芻議新時期事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

于繼靜

（秦皇島市企業養老保險處 河北 秦皇島 066000）

芻議新時期事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

于繼靜

（秦皇島市企業養老保險處 河北 秦皇島 066000）

加強事業單位人事檔案管理，有利于提高人事檔案利用率，為事業單位干部任免提供可靠依據。新時期，隨著事業單位改革不斷推進，人事檔案管理中存在的問題愈來愈凸顯。為此，現階段宣傳引導事業單位加強人事檔案管理，提高人事檔案管理水平十分必要。

人事檔案管理；事業單位；問題；對策

人事檔案是事業單位干部提拔、任用的重要依據。現階段，由于事業單位對人事檔案管理工作重視不夠，致使人事檔案在管理工作中暴露出一些問題，影響了事業單位改革的進程。所以，引起事業單位對人事檔案管理工作的重視，并積極推進檔案管理工作方式的變革迫在眉睫。

一、加強事業單位人事檔案管理的重要性

（一）有利于事業單位干部的任免

人事檔案記錄了一個人的學歷、經歷、獎懲、職稱等一系列情況，規范、完整的人事檔案資料有利于事業單位及時調閱，選賢任用。

（二）有利于變革人事檔案管理方式

事業單位人事檔案管理依然采用封閉、保密模式。人事檔案資源的查閱需要層層審批，人事檔案利用率極低。加強事業單位人事檔案管理，有利于其管理方式與時俱進，比如引進專門檔案管理軟件，實現檔案管理信息化，以提高檔案查閱效率及使用率。同時，還可以對檔案分級進行管理，采用半開放式管理模式，即對于一般的檔案資料在信息平臺予與公開，方便相關部門調閱使用。

二、事業單位人事檔案管理中存在的問題

在各級領導的重視下，事業單位人事檔案管理工作在實現辦公自動化、加強檔案真實性審核等方面取得了一些成績，但仍存在一些問題需要解決。如下：

（一）人事檔案管理制度不健全

目前，事業單位人事檔案管理制度還存在一些漏洞。如下：第一，缺少人事檔案管理工作獎懲機制，人事檔案管理工作仍然采用大鍋飯的形式，責任不明確，對于檔案管理工作認真的員工沒有相應的獎勵，對于工作懈怠的員工也沒有懲罰，導致人事檔案管理人員工作積極性不高；第二，缺少檔案管理監督機制，檔案經檔案管理人員整理歸檔后，并沒有專門的監督小組，定期對檔案歸檔、整理、修復情況進行檢查，致使檔案胡亂堆放、丟檔的現象十分嚴重；第三。檔案管理制度執行不嚴格，雖然部分事業單位對于檔案收集整理、鑒別歸檔、查閱更新等作了詳細的規定，但由于執行不嚴格，使檔案管理制度形同虛設。

（二）人事檔案管理的信息化程度不高

人事檔案的信息化不是簡單簡單的將紙質檔案資料轉化為電子資料，而是需要引進專門的人事檔案管理軟件，對檔案資料進行分類別管理，以方便人事檔案的查閱，對比，為事業單位人才的選拔提供可靠依據。但是，事業單位由于檔案信息化管理起步較晚，加上紙質檔案資料數量龐大，人事檔案實現信息化管理還有一定難度。并且人事檔案屬于機密文件，由于事業單位尚未應用專門的檔案管理軟件，導致人事檔案信息化管理安全性能不高，也是阻礙人事檔案管理信息化進程的一個重要原因。

（三）人事檔案管理人員的專業水平不夠

由于以前事業單位對于檔案管理工作重視不夠，致使檔案室許多工作人員并非檔案專業出身，對于檔案管理的專業知識和基本技能不熟悉，在檔案管理工作中，問題檔案、破損檔案、丟失檔案的現象時有出現。而且部分檔案管理人員對于檔案的保密意識不強，隨意出借檔案，致使檔案造假分子有機可乘。另外，檔案管理信息化對檔案管理人員素質提出更高要求，而有些檔案管理人員由于知識、文化水平不夠，而對檔案管理信息化產生抵觸心理。所以，提高人事檔案管理人員的專業化水平迫在眉睫。

三、加強事業單位人事檔案管理的有效措施

針對事業單位人事檔案管理中存在的問題，現提出如下解決對策。

（一）借鑒經驗，完善人事檔案管理制度

完善的人事檔案管理制度，是事業單位人事檔案管理工作順利開展的重要保證。現階段，首先需要建立檔案管理工作獎懲機制，明確檔案管理人員的職責，轉變檔案管理大鍋飯局面，一旦檔案管理出現問題，可以追責到個人，避免相互推諉責任現象出現。其次，建立檔案管理監督機制，事業單位檔案管理部可以成立關門的檔案檢查小組，定期對檔案歸檔、檔案維護等情況進行抽查，做到問題早發現早處理，以提高人事檔案管理水平；最后，借鑒國外人事檔案管理經驗，例如美國適當開放的檔案管理制度，轉變現階段全封閉、保密的檔案管理模式，將檔案資料分級別適當開放，以提高檔案資料的利用率；另外，要重視人事檔案管理制度的落實，對于違反規定的檔案管理人員給予一定的懲罰。

（二）轉變檔案管理方式，提高人事檔案管理的信息化水平

傳統的紙質檔案管理方式已不能滿足現代檔案管理要求，實現人事檔案信息化管理勢在必行。首先，事業單位要高度重視檔案管理信息化建設，給以資金上的支持，開發適合本單位使用的檔案管理軟件，并注重殺毒、保密等功能配置，在保證安全的前提下，實現人事檔案管理的信息化。其次，利用計算機等現代設備和先進技術，將檔案資料輸入管理系統，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，并及時、準確地傳輸人事信息，提高人事信息發布的時效性，方便上級部門和領導根據需要通過系統查閱有關內容，提高人事檔案管理工作的效率。最后，利用網絡技術創新人事檔案管理方式，將不屬于保密范圍的人事檔案信息在網絡上予以共享，以實現人事檔案信息共享，以最大限度實現人事檔案的價值。

（三）定期培訓，提高人事檔案管理人員的專業素質

事業單位人事檔案管理信息化，對人事檔案管理人員素質提出了新的要求，可以通過定期培訓的方式，更新檔案管理人員的知識，使其掌握檔案管理軟件的操作技能，以提高檔案管理人員的工作水平。

[1]贠蕊娥.人事檔案材料收集與鑒別工作中存在的問題及建議[J].企業改革與管理，2015(03)