探析機關檔案的提供利用服務

張 娟

（雞東縣文化廣播體育局 黑龍江 雞東 158200）

探析機關檔案的提供利用服務

張 娟

（雞東縣文化廣播體育局 黑龍江 雞東 158200）

在做好日常業務工作和接待服務工作的同時，機關檔案室應結合本機關工作特點和工作需要，積極做好檔案主動提供利用工作，這樣才能最大限度地開發檔案信息資源，更好地為機關工作服務。

機關檔案；利用；服務

一、機關檔案提供利用服務的概念和重要意義

（一）機關檔案提供利用服務的概念

機關檔案提供利用服務，亦稱機關檔案利用服務，是機關檔案工作人員采用多種方式積極提供檔案信息為機關工作服務。

（二）機關檔案提供利用服務的重要意義

1.機關檔案提供利用服務，是實現檔案工作為機關工作服務這個總目標的直接工作，是機關檔案業務工作的重要環節和中心任務。機關檔案提供利用服務是機關檔案工作的根本目的和基本任務，其他檔案業務工作環節都應為這個中心基本任務服務。

1.機關檔案提供利用的服務，是實現檔案工作為機關服務這個總目標的直接工作，是機關檔案業務工作的最重要的環節和中心任務。機關檔案提供利用服務是機關檔案工作根本目的和基本任務，其他檔案業務工作環節都應為這個中心基本任務服務。

2.機關檔案提供利用服務工作，是檢驗和推動其他各項機關檔案業務工作發展的根本動力。在檔案的提供利用服務工作中，會發現其他基礎性檔案業務工作的不足之處，以便于采取措施改善檔案管理工作。例如，利用者需要的檔案文件，由于搜集不完整而不能提供利用；檔案文件保管不當，產生丟失、損壞，而不能提供利用或不能較好的提供利用；檔案文件的保管期限斷定失誤，造成保管期滿的檔案因銷毀而不能提供利用；檔案檢索工具編制的不完備、質量不高，致使不能迅速、全面、準確地查到要提供的檔案文件；檔案實體保管秩序混亂，不能迅速從檔案庫房里取出要提供的案卷等。在檔案的提供利用工作中，發現了基礎性檔案業務工作中的問題，就對進一步改善檔案管理工作提出了新的要求，便于推動改進其他檔案業務工作。另外，只有檔案利用服務工作做好了，才能從根本上擴大檔案工作的影響，使機關領導和各部門認識到檔案工作的重要性，支持機關檔案工作，給予必要的資金物質條件和幫助、配合，從而促進機關檔案工作的蓬勃發展。

二、機關檔案提供利用服務工作的任務

《機關檔案工作業務建設規范》指出：“機關檔案人員要熟悉所藏檔案的情況，主動了解機關各項工作對利用檔案的需要，積極做好提供利用工作。”

（一）熟悉室藏檔案的成分、內容和檢索工具的使用方法

要熟悉室藏檔案有哪些門類、載體、類目、案卷、文件、資料和檔案資料的存放位置，熟練掌握各種檢索工具的使用方法，這是檔案提供利用服務的基本功。如果基本功不過硬，就不能做好檔案信息的咨詢服務，就不能迅速地使用檢索工具查找調出者需要的檔案。因此，檔案人員應對室藏檔案的內容了如指掌。熟悉室藏檔案和檢索工具的具體途徑如下：1.通過編制檔案檢索工具和開支檔案編研工作，全面、系統地熟悉；2.通過檢查檔案和專門翻閱重要檔案資料有針對性地熟悉；3.通過日常的檔案管理工作有意識地熟悉。

（二）主動了解機關各項工作利用檔案的需求

把握機關工作利用檔案的需求規律，是有針對性地主動做好檔案利用服務的基礎。

1.機關檔案利用需求的類型

（1）實際工作利用檔案的需求。這是機關工作利用檔案需求的主要類型。由于機關工作的連續性，機關的領導及各部門的工作人員在經濟建設和行政管理、生產管理、科研管理等各自的工作中經常需要參考利用檔案文件。

（2）科學研究利用檔案的需求。這是指未某項科學研究和編修志書而產生的利用檔案的需求。隨著社會的發展進步，越來越多的機關工作人員和科學技術研究人員，為搞科研、撰寫學術論文，日益重視檔案信息的開發利用。另外，編修本機關的志書，已經蔚然成風，需要全面、系統地利用檔案。

（3）個人利用檔案的需求。這是指機關或下屬單位的職工個人為解決自己的問題，如為解決自己的學歷、身份、工齡、工資、財產等社會生活問題而產生的利用檔案需求。隨著我國人民文化素質和檔案意識的逐步增強，人們在檔案中獲取憑證、情報、知識的需求也在不斷增加。

2.機關各類人員利用檔案需求的特點

（1）秘書部門辦事人員利用檔案的需求，具有較強的全面性、系統性。由于秘書部門要輔助機關領導制定計劃、作出決策、組織生產、協調工作，需要掌握大量、全面、系統的回溯性檔案信息。

（2）職能部門辦事人員利用檔案的需求，與其所承擔的業務工作任務相適應。職能部門辦事人員利用檔案具有較強的專指性，即各個職能部門的辦事人經常利用各自業務工作的檔案文件。由于機關具體工作十分復雜和比較緊迫，他們利用檔案具有比較明顯的隨機性和嚴格的時間性，即為處理事務，隨時都需要立即查閱有關檔案文件。

（3）機關領導人利用檔案信息的需求，具有濃縮性和間接性。多數領導人往往通過秘書來實現其利用檔案的需求，并且要求檔案人員或秘書對其所需要的檔案信息進行加工、提煉。機關領導人很少直接到檔案室查閱分散在不同案卷中的有關檔案信息。

3.機關檔案利用需求的一般規律

（1）機關檔案利用需求具有時間性和階段性。機關的日常工作具有穩定性，什么時間階段做什么工作，需要查閱什么檔案，年年如此。掌握了這個規律，就可以主動地超前做好檔案利用服務工作。例如，制訂工作計劃，進行工作總結，換屆選舉，舉行重要節日的慶祝活動等，都是機關例行的工作。

（2）機關檔案利用需求的程度與檔案信息的宣傳介紹程度相一致。檔案內容有鮮為人知的社會屬性。機關工作人員如果不了解有哪些檔案，資料可以被自己利用，就不會產生利用檔案的需求；反之，才會產生較強的利用檔案的需求。因此，檔案人員應當向機關領導和各部門印發有關的檔案目錄、全宗介紹等資料，以激發機關工作人員潛在的利用檔案的需求強度，提高提供檔案利用服務的效率。

（3）利用檔案需求的求便規律。機關人員利用檔案，希望手續簡便，能及時查找到所需檔案。我國在開放歷史檔案之前，為利用檔案設置了許多人為的障礙，手續繁瑣，因而人們即使想利用檔案，也因其繁瑣而望而卻步。檔案室應當適應人們的求便心理，減少不必要的手續和限制，方便機關工作人員查閱檔案。

[1]肖力.走出檔案室——關于機關檔案室主動提供利用工作的思考[J].檔案與建設，2001（05）.

[2]賀英.對機關檔案利用實例收集的思考[J].云南檔案，2000(04).