高等院校檔案管理體系建設中績效管理理論的應用探討

邱進文

（內蒙古建筑職業技術學院 內蒙古 呼和浩特 010070）

隨著社會經濟的發展，在社會主義市場經濟體制下，現代商業管理理論的技術以及方法被廣泛應用在各個領域中，從而提高管理績效以及水平。我國高等院校檔案管理體系在建設過程中，由于傳統的管理模式無法適應社會的發展，其具有較為陳舊的考核方法、模糊的考核內容以及考核范疇，無法充分有效發揮出高等院校檔案管理的職能[1]。因此高等院校在進行檔案管理時，可以充分應用績效管理的理論，從而確保檔案管理體系的合理性以及公正性，促進高等院校檔案管理建設的可持續發展。一般而言，績效管理具有較強的實用性，其作為一種管理模式，能夠有效實現組織管理戰略和目標，有效改進員工工作的業績，從而促使個人與組織管理績效的提升，有效開發出個體和團隊的潛能。

一、高等院校檔案管理存在的問題

高等院校檔案主要是對教育事業的成功以及教育的發展歷程進行記錄。就現階段而言，我國高等院校在進行檔案管理工作的過程中，建立了檔案管理機制，并有效改善了檔案館的軟件和硬件設施。但是不可否認的是，高等院校在進行檔案管理的過程中仍然存在一些不足之處。

（一）檔案管理意識不強

高等院校的領導在規定任務時，往往局限于科學以及教學研究，而對檔案管理工作的意義和價值沒有一個清晰的認知，僅認為其是對文檔進行整理裝訂以及收集分類。同時在進行教學改革以及科研創新時，對檔案功能的理解缺乏，導致檔案管理缺乏人力、財力以及物力的支持，不利于檔案管理工作的順利進行[2]。此外，部分高等院校雖然設置有檔案管理系統，能夠提高檔案信息的檢索效率，但是檔案數字化程度仍然處于較低的水平，并且忽視管理人員的培訓，無法結合實際情況制定可行的管理方案，從而降低檔案的管理水平。

（二）檔案績效管理的評估標準缺乏專業性

我國大多數高等院校在進行檔案績效管理時，其評估標準缺乏科學性和專業性，將績效的評估與管理混為一體，并且往往無法根據實際情況來考慮檔案管理工作的性質及特點。檔案績效管理目標一般包括檔案管理人員的績效目標、檔案館藏部門的績效目標以及學校績效管理的總目標，但是部分高等院校在制定目標時，一般是以學校制定總目標，對其他兩方面的目標不夠重視，導致檔案管理功能缺乏實效性。

（三）檔案管理考核量化標準不完善

在對檔案進行管理時，需要制定具有參考價值的量化標準，并設立多級量化的指標，但是這些指標往往只能用于檔案管理的收集保管、整理利用以及評定管理人員的職稱，無法明確工作質量的高低。此外，在考核管理人員的年終績效時，往往也只是為了完成學校規定的任務等，導致績效考核無法有效發揮出其應用的作用，不能評價、控制和反饋檔案管理的效果，使得績效考核形式流于表面。

二、高等院校檔案管理體系建設過程中績效管理的應用策略

（一）優化檔案績效管理體系的指標

高等院校在確定管理目標后，對檔案績效管理體系指標進行篩選。其中一級指標4項，如檔案開發利用指標、基礎業務建設指標、檔案保管保護條件指標以及組織方面的指標；二級指標12項，如檔案編研、保管移交、整理編目、收集歸檔、裝備設備、隊伍建設以及管理體制等方面。一般裝備設備包括掃描、光盤刻錄、復印打印機、計算機、濕溫度檢測儀器、檔案庫房以及防磁柜等；隊伍建設涉及到檔案管理人員的年齡、學歷、職稱以及職業技能情況；管理制度涉及到檔案績效管理的規章制度。

（二）檔案績效管理目標加以明確化

高等院校在構建檔案績效管理體系時，必須要制定科學合理的績效管理目標，可以以績效管理的個人目標、部門目標以及總體目標為依據，評估內容包括檔案機構需要履行的職能。高等院校檔案績效管理目標可以包括檔案利用服務目標、基礎業務建設目標、保管保護目標、制度建設目標、隊伍建設目標以及管理體制目標。此外，還可以構建高層次的管理目標，如檔案在思想教育功能以及人文等方面的拓展目標。

（三）構建檔案管理體系的原則

在構建檔案管理體系的原則時，一是遵循客觀公正性原則，高等院校在控制檔案績效管理過程、評價和考核績效時，往往采用量化的方式，因此必須要做到客觀公正，對績效量化進行清晰記錄，有效規避主管因素的影響。二是遵循統一性原則，在評價檔案績效管理目標時，要與制定的目標保持一致，建立統一的績效考核標準[3]。三是將定性指標與定量指標進行結合，在評價檔案管理的社會服務以及文化服務方面的職能時，往往無法采用量化的形式，因此可以采用定性的指標，從而進行具體操作，確保檔案績效管理的質量。

三、結語

我國高等院校在檔案管理體系建設中，由于體系缺乏合理性以及科學性，導致其在實際檔案管理工作中，存在較多問題，嚴重阻礙了高等院校的發展。因此必須要優化檔案績效管理體系的指標，檔案績效管理目標加以明確化，有效構建檔案管理體系的原則，將薪酬體系與績效管理體系進行有機融合，從而促進我國高等院校檔案管理體系建設的順利進行。

[1]葉楠.績效管理理論在高校檔案管理體系建設中的應用[J].山西檔案，2014，03:80-82.

[2]易蓮.淺析高校檔案管理的信息化建設策略[J].湖北成人教育學院學報，2014，06:115-117.

[3]鄧勇.基于戰略導向的教師績效管理體系構建[J].教學與管理，2012，27:26-27.