淺談企業設備儀器檔案的管理

劉景萍

（陜西省延安市洛川縣延安石油化工廠 陜西 洛川 727400）

淺談企業設備儀器檔案的管理

劉景萍

（陜西省延安市洛川縣延安石油化工廠 陜西 洛川 727400）

企業經濟發展中，各種設備儀器不斷引進，作為企業重要的固定資產，企業對設備儀器檔案的管理有著重要意義。本文簡述了企業設備儀器檔案管理的重要性，分析了目前企業進行設備檔案管理的現狀，并對加強設備儀器檔案管理的方法提出建議。

設備儀器；企業；檔案管理

隨著經濟的不斷的發展，企業在發展中對設備儀器的需求更加迫切，自制設備、信息設備、外購設備或者特種設備的不斷引進，不僅可以滿足企業一般生產，還能保障企業科研生產工作的順利開展，促進企業經濟的發展。

一、企業設備儀器管理的重要性及特點

所謂企業設備儀器檔案，就是企業設備儀器在企業中的一切記錄資料，不僅包括設備儀器的選購信息記錄，還包括對應的驗收、安裝調試及設備運行等過程中相關的記錄資料。這些設備儀器檔案的建立，有助于企業進行設備的維修和保養，及時從檔案管理中發現問題并盡快予以解決、保障設備正常運行，保證企業生產工作的順利進行。另外，企業的設備儀器管理也就是對企業固定資產的管理。設備儀器作為企業固定資產，屬于企業的資產投資，設備儀器管理也就成為了資產投資的項目管理的中的一部分。加強對企業固定資產的管理，就是要對各類項目檔案進行完善，也就是對企業項目整體質量的提升，對企業的經濟效益提升有著重要影響意義。

企業設別儀器的管理既具有綜合性，又有動態性。設備儀器的管理從設別一起的選購和驗收開始，直到使用、維修，以至于報廢，所以的這一過程中都需要不斷地進行信息資料的記錄和管理，這是屬于綜合階段性。而其綜合性還表現在部門管理和設備種類的多樣性上，設備管理的部門會根據設備儀器的不同階段進行配置，也就導致檔案管理是眾多管理部門之間的綜合管理，多樣性的設備儀器又要進行細分管理。設備儀器檔案并不是固定的不變的，要根據儀器的現狀進行不斷的變動、更新，以保證設備的檔案隨時有效，檔案具有實際價值。

二、企業設備儀器檔案管理現狀

目前企業設備儀器檔案管理的現狀存在以下幾個方面問題：

第一，管理形式方面。現在的很多企業，在進行設備儀器檔案的管理中缺乏完整體系，將設備檔案分作幾個部分，例如使用前和使用后期管理，考慮的是職能角度，卻忽視了設備儀器檔案的完整性，無法將某一套設備的整個流程進行整體呈現。

第二、管理制度方面。在進行設備檔案管理中，沒有制定標準規范的管理制度，在很多設備文件資料上存在不規范行為。如固定資產檔案的驗收檔案中存在以復印件代替合同和協議書現象，而忽視了原件材料才具有檔案的價值和法律效應；在進行設備招標時，招標檔案被忽視，沒有進行規整，在制作設備儀器檔案時，也就沒有將這一部分內容文件資料進行整理入庫。缺乏明確的管理制度，也就無法規范檔案內容和工作流程，導致管理工作的開展漏洞出現機率增大。

第三、職責劃分方面。由于企業內部復雜，職能較多，不同部門在同一個工程項目中，可能會有不同程度的交涉和管理內容。如此一來，當設備檔案的某一環節出現問題，職責劃分的不清晰，就無法將責任進行落實處理，而不利于企業設備檔案的全面掌控。

三、企業設備儀器檔案管理的建議

為了提高企業經濟效益，完善企業設備儀器檔案的建立，針對企業在設備儀器檔案管理的現狀問題，提出以下建議：

首先，管理形式要進行規范。將項目檔案管理形式集中統一化，是相關法律法規已有提出的規定，企業要將分散化的管理形式進行整改，加強統一設備檔案管理的實施。建立完整的檔案部門帶頭管理和規范，將企業內部在進行設備儀器檔案資料的相關部門進行協調和整合，加強檔案內容科學化分類，盡量保證其細致化，適當的進行檔案與檔案之間的有機聯系，并統一進行規范管理，全面提升設備檔案管理水平。

其次，完善檔案管理制度。設備儀器檔案的管理制度健全，不僅要規范管形式，還要將管理流程進行細化，明確制定管理工作流程，規范檔案建立的內容，可以有效保證檔案管理中不會出現內容資料的遺漏。譬如設備儀器在使用前的培訓工作，很多企業都沒有將其列入檔案內容，培訓記錄是反映操作人員的技術提升方式，對于今后的設備操作有很好的借鑒和學習作用。同時，還要將設備儀器檔案的鑒定和保管進行規范，保證檔案資料的完整性和價值性。

再次，加強管理監督機制。在進行管理制度額完善前提下，要規范檔案管理內容，監督對各種文件性資料的歸檔規范，不允許使用復印件，合同的制定和簽署要明確規定協議份數，對于設備儀器招標文件也要進行整理、歸檔，保證設備儀器的檔案文件完整。加強內部監督，保證各項工作進行的公正性和合理性，為完善設備儀器的檔案管理制度開展作保證。

最后，規范檔案管理職責。企業設備儀器檔案管理職責要進行仔細的劃分，明確在設備儀器從采購到竣工所有階段的分工和責任，使企業各部門的管轄內容和范圍更加直觀清晰，保證責任劃分清晰，避免出現檔案問題時的責任推脫，及時有效進行檔案問題的解決，保證設備的穩定運行。例如采購中，采購部門不僅要進行設備儀器的招標書整理，還要對合同協議進行原件保留；設備使用中，資源管理部門要協調管理，將操作使用、設備維修和養護、以及設備操作培訓等資料進行歸檔等。

四、結束語

隨著企業設備儀器的廣泛使用，設備儀器檔案的建立對于企業進行設備維護有著重要作用，盡管目前我國并沒有明確的提出設備儀器檔案的規范管理標準。但是為了促進企業能順利開展項目、提高經濟效益，企業應加強管理設備儀器檔案，實現對日趨高科技的復雜設備進行有效維修和養護。企業要建立了科學的檔案建立思想和理論，完善、健全的設備儀器檔案管理制度和體系，明確管理職責，規范并完善檔案管理內容，才能為今后企業進行設備的維修和養護提供參考資料和依據，保證設備能創造正常效益，實現企業固定資產的利益最大化，促進企業經濟發展。

[1]王璐.企業設備儀器檔案管理的常見問題及應對策略[J].黑龍江史志，2013，(9)