文書檔案自動化管理系統流程探究

魏鐵瑛

（黑龍江省方正高速公路管理處 黑龍江 哈爾濱 150800）

文書檔案自動化管理系統流程探究

魏鐵瑛

（黑龍江省方正高速公路管理處 黑龍江 哈爾濱 150800）

文書檔案自動化管理系統使用計算機等自動化設備代替一部分傳統的手工操作環節，能提高文書檔案管理的質量和工作效率。一個完整的文書檔案自動化管理系統是由文書檔案的前處理、錄入與存儲、加工、檢索及輸出利用等環節所組成的。

文書檔案；自動化管理系統；流程

一、文書檔案數據錄入和存儲

文檔是表示在目的、形式和內容中彼此相同的信息項的集合。由于文檔是存儲在外儲介質上，所以，通常可把存儲文檔的磁帶、磁盤、紙帶等數據記錄媒體也稱為文檔。文件檔案數據文檔主要有以下幾種組織方法：

（一）順序文檔

即文檔記錄的邏輯順序與物理順序相—致，按照關鍵字的順序來組織數據。順序文檔是所有文檔中結構最簡單的文檔，它實現起來簡便容易，各個記錄之間不需要附加信息，存儲效率高。在文書檔案自動化管理系統中，記錄數據的主文檔大多采用以磁帶為載體的順序文檔。這種磁帶順序文檔適合于對大量數據進行成批處理。但是由于順序文檔的插入、修改和刪除數據的操作較復雜，不便于隨機性查找。所以，它只適用于交換機讀目錄數據或制作備份。

（二）鏈式文檔

鏈式文檔的記錄中除了記錄之外，還帶有指針，指向下一個記錄的地址，而且記錄之間的物理順序和邏輯順序不—致。它一般存儲在隨機存儲設備上，如磁盤。與順序文檔相比，用鏈式文檔來存儲文件檔案數據，具有查找速度快、增刪改數據較方便等優點，是比較理想的存儲結構。但鏈式文檔也有缺陷；每個記錄總要增加指針信息，這樣就占用了一定的存儲空間。一般來說，需經常調用的文件，正在加工處理的中小型文件以及檔案文檔，應該采用以磁盤為介質的鏈式文檔。

（三）索引文檔

索引文檔由數據文件本身和索引表兩部分構成。索引表上列出了記錄的關鍵字和地址的對應關系。為了查找迅速，在大型文檔組織中還應建立二級索引及多級索引。索引文檔又分索引順序文檔和索引非順序文檔兩類。索引文檔必須存儲在隨機存儲介質上，如磁盤。若文件檔案的數據量大，而且要求查找迅速，則應在確定文件檔案存儲方核對優先考慮采用索引文檔。

二、文書檔案數據庫系統

文書檔案數據庫系統是為了更有效地利用錄入存儲的文書檔案數據而在文檔的基礎上發展起來的。一個數據庫中往往含有一個或幾個文檔，各個文檔之間相互聯系，數據庫仍通過文檔來組織、管理數據。數據庫不同于文檔，其根本區別在于數據庫能表示出數據的自然聯系，數據庫中的數據具有共享性、最小冗余度和獨立性，而且實現了對數據的統一管理和控制。在這個意義上，可以說數據庫是用戶共享、具有較高的與程序獨立的和有最小冗余度的數據集合。數據庫系統除了硬件設備和數據庫管理人員之外，主要是由數據庫和數據庫管理系統構成的。其中數據庫是存儲在—定存儲介質上的，整個自動化管理系統的集合數據庫管理系統是建立、管理、維護數據庫的工具。文書檔案數據庫應存儲全部文件、檔案的檢索項目和主題詞表等所有與整個系統工作有關的數據。文書檔案數據庫數據的錄入存儲是通過數據管理系統進行的。

三、文書檔案檢索和輸出

建立文書檔案自動化管理系統的目的就是使文書檔案可以自動檢索和輸出，以供人們利用，提高辦公效率。而檢索和輸出的效率和質量則是撿驗文書檔案自動化管理系統成敗的關鍵。所謂自動化檢索和輸出，就是按照一定的要求，從—定的介質上把存儲數據庫和文檔中的數據很快查找并且輸出的過程。其工作流程如下：

用戶身份驗證-輸入檢索條件-條件校檢-自動檢索-命中文件檔案輸出

（一）用戶身份驗證

用戶身份驗證是為保證文件、檔案數據的安全，對檢索文件、檔案的用戶進行的檢驗。當用戶身份檢驗合格后，才允許對文件、檔案進行檢索。否則不允許進行檢索，并且還要通過保密記錄，記錄身份不符合有關要求的檢索者的有關信息。用戶身份驗證是文書檔案自動化管理系統中的安全保密措施，主要由檢索系統中的保密程序來完成。

（二）條件校驗

條件校檢是對輸入的檢索條件進行檢驗的過程。由于檢索條件目前都是由檢索系統的管理人員或用戶編制的，容易出現錯誤。若將這些有錯誤的檢索條件不加選擇地送入檢索系統進行檢索，在經過一系列運算處理后才發現錯誤，就會造成很大的浪費。而通過校檢則可以避免這種情況，系統只將正確的檢索條件送入檢索系統進行檢索，對錯誤的檢索條件則退回給用戶，由用戶對檢索條件進行更正后再重新輸入。

（三）自動檢索

自動檢索是指出計算機將輸入的檢索條件與存儲在一定介質上的文檔和數據庫的數據進行比較，找出與檢索條件相符合的文件、檔案的有關信息。

（四）命中文件檔案輸出

命中文件檔案輸出是整個檢索輸出中的最后一個環節，是指檢索系統把與檢索條件相符合的文件、檔案信息以一定的格式和方式輸出給用戶的過程。檢索輸出的內容因不同用戶的不同目的和要求而各不相同。若檢索的目的是編制人名索引或某個專題目錄，那么輸出的結果是索引表或專題月目錄，若是直接檢索某一符合條件的文件、檔案，輸出的則是這個文件、檔案的條目。輸出方式常用的有屏幕顯示和打字機打印輸出兩種，前者是暫時性的輸出。只是將信息顯示在計算機屏幕上，不能保存下來：后者是將檢索的結果打印在紙上，變成文字信息。文書檔案自動化管理系統通常有多種字體和多種格式的輸出，如不同的字體的文字輸出、標簽輸出、表格輸出等。文書檔案自動化管理系統中的檢索系統輸出的內容越多、形式越靈活，這個自動化管理系統的功能就越強。而文書檔案自動化檢索的優越性也正是在于能以多種格式、多種形式快速、靈活多變地輸出信息。

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