新時期如何加強學校檔案工作的思考

謝 維

（長春理工大學 吉林 長春 130022）

新時期如何加強學校檔案工作的思考

謝 維

（長春理工大學 吉林 長春 130022）

學校檔案是學校重要的組成部分，是對學校教育發展的歷程、學校的管理水平和學校文化內涵的一種真實體現，因此對于學校檔案的整理、收集和保存都是非常重要的，這也是學校可以長期發展的依據。同時有效快速的整理好學校檔案也是促進學校發展的一部分，但是就目前而言，學校檔案的管理工作存在著明顯的不足，無法適應新時期教學工作的需求，因此如何加強學校檔案工作成為了學校教學最亟待解決的問題。

學校；檔案；管理

一、學校檔案工作的作用和現狀

（一）學校檔案工作的作用

學校檔案在學校發展的過程中有著重要的作用。第一，它為學校領導新學期新教學計劃提供了依據，可以根據以往的那些教學經驗的檔案記載來決定新學期應該發展的方向；第二，可以作為一種教學示范，為沒有經驗的老師提供有效的教學經驗；第三，學校檔案記載著每一位教師、學生的詳細情況，可以作為每一學期老師教學工作考核的依據，同時對于一些可以享受國家助學補助的貧困學生來說，學校檔案是對他們最好的證明材料。因此，學校檔案在記載著學校發展進程的歷史的同時，也是學校未來的一種寫照，是學校真實面目的呈現。

（二）學校檔案工作的現狀

學校檔案的管理工作現在存在著很大的不足。很多學校的領導對其態度不重視，投入的資金很少，所匹配的設備也是很少的，使得檔案管理工作的進程跟不上學校發現的步伐。很多檔案使用者在電腦上打開文件時，沒有及時的進行保存，甚至有時候在原來的一些檔案上進行修改，使得原有的文件和現有的檔案記錄有著明顯的差異，使得檔案的保存失去了原本的意義。同時學校在這方面未投入專業的人才，一般進行檔案管理工作的都是一些業余的兼職，他們在一方面并未接受過專業的培訓，對數字化和信息化的管理方式操作不熟練，無法滿足檔案管理工作的需要，降低了檔案管理的質量。由于學校的不重視，導致了學校檔案資料處在一種比較雜亂的狀態，失去了檔案的特色，因此被利用的價值也不高，使用率比較低。

二、加強學校檔案工作管理的措施

（一）完善制度、規范管理

完善檔案工作規范管理的制度，首先需要學校領導的帶頭作用，重視檔案管理工作的開展，將檔案工作的管理作為一項教學計劃來實施，組織開展關于這方面的學習，加大檔案管理設備的投入。同時學校各級部門要落實好檔案管理工作的開展，加強宣強檔案整理的重要性，開展一些關于檔案管理工作的專業培訓。最后要建立一套完整的檔案管理工作的管理制度，形成一種規范的檔案保存、使用和整理收集工作，從各個細節方面開展檔案管理工作，使檔案管理的工作跟上新時期學校教育進程的發展。

（二）加強培訓、提高素質

檔案管理的工作人員自身的專業素養決定著學校檔案管理的質量，要加強對檔案管理工作人員的培訓。在讓工作人員積極的參加檔案管理的專業培訓的同時也加強他們自身素質的培養，讓他們真正的熱愛自己所從事的檔案管理的工作，認真的處理好檔案資料的整理。學校方面對于檔案管理人員的選拔應該選擇那種年輕、對于電腦了解程度高，能夠默默奉獻的人，他們能夠熟練地將現代網絡技術與檔案管理的工作結合起來，提高了管理的水平和質量。只有專業的人才和高效高質的管理才能跟隨上學校新時期教學工作的進度，這也是推動學校檔案管理工作進步的一大重要原因。

（三）建立專業隊伍，改善工作環境

新時期網絡信息技術的高速發展，各行各業中競爭的壓力不斷增大，這也對檔案管理工作帶來了新的挑戰和要求，因此建立一支專業高素質的檔案管理隊伍是很有必要的。因此作為檔案管理的工作人員除了需要有過硬的專業知識的同時，還需要能夠及時掌握網絡信息技術的操作方式，更需要有很強的管理能力和默默奉獻的精神。作為學校的領導不要輕易的變換檔案管理工作的成員，同時要加大對檔案管理室資金的投放，完善基礎設施的建設，改善工作人員所工作的工作環境，加大檔案管理工作的維護力度。

（四）注重資料收集，加強技術投入

學校檔案是學校重要的組成部分，學校的檔案是否齊全也反映著學校工作的能力。對檔案資料進行定期的檢查歸類是最重要的，在上級部門將資料傳發下來的時候，在資料傳遞的過程中要注意及時的將文件進行分類歸檔，確保資料的齊全；同時對于學校自身形成的檔案資料和一些重要文件的復印要進行及時的收集和整理，對于價值高的文件要注重源文件的保存，以便于日后的核對查詢。檔案管理工作人員要定時的對檔案資料進行整理和檢查，以防出現資料不完善或者丟失的情況發生。在學校檔案管理工作的進程中要結合現代化的管理模式，加入科技的元素，提高檔案資料整理的效率和質量，用計算機程度進行資料的自動收集整理歸類，在減輕工作人員壓力的同時也方便資料的查找和使用。

三、總結

學校的檔案管理工作是學校教育發展的真實記錄，體現著一個學校的管理能力，學校應該提高對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理工作基礎設施的投入，加強對檔案管理的工作人員的培訓和建設，加強對檔案管理工作的學習和宣傳。同時作為檔案管理的工作人員要履行好自己職責的同時加強自己修養的建設，用認真嚴謹的工作態度和專業高效的操作技術對待自己的檔案管理工作。豐富學校的檔案資料，提高檔案資料的利用率，對于一個學校持久性的發展是至關重要的，同時加強科技的投入對于新時期加強檔案管理的工作也是有著很大的推動作用的。

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