高校檔案管理文化新功能的創(chuàng)建及意義

田甜楊穎

（荊州理工職業(yè)學(xué)院 湖北 荊州 434025）

高校檔案管理文化新功能的創(chuàng)建及意義

田甜楊穎

（荊州理工職業(yè)學(xué)院 湖北 荊州 434025）

高校檔案是學(xué)校發(fā)展的見(jiàn)證和高校精神的積累和延續(xù)，已經(jīng)成為高校管理和建設(shè)中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。高校檔案與檔案文化之間有著密不可分的相互影響、相互促進(jìn)的關(guān)系，為此，文章分析了高校檔案文化新功能的構(gòu)建方法。

高校檔案；管理文化；新功能；創(chuàng)建；意義

新時(shí)期，我國(guó)高校檔案管理工作得到深入發(fā)展，檔案對(duì)于人才管理和技術(shù)管理的作用凸顯出來(lái)，因此不斷創(chuàng)新高校檔案管理，創(chuàng)新檔案文化的新功能有著重要的意義。

一、高校檔案管理文化的功能

（一）高校檔案管理具有文化積淀功能。檔案作為人類文明發(fā)展和傳播的重要載體，在人類文化繼承和傳播方面有著重要的意義，所有文化的發(fā)展都離不開檔案文化的積淀。高校檔案是高校在發(fā)展歷程中形成的重要的產(chǎn)物，它不僅記錄了高校的辦學(xué)風(fēng)格、校訓(xùn)、教育思想、科研成果、辦學(xué)傳統(tǒng)以及精神風(fēng)貌等，而且還記錄了大量的教學(xué)總結(jié)、經(jīng)驗(yàn)、心得。高校檔案管理文化的積淀功能，對(duì)于學(xué)校的發(fā)展和高校文化的傳承有著至關(guān)重要的作用。

（二）高校檔案管理具有文化教育功能。高校檔案是高校優(yōu)秀文化發(fā)展歷程的重要載體，它的本質(zhì)屬性決定了它具備一定的文化教育功能，利用檔案開展教育工作是高校素質(zhì)教育工作的重要手段之一，同時(shí)也是教師向?qū)W生宣傳優(yōu)秀思想文化的重要參考依據(jù)。

（三）存儲(chǔ)保管功能。學(xué)校的檔案室應(yīng)按照相關(guān)法規(guī)的要求，將收集得來(lái)的檔案信息，經(jīng)過(guò)分類、編號(hào)、加工做好檢索目錄后，做好檔案保管與存放，保證完整、安全地存儲(chǔ)好學(xué)校檔案。

（四）分析評(píng)價(jià)功能。學(xué)校檔案可以用來(lái)分析評(píng)價(jià)教學(xué)質(zhì)量，這已得到教育管理部門和社會(huì)的公認(rèn)，只是對(duì)其分析評(píng)價(jià)結(jié)果的重視和利用力度還不夠。另外，為學(xué)校今后制訂工作計(jì)劃提供有力的參考。

二、高校檔案管理功能的轉(zhuǎn)變

（一）觀念導(dǎo)向功能的轉(zhuǎn)變。由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變檔案管理強(qiáng)調(diào)以人為本，即包括作為服務(wù)客體的用戶與作為服務(wù)主體的檔案人。在以往的檔案管理中較多注重于服務(wù)客體的讀者用戶的層面，認(rèn)為以人為本只是指面向用戶、方便用戶，以用戶為中心，而對(duì)服務(wù)主體的檔案人重視不夠。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供利用檔案，更是檔案信息資源建造者和維護(hù)者。

（二）管理征集功能的轉(zhuǎn)變。高校的檔案管理應(yīng)根據(jù)學(xué)校規(guī)模和檔案館（室）所藏檔案卷宗的數(shù)量設(shè)置檔案館（室），負(fù)責(zé)學(xué)校檔案信息資料的收集、立卷工作。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，高校檔案館（室）征集管理功能普遍薄弱。有的還停留在各部門、單位交什么就收什么的狀態(tài)。據(jù)筆者了解有的高校基本建設(shè)工程圖紙、一些重大活動(dòng)的圖片資料都沒(méi)有收進(jìn)檔案館（室），學(xué)校需用時(shí)還要到上級(jí)有關(guān)部門借用，甚至另行購(gòu)買，這給學(xué)校在經(jīng)濟(jì)上造成很大的浪費(fèi)。作為學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)，就其收集檔案信息這一功能來(lái)講，其管理功能應(yīng)表現(xiàn)在能夠及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地把具有憑證作用和保存價(jià)值的檔案資料全部、規(guī)范地征集到檔案館（室），這才是完全履行了自己的管理職責(zé)。

三、高校檔案文化新功能的構(gòu)建途徑

（一）提高高校檔案管理人員基本素質(zhì)。對(duì)于檔案管理工作，要選擇具有政治可靠、作風(fēng)正派和責(zé)任心較強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)，在職期間加強(qiáng)對(duì)他們的教育和培養(yǎng)，充分發(fā)揮其積極性與主動(dòng)性。由于高校檔案工作人員素質(zhì)與高校檔案管理工作有直接關(guān)系，因此檔案管理工作人員，應(yīng)盡快提高自身的專業(yè)水平，通過(guò)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理質(zhì)量，才能為社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供更多有價(jià)值的高校檔案信息資源

（二）改善高校檔案的功能。要做好檔案的管理工作，對(duì)檔案的功能必須重新進(jìn)行定位，對(duì)傳統(tǒng)檔案的功能，應(yīng)當(dāng)保留的重要部分，需要加強(qiáng)，同時(shí)還需要進(jìn)一步豐富與擴(kuò)大新時(shí)期檔案管理工作的內(nèi)涵，要積極創(chuàng)造條件改善新時(shí)期檔案的功能，不僅要滿足新時(shí)期對(duì)于檔案信息的需求，還必須完善并豐富檔案內(nèi)容，在新時(shí)期，為建設(shè)小康社會(huì)，更好地為社會(huì)和廣大企業(yè)，為所需要的各類信息提供全面的檔案服務(wù)。

（三）加強(qiáng)高校檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。高校的檔案管理工作對(duì)于高校的文化傳承和發(fā)展有著重要的作用，應(yīng)該在檔案形成的整個(gè)過(guò)程加大管理力度，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作，充分地發(fā)揮出高校檔案的作用和價(jià)值。第一，高校檔案由于涉及面較廣，檔案的種類繁雜，在進(jìn)行檔案分類的過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)分類模糊不清的狀況。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的不同性質(zhì)形成有效、條理清晰的分類，建立檔案檢索體系。第二，高校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)和辦學(xué)宗旨創(chuàng)建具有本校文化特色的檔案館藏室。第三，高校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于檔案知識(shí)和重要性的宣傳，鼓勵(lì)廣大學(xué)子加強(qiáng)檔案的收藏和保護(hù)意識(shí)，同時(shí)應(yīng)加大檔案捐贈(zèng)的宣傳，鼓勵(lì)師生和廣大市民主動(dòng)捐獻(xiàn)，完善學(xué)校的檔案收集，使檔案發(fā)揮出更大的作用。

（四）促進(jìn)高校檔案的資源共享和開放。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，人們對(duì)于信息的獲取方式和渠道發(fā)生了根本的改變。尤其是廣大的青少年學(xué)生，深刻地受到了現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的影響。高校檔案管理應(yīng)緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，促進(jìn)檔案資源向數(shù)字化過(guò)渡，將資源共享最大化。檔案管理人員可以通過(guò)整合檔案資源，對(duì)檔案資源進(jìn)行有效的分類，例如，把學(xué)校發(fā)展歷程相關(guān)的檔案分為一類，優(yōu)秀教師學(xué)生檔案分為一類，重大活動(dòng)的資料分為一類等，再對(duì)這些資料進(jìn)行編碼，輸入信息管理系統(tǒng)，方便廣大師生前來(lái)查閱。

綜上所述，高校檔案真實(shí)地反映了學(xué)校發(fā)展的過(guò)程，對(duì)學(xué)校和社會(huì)來(lái)說(shuō)，都具有保存價(jià)值，是師生學(xué)習(xí)知識(shí)的鮮活教材。在知識(shí)更新?lián)Q代如此飛速的今天，檔案彌補(bǔ)了書籍出版周期長(zhǎng)而影響知識(shí)傳播速度的不足，通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案的查找和利用，可以清楚地看到學(xué)校的歷史發(fā)展情況，看到在各個(gè)時(shí)期所取得的成績(jī)和榮譽(yù)，還可以從中發(fā)現(xiàn)不足，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

[1]李文彬.知識(shí)管理與檔案信息資源開發(fā)[J]湖北檔案，2004(8):3．

[2]趙屹.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息的發(fā)布和利用[J].檔案學(xué)通訊，2004.