試論醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

孫 銳

（秦皇島市第一醫(yī)院 河北 秦皇島 066001）

試論醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

孫 銳

（秦皇島市第一醫(yī)院 河北 秦皇島 066001）

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深化，醫(yī)院的科學(xué)化管理水平不斷提高，同時(shí)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理水平提出更高的要求，人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理已成為大勢(shì)所趨。為此，本文在明確人事檔案信息化管理重要性的基礎(chǔ)上，提出醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題，并提出切實(shí)可行的解決策略，以期加快醫(yī)院改革的步伐，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)健康快速發(fā)展。

人事檔案；信息化管理；問(wèn)題；對(duì)策

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革不斷深化，醫(yī)院的信息化管理水平不斷提高，傳統(tǒng)的博物館式的檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代檔案管理需要?，F(xiàn)階段，要積極運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理建設(shè)，以提高人事檔案資料的利用率，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置。但是，由于部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視程度不夠，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)資金投入不足，信息化管理水平不高。為此，充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)十分必要。

一、醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性

（一）有利于人事檔案資料的充分利用

人事檔案完整的記錄了個(gè)人的學(xué)歷、工作經(jīng)歷、職稱(chēng)等相關(guān)信息，是人事部門(mén)決定是否聘用、職稱(chēng)評(píng)審、人員調(diào)動(dòng)的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，注重檔案的收藏保管，檔案的管理、查詢(xún)極為不方便。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)，有利于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)迅速查閱員工相關(guān)信息，為醫(yī)院制定人才規(guī)劃、實(shí)施績(jī)效管理、組織員工培訓(xùn)等提供科學(xué)依據(jù)，最大限度的實(shí)現(xiàn)人事檔案資料價(jià)值。

（二）有利于提高檔案管理工作的效率

醫(yī)院人事檔案數(shù)量多，信息量大。通過(guò)引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的醫(yī)院人事檔案管理軟件，建立完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅有利于醫(yī)院人事檔案的信息化管理，而且有利于醫(yī)院檔案管理人員以最快捷的方式查找所需要的人事信息，并且可以在不同的數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)信息進(jìn)行交叉查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)和分析，節(jié)省翻閱紙質(zhì)檔案的時(shí)間，提高檔案管理人員的工作效率。

（三）有利于對(duì)原始檔案資料的保護(hù)

傳統(tǒng)的博物館式的紙質(zhì)檔案的管理方式，在人員檔案資料查詢(xún)時(shí)，需要翻閱原始的紙質(zhì)檔案，不僅工作量大、查詢(xún)時(shí)間長(zhǎng)，而且不利于原始檔案的保管，加快醫(yī)院人事檔案的信息化管理，可以減少對(duì)紙質(zhì)檔案的翻閱，降低因人為操作不當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案原件損害的幾率，延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的使用壽命。

二、醫(yī)院人事檔案信息化管理存在的問(wèn)題

醫(yī)院的信息化管理水平不斷提高，但由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的不重視，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)步履維艱，暴露出一些問(wèn)題亟待解決。

（一）人事檔案信息化管理意識(shí)有待提高

美國(guó)著名檔案學(xué)者謝倫伯格曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“對(duì)檔案的重視程度是衡量一個(gè)國(guó)家文明水平的最好尺度?！笨梢?jiàn)，檔案管理的重要性。但是，檔案管理部門(mén)非醫(yī)院一線科室，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)往往將更多的精力和資金放在醫(yī)護(hù)人員培養(yǎng)及醫(yī)療設(shè)備更新上，而忽視人事檔案工作，導(dǎo)致部分醫(yī)院仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，檔案資料更新不及時(shí)，檔案利用率極低。另外，部分醫(yī)院尚未配置專(zhuān)門(mén)的檔案資料管理室，檔案室的溫度、濕度、防蛀、防霉、防水、防盜功能不達(dá)標(biāo)，導(dǎo)致部分原始檔案資料破損或丟失，給醫(yī)院人事檔案的信息化管理帶來(lái)一定難度。為此，現(xiàn)階段，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的重視十分必要。

（二）人事檔案信息化管理水平不高

人事檔案的信息化管理不是單純的將紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行電子化，而是要根據(jù)醫(yī)院人事檔案的特點(diǎn)，引入專(zhuān)門(mén)的檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)別處理，以便于檔案資料的篩選、查詢(xún)與對(duì)比?，F(xiàn)階段，醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)計(jì)算機(jī)設(shè)備比較陳舊，而且尚未引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的醫(yī)院人事檔案管理軟件，導(dǎo)致部分醫(yī)院人事信息找不到相應(yīng)的子數(shù)據(jù)庫(kù)，而只能將人事檔案資料部分電子化。而且，人事檔案涉及個(gè)人隱私，對(duì)于保密性要求較高，但絕大多數(shù)檔案管理軟件尚未采用“三網(wǎng)隔離”等技術(shù)，檔案信息被網(wǎng)絡(luò)病毒感染、失竊的可能性還非常大。所以，提高人事檔案信息化管理水平迫在眉睫。

（三）人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高

由于檔案管理部門(mén)非一線科室，加上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視，致使檔案管理部門(mén)在人才引進(jìn)時(shí)條件比較寬松，甚至部分檔案管理工作人員非專(zhuān)業(yè)出身或由其他科室人員兼職檔案管理，由于對(duì)檔案管理、保養(yǎng)等知識(shí)不了解，致使其在檔案資料更新、歸檔等方面經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案管理效率及信息化進(jìn)程。

三、加快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理的有效措施

針對(duì)醫(yī)院人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，現(xiàn)提出如下解決對(duì)策。

（一）進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理的重視

人事檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，醫(yī)院管理信息化普及和管理水平的全面提升，首先需加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理水平的重視，加大人事檔案管理的資金投入，引進(jìn)專(zhuān)門(mén)的醫(yī)院人事檔案管理軟件，以加快人事檔案信息化管理建設(shè)的進(jìn)程；其次，醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)備更新要及時(shí)，并且配備專(zhuān)門(mén)的、現(xiàn)代化的檔案室，以方便紙質(zhì)檔案資料的保管與保存；最后，要成立檔案管理巡視組，定期檢查檔案管理及信息化進(jìn)程，做到問(wèn)題早發(fā)現(xiàn)早處理。

（二）不斷提高人事檔案信息化管理水平

為進(jìn)一步提高人事檔案信息化管理水平，一方面需根據(jù)醫(yī)院人事檔案管理特點(diǎn)，專(zhuān)門(mén)定制人事檔案管理軟件，配備專(zhuān)業(yè)的電子存儲(chǔ)設(shè)備，方便人事檔案信息資料的全面錄入及存儲(chǔ)；另一方面，需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)。人事檔案涉及個(gè)人隱私，要保證這些數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上的安全性，需要設(shè)置訪問(wèn)身份驗(yàn)證，采用“三網(wǎng)隔離”技術(shù)，減少檔案信息失竊的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

許多檔案管理人員由于知識(shí)、能力、精力等方面欠缺，對(duì)于檔案信息化管理工作方式還不適應(yīng)，還存有較大的排斥心理，現(xiàn)階段，首先要采用定期培訓(xùn)的方式，及時(shí)更新檔案管理人員知識(shí)，提高其業(yè)務(wù)能力；其次，采用引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理業(yè)務(wù)骨干的方式，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程.

[1]張堯奇.略論人事檔案管理信用化改革[J].東方企業(yè)文化，2013