責基礎上，科學制定本單位統一的、具有可操作性的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，并在征求各部門及有關專家的意見、進行充分論證和審批后方可施行。在文件材料歸檔時還要針對因工作疏忽將歸檔文件材料的某些標識如責任者、時間、正文與底稿、正本與副本、基建的圖紙與實體，設備的圖與物等諸多情況進行檢查，然后由責任人進一步核實鑒別，并在案卷備考表中案卷檢查人欄目簽字。歸檔時責任人對圍繞某項工程、某個設備、某個事件某項任務所產生和使用的文件材料的完整性，每一份文件材料頁數、底稿及圖幅的完整性進行鑒別并簽字確認，以確保歸檔文件材料的完整性。

3、把好銷毀鑒定關。檔案價值是決定檔案存毀的主要依據，檔案內容是決定檔案價值的主要因素。鑒定檔案的價值，必須根據檔案的完整程度、可靠程度及檔案內容的可替代程度點等諸多因素，全面分析檔案自身的有關特點，以科學地判定檔案的價值。在鑒定檔案價值時，還要充分認識檔案的歷史價值，即史料價值。檔案銷毀就是把經過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程，對到期檔案進行銷毀時，要指定由專門的鑒定組織對到期檔案進行鑒定，這是檔案室的重要業務環節之一，需要建立專門的、具有權威性的鑒定組織，按特定的程序進行，這項工作應制定鑒定計劃、鑒定原則、標準和運行程序，有計劃地對到期檔案進行鑒定，包括對檔案價值評價和保管期限鑒定等。真正將有價值的檔案保存好，將失去保存價值的檔案銷毀掉。所以說選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實質內容，通過科學的鑒定，才能把有價值的文件材料轉為不同保管期限的檔案，使企業的知識信息精華得到有效保存。