書標在高校文檔管理中的具體作用及有效維護

雷 偉

（延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院化學(xué)化工系 陜西 延安 716000）

書標在高校文檔管理中的具體作用及有效維護

雷 偉

（延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院化學(xué)化工系 陜西 延安 716000）

書標在高校文檔管理層面占有非常大的部分，它即能很好的對文檔進行分類，也能讓讀者快速的查找到所需要文檔的位置。如何對書標進行有效的維護是文檔館日常工作的重要部分，也是急需討論解決的一大問題。

書標；作用；有效維護

一、書標的由來及其在書籍管理中的比重

書標是一種不干膠印刷品，長寬各約3到4厘米，分為一行到三行，常被粘貼于書籍下部用于標記書本編號信息。它于上世紀30年代的新文藝事業(yè)中誕生，被認為概括性的標志了成套叢書的性質(zhì)。它的設(shè)計同時被評論價為推動了了新文藝之路的開拓步伐。文檔館書標作為書標的一種，它在今天被各種大大小小的文檔機構(gòu)廣泛使用，它的使用構(gòu)建起了文檔和讀者之間的一架宏偉橋梁，讀者能夠根據(jù)文檔書標的內(nèi)容很自由的，廣泛的閱覽到自己所感興趣的書籍。

二、書標在文檔管理中的具體作用

（一）書標在叢書分類中的基本作用

書標有揭示書本性質(zhì)、文檔排架、搜索文檔等不同作用。它能將文檔的具體信息內(nèi)容錄用進去，包括索引號，館藏位置等。文檔館作為一個收藏書籍的場所和向公眾借閱書籍的平臺，將眾多不同的文檔管理分類對其來說著實是件非常棘手的問題。在對叢書的分類方面，書標的使用很大程度的減少了工作量。書標可以在系統(tǒng)上首先對叢書進行大概分類，比如如理工類書籍和文學(xué)類書籍的區(qū)分。在此之后，文檔管理人員可以憑借劃分好的大致范圍進行更加細致的歸類，拿理工類書籍來舉例：可將理工類在書標中繼續(xù)分為數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、機械、電氣等內(nèi)容。而此時的文檔分類已經(jīng)很好的將文檔范圍縮小。在第二類分類的基礎(chǔ)上，書標可以繼續(xù)對于文檔進行精確定位。這一階段的文檔可以憑借書標進行多方位的歸類。比如出版日期、出版單位、或者更加細微的專業(yè)種類等。文檔也可以依據(jù)書標結(jié)合讀者們的閱讀習(xí)慣進行排版放置，將書標的排序功能充分的表達出來。

總之，在文檔館對書籍分類的環(huán)節(jié)方面，書標極大的減少了了分類的工作量，并在此中起到了舉足輕重的作用。同時對那些被添加書標的文檔，更加能直觀的體現(xiàn)出其本身的文檔性質(zhì)。讀者能夠通過文檔圖標直觀的了解文檔所包含的大致內(nèi)容，讀者就可以借此選擇出自己所需要查找或者感興趣的書本。同時某些書標上也可以對該文檔進行詳細的備注，讓讀者查閱時能夠更加直觀的找到所需要的知識部分。

（二）書標在公眾或者管理員查閱中的作用

書標的作用不僅僅局限于簡單的歸類問題，當(dāng)在查閱尋找書籍的時候，書標起到的作用也是十分巨大的。試想，當(dāng)沒有書標對文檔進行歸類的時候，讀者要在文檔館查找出一本他想借閱的文檔是一件多么艱巨的事情。擁有著目標卻沒有方向，這無異于海底撈針。一所文檔館將文檔附上書標進行分類目的不僅是讓文檔歸類整齊，更重要的是大大的方便了讀者查找文檔的效率。無論是傳統(tǒng)文檔館還是現(xiàn)代化文檔館，當(dāng)要查閱一本文檔的時候，只需要根據(jù)書標進行簡單的搜索就可以很快速的知道文檔所在具體位置。同時對于文檔館管理員人員來說，將讀者歸還的書籍放置回原來位置時也不再用擔(dān)心找不到文檔原來所在位置等問題。他們只需要根據(jù)文檔書標上的編號內(nèi)容進行查找就可以準確無誤的找到書本原位，并且在對文檔館文檔進行統(tǒng)計和檢查時也能夠很方便的知道是否有出現(xiàn)文檔丟失的現(xiàn)象，不至于因書籍?dāng)[放位置混亂導(dǎo)致文檔館資源蒙受不必要的損失。所以，書標的使用對文檔管理來說是極其重要的。

三、文檔書標的有效維護

（一）文檔書標的破損原因分析

現(xiàn)在的文檔書標大致是不干膠的紙質(zhì)印刷品。作為紙質(zhì)材料其本身就具有易損壞的先天不足之處。在文檔的長期放置過程中，書標可能經(jīng)過細微的化學(xué)反應(yīng)導(dǎo)致其漸漸黃化，其粘性度便會隨之減弱，到最后書標就會極易開膠甚至脫落。另一方面，一本文檔若擁有了大量借閱量，在讀者借閱時必然對書標處進行或輕或重的磨損。時間久了，書標表面就會出現(xiàn)大大小小的磨損面。而書寫在書標上的文檔信息就會變得模糊甚至丟失。這樣，對于這本文檔的借閱和分類便會受到很大影響。這不僅加大了讀者的查找難度，也增大了文檔館管理人員的工作量。

（二）文檔書標的有效維護方法及改進措施

面對不可避免的重重書標損壞情況，文檔館應(yīng)該加大對于文檔書標的維護力度。其中，對于放置過長時間已經(jīng)老化的書標，文檔館應(yīng)該制定相應(yīng)的維修計劃，如對文檔進行例行的或大或小規(guī)模的文檔書標檢查及更換行動。詳細的說就是每周一次小檢察，每月一一次大檢察。拿文學(xué)類文檔舉例來說：在第一周對歷史類文檔進行檢查和更換。到下一周周一對藝術(shù)類文檔再進行一樣的檢查工作。以此類推，到月底時就對整個文學(xué)類文檔進行大檢。在此基礎(chǔ)上，文檔館可以對那些存放時間過長的文檔進行抽查，保證失效的書標能夠及時的被發(fā)現(xiàn)。這樣既保證了書標能夠得到及時的檢查維護，保持了書標的大致更換頻率。也大大減少了文檔館管理員的工作量。同時，對于文檔館引進的新書，相關(guān)管理人員應(yīng)該及時給文檔貼上相應(yīng)的文檔書標，以避免出現(xiàn)漏貼狀況的發(fā)生。

在文檔書標本身的層面，文檔館也可以通過改進書標的方式來有效維護書標。舉例來說：文檔館可以在原本書標表面上添加防磨損的貼膜?；蛘呃孟冗M的電子技術(shù)，創(chuàng)新書標樣式，做出即環(huán)保又耐用的電子書標。也可以在文檔的內(nèi)側(cè)貼上備用書標，用來放置外側(cè)書標掉落導(dǎo)致的不必要麻煩。

四、總結(jié)

文檔館給文檔添加文檔書標的方法對于讀者和文檔館來說都是一個很好的歸類查找方式，它的作用在文檔館的日常管理中的重要程度是有目共睹的。對于文檔書標的維護一直以來也是各個文檔館的一項非常重要也是棘手的工作項目?，F(xiàn)在對于文檔書標的維護方式層出不窮，有的相對便捷，有的則更加科學(xué)。在此，文檔館的文檔管理人員應(yīng)該取其精華，棄其糟粕，選擇出一個最適合的維護方式。讓今后讀者們在文檔館查閱書籍得以更加方便。讓書本與心靈的交流不再存在那條隱形的鴻溝。