信息化背景下高校檔案服務策略研究

馬安娜

（貴州省黔西南州廣播電視大學 貴州 興義 562400）

信息化背景下高校檔案服務策略研究

馬安娜

（貴州省黔西南州廣播電視大學 貴州 興義 562400）

隨著現代信息技術的發展，高校檔案服務環境發生了變化，各類群體公眾對檔案信息資料的需求也越來越多，而當前高校檔案管理機制和服務方式已無法適應這種形勢。因此，如何對高校檔案服務策略進行改革是當前高校檔案工作者的努力目標。本文基于信息化的大背景，分析了當前檔案服務中存在的問題，并提出了信息化服務策略以及評價體系建設，希望對高校檔案服務工作有一定的借鑒意義。

高校；檔案信息化；檔案服務策略

隨著信息時代的到來，人們對信息資源的需求越來越多，對資源的利用也越來越重視，而檔案作為信息資源的一部分，其開發和利用受到了廣泛的關注。近年來，高等教育事業突飛猛進，高校的各項工作都有了長足的發展，伴隨著高校的開放化透明化，高校資源逐步向社會所公開。高校的檔案管理就在這種新的形勢下被給予了很多的關注。高校檔案管理是我國檔案事業中非常關鍵的組成部分，高校檔案管理的質量和服務理念直接影響到我國檔案管理的水平。而當前我國的高校檔案管理工作由于體制不完善、人員素質相對不高以及高校保密的特殊性等等原因，高校檔案服務工作相對欠缺，信息資源開發能力較弱，信息服務水平層次也不高。在信息化建設的大背景下，如何做好高校檔案服務工作，適應信息化建設形勢，滿足公眾對高校檔案利用的要求，是當期高校檔案工作者迫切需要研究的問題。本文從當前國內高校檔案服務現狀入手，提出了信息化背景下的高校檔案服務策略，并提出了對應的評價體系，希望對當前的高校檔案服務研究有一定的借鑒意義。

一、當前國內高校檔案服務存在問題及原因

根據統計調查，目前國內高校檔案服務多數采用傳統的管理模式，管理手段也比較單一，信息存儲量較小，新技術應用欠缺等。總結當前存在的問題，主要有以下幾點。

（1）服務方式單一，不能與時俱進。在全社會信息化及網絡化手段較為普及的今天，高校的檔案館大多還是到館查詢的方式，不能與現代信息技術進行很好的融合，服務方式單一，因此限制了用戶的檔案服務要求，難以滿足社會發展對高校檔案服務的需求。

（2）信息資源缺乏。高校的檔案收集工作分散于各個院系，學校缺乏統一的規范和監管，導致信息收集的質量良莠不齊，并且很多資料未能收集，例如學生的學籍證明、獎勵證明等很少進入學校檔案，大多隨個人檔案遷走，為日后學生及用人單位的查詢提供了諸多不便。很多科研項目檔案，由于涉及保密，很多學校一律采取完全保密方式來避免不必要的麻煩，卻使得公眾需求較高的部分資源缺失。

（3）管理體制和管理方式陳舊。高校的檔案工作屬于基本的服務類工作，很多學校并未給予足夠的重視，導致資源信息化程度較低，工作人員素質偏低，軟硬件投入不足等，直接導致了高校的檔案工作不能適應當前形勢的發展，檔案管理停滯不前的現象。

二、信息化背景下高校檔案服務策略

（一）改變服務意識，提升軟硬件水平

當前高校的檔案服務缺乏主動性，通常是由檔案使用部門到館自行查詢，而檔案管理人員僅僅從事檔案收集、整理和保管工作，忽略了對外服務。因此，要提升檔案服務水平，必須改變服務意識，變被動為主動。另外，在全社會信息化的大背景下，高校的檔案管理也應順應形勢，充分利用高科技和前沿技術，提升軟硬件水平，通過信息化網絡化的管理手段提供更好的服務。

（二）打造個性化服務方式

針對當前高校檔案利用的實際情況，為公眾提供個性化的服務。例如，檔案利用較多的應用有黨政機關資料編纂、學生學籍信息證明、教學科研成果查詢等。因此，可以針對不同應用打造不同的專題，對黨政資料編纂板塊可著重提供黨群行政、校史、院史、人事等相關資料，對學生學籍信息證明板塊可為學生提供一站式的檢索、查詢、打印、簽章等服務，教學科研成果查詢可以將不存在保密約束的資料做成專題方便校內外師生查閱。

（三）擴展傳統服務，開發新型服務

檔案的查詢和借閱，在提供傳統到館查詢借閱的基礎上，拓展電話查詢、郵件查詢、實時咨詢等服務。同時，合理利用網絡實現遠程信息服務，通過實時交互方式或者電子郵件方式，實現遠程檢索和查詢。網絡交互可以很好的實現廣泛性信息服務和個性化推薦服務的良好結合，向校內外公眾發布館藏檔案信息、新聞事件、檔案編研等信息，同時，根據用戶的檢索習慣向用戶推薦潛在需求的推送信息。

三、高校檔案服務評價

高校應建立健全服務評價體系，推動高校檔案信息服務工作的落實，提升高校檔案信息服務質量。目前高校對于教學、科研的評價體系已經基本建立，也積累了相關評價經驗，再根據評價的整體建設思路，結合檔案管理、服務的實際，對檔案管理的科學化、服務化及檔案服務的開展效果進行評價。評價體系可依托信息化服務平臺，包括服務指標、服務制度、服務流程、服務方式、服務有效性、服務滿意度等幾部分[4]。用戶在享受服務之后對服務做出評價，可納入工作人員的績效考核。

四、結論

高校是新技術、新思想的發源地，影響著全社會的思維狀態。信息化大背景下，高校的檔案管理必將向著信息化、網絡化、數字化方向轉變，實現資源共享，為社會提供高質量的檔案服務。未來，高校檔案服務將向著市場化、個性化、聯合化的趨勢發展，改變重儲藏輕使用的傳統理念，將大量優質的信息推向市場，為產學研結合和人事辦理等提供服務，并可獲取經濟效益。針對不同用戶提供及時、準確、有針對性的可靠信息，并且加強校校、校企等之間的聯合、合作和共享，共同促進檔案管理水平的提升，真正發揮高校檔案的價值，為社會發展做出貢獻。

[1]倪麗娟.信息化背景下高校檔案服務策略研究[J].檔案學通訊，2011（5）：92-94.

[2]林世鳳.信息化背景下的高校檔案管理建設[J].改革與開放，2013（8）：90-92.