淺述檔案用戶的基本類型及其心理特征

王璐璐

（寧安市婦幼保健院 黑龍江 寧安 157400）

淺述檔案用戶的基本類型及其心理特征

王璐璐

（寧安市婦幼保健院 黑龍江 寧安 157400）

檔案用戶即檔案利用者。凡具有利用檔案信息資源條件的一切社會成員都屬于檔案用戶的范疇。在檔案服務過程中，用戶是檔案的主體，是檔案信息的最終授受者。社會活動的復雜、社會分工的細密、決定了檔案用戶的多層次、多類型。筆者認為，對檔案用戶的基本類型及其心理特進行分析研究，是十分必要的，必將有助于檔案工作的深入開展。

檔案用戶；基本類型；心理特征

檔案用戶即檔案利用者。凡具有利用檔案信息資源條件的一切社會成員都屬于檔案用戶的范疇。在檔案服務過程中，用戶是檔案的主體，是檔案信息的最終授受者。社會活動的復雜、社會分工的細密、決定了檔案用戶的多層次、多類型。筆者認為，對檔案用戶的基本類型及其心理特進行分析研究，是十分必要的，必將有助于檔案工作的深入開展。

一、檔案用戶的基本類型

1.以是否具有需求行為劃分，可分為現實用戶和潛在用戶。可從兩個方面來理解：其一，從檔案的宏觀利用來分析，已經向檔案部門顯示出利用需求的可以稱為現實用戶；而由于自身條件的束縛及其他因素的影響，尚未向檔案部門顯示出利用需求的可稱為潛在用戶。其二，從檔案的微觀利用來分析，正在利用檔案信息的可稱為現實用戶；將要或可能利用檔案信息的可以稱為潛在用戶。檔案部門在開展檔案利用工作時，不僅要考慮到現實用戶的檔案需求，還要考慮到潛在用戶的檔案需求。因為每一個潛在的用戶都有可能在將來的某一時刻轉化為現實用戶。

2.從組織結構上劃分，可分為個體用戶和群體用戶。個體用戶是指在自身的工作和生活中遇到問題時，以個人名義要求提供檔案服務者。群體用戶是指以機關、團體及社會組織的名義要求提供檔案服務者。個體用戶的檔案信息需求是檔案工作用戶研究的基礎。這一點可從兩種角度來剖析，從靜態的角度分析，特定時期個體用戶的檔案信息需求是由他們所扮演的多種社會角色所決定的。從動態的角度分析，不同年齡階段個體用戶的檔案信息需求的結構和重點是不同的。但是，我們決不能只重視個體用戶的檔案需求而忽略了群體用戶的檔案需求。雖然從形式上看檔案館（室）的服務對象大多為個體用戶，但這些個體用戶彼此之間都有這樣那樣的聯系或共同的“歸屬感”，這種歸屬感使群體內部成員彼此認同，并使成員與非成員之間有所區別。

3.按用戶的職業、專業和承擔的任務來劃分，可分為組織管理用戶、理論研究用戶、工程技術用戶和一般用戶。組織管理用戶是指為組織和管理社會政務活動而查閱檔案信息的黨政機關、企事業單位、社會團體和組織。理論研究用戶是指通過查閱檔案信息，進行科學理論研究的組織和個人。工程技術用戶是從事應用型工程技術項目的研究和設計而產生檔案信息需求行為的組織和個人。一般用戶既包括從事一般性業務工作的人，也包括臨時性利用檔案信息解決一般問題的個人。

4.從需求時間上來劃分，可分為長期用戶、短期用戶和隨機用戶。長期用戶是指對檔案信息有長期需要的利用者，一般是科學研究人員、工程技術人員和組織管理人員。他們都需要長期利用自己本單位或與本單位職能有關的檔案信息，以便使自己的工作在過去的基礎上有所提高和促進。短期用戶是指對檔案息有短期需要的利用者。他們一般是為了某些短期的中心工作，如落實政策、人口普查、編史修志、完成某項研究課題等，需要在一定時期內大量查閱檔案信息。

5.從需求內容上來劃分，可分為文書檔案用戶、科技檔案用戶和專門檔案用戶。文書檔案用戶是指主要利用文書檔案信息的利用者。他們一般是組織管理人員、社會科學工作人員等。科技檔案用戶和專門檔案用戶是指主要利用科技檔案和專門檔案的利用者。他們一般是自然科學與社會科學工作者、工程技術人員等等。

二、檔案用戶需求的心理特征

檔案用戶的心理特征是用戶在產生利用需求以及實際發生利用行為時所產生的心理狀態。檔案用戶心理特征直接影響到利用檔案行為，也為檔案館的服務工作提供了參考指南。通過長期的調查分析得出，檔案用戶有以下幾種基本的心理特征。

1.簡單方便心理。這是檔案用戶最基本的心理特征，主要指檔案用戶對檔案服務手續、方式和方法提出一種要求。由于傳統的檔案利用服務手續繁瑣，常常需要親自到檔案館的閱覽室查檔，所以直接導致了檔案館閱覽室門庭冷落的現象。現代網絡環境下，檔案信息網絡打破了時間和空間的限制，用戶可以足不出戶的利用檔案信息資源，滿足了用戶簡單方便的心理需求。

2.背景匹配特征。用戶對檔案信息需求的數量、內容、類型和質量要求總是和與其受教育背景、職業環境和個人愛好興趣相關的。一般來講，經常利用檔案信息的人，受教育程度高；從事科學研究的用戶，對原始檔案信息的需求量大；學習型用戶，對深加工的檔案信息有相對多的需求；普通用戶，對族譜檔案或一些文化休閑類檔案會產生強烈的興趣。

3.用戶焦慮的心理特征。用戶焦慮是指檔案用戶對檔案信息、檔案館產生的一種不了解、不信任、疑惑、謹慎的心理特征。造成這種現象的主要原因是由于我國傳統文化和檔案管理體制等因素，檔案長期不為人們所知，人們想到檔案往往會認為是“政治”和“機密”；檔案館也缺乏對檔案工作的性質、意義、檔案價值的宣傳，因此導致公眾對檔案館有一種“敬而遠之”的心理。人們在利用檔案的需求產生之后，由于這種焦慮會產生一連串的心理活動，如，檔案能不能利用、有沒有我要的信息、信息會是什么樣、我會受到怎樣的待遇等。這些心理特征，會對用戶的行為產生強大的力量，阻礙潛在用戶向現實用戶的轉化。

4.信賴權威的心理特征。社會檔案意識在不同行業領域存在明顯差異。一旦用戶意識到檔案是產生社會各方面原始記錄，是真實的、可以信賴的文字資料，他們就會充分信賴它，就會產生利用檔案的行為。如果，在利用過程中，檔案在解決實際問題的時候，提供了權威可靠的信息，這個用戶就會對檔案產生一種信賴的心理，也會經常的利用檔案，成為穩定的檔案用戶。

5.用戶體驗和從眾心理。人們對檔案服務工作的評價是通過自己親身體會后作出的，決定今后是否繼續利用檔案。如果檔案在用戶解決工作、學習或生活中遇到的問題中，起到關鍵作用；或者用戶對檔案服務的其他內容感到滿意，那么他有可能繼續利用檔案。反之，用戶對檔案工作感受很糟糕，那么這種印象將會一直伴隨用戶，他很可能選擇其他的方式去利用信息。

6.需求評判心理。不同類型的用戶對同一份檔案的價值判斷是不一樣的。這主要和用戶的需求有關系密切，符合用戶需求的檔案就被認為是有價值的。例如，同一份施工圖紙，對工程設計人員和歷史研究者的價值顯然是不同的。