社會化問題在企業(yè)檔案管理中的分析

高曉宇

（中原工學(xué)院 河南 鄭州 450007）

社會化問題在企業(yè)檔案管理中的分析

高曉宇

（中原工學(xué)院 河南 鄭州 450007）

中國的改革開放，越來越多的企業(yè)成立，從原來的幾個(gè)人，幾十人，到現(xiàn)在規(guī)模化的幾百人上千人，企業(yè)是發(fā)展的越來越大，規(guī)模也越來越大。傳統(tǒng)的企業(yè)人事檔案的管理也越來越制約著企業(yè)快速的發(fā)展。在日益競爭激烈的社會環(huán)境下，企業(yè)為了提高管理水平，降低管理成本，于是就降檔案管理交給社會上專門從事這項(xiàng)服務(wù)的組織來進(jìn)行管理。于是，這也就衍生出企業(yè)檔案管理的社會化以及問題的分析。本文也著重從這些方面來進(jìn)一步分析企業(yè)檔案管理中的社會化問題。

企業(yè)；社會化；檔案管理

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)企業(yè)自身的高速發(fā)展，由于企業(yè)自身的限制，不能科學(xué)化和精細(xì)化的進(jìn)行檔案管理，所以，企業(yè)檔案管理的社會化就應(yīng)運(yùn)而生。把檔案交于社會上的機(jī)構(gòu)組織來進(jìn)行管理，不僅能節(jié)省出這部分時(shí)間來更好的管理其他方便，對企業(yè)的監(jiān)管也是有非常重大的意義。

一、企業(yè)檔案社會化管理的必要性分析

1.隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的市場化，企業(yè)員工也從原來的終身制變成聘用制合同工之類的，這也大大增加了員工的自由度。員工可依據(jù)自身的優(yōu)勢自由的流動，與其對應(yīng)的檔案也會隨著人員的流動而頻繁的更換單位。如果企業(yè)自身進(jìn)行檔案管理，必然會增加繁重的檔案管理工作，也會增加企業(yè)的管理成本，因?yàn)檫€要找地方放置檔案，還要配備人員進(jìn)行檔案的看管等之類的。將檔案交于社會上機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，這些專門的機(jī)構(gòu)憑著自身專業(yè)的管理水平，對檔案實(shí)行專業(yè)化的管理，不僅減輕企業(yè)的負(fù)擔(dān)，還能從容的面對企業(yè)員工的流動。

2.人事檔案是伴隨著人的重要的信息載體，上面反映著一個(gè)人的資歷和學(xué)歷的信息，還反映出人有沒有犯過什么錯(cuò)誤。如果缺乏有效的管理，極有可能造成個(gè)人信息的泄漏和造假，這樣檔案信息的真實(shí)性就大大折扣。由于現(xiàn)在企業(yè)的數(shù)量眾多，對于高素質(zhì)人才的需要也越來越大，所以，做好檔案的管理也是保證檔案的可信度，這對于告訴人才的引進(jìn)也能提供好幫助。隨著現(xiàn)代教育水平的提高，高等人才也越來越多，有些企業(yè)為了強(qiáng)留這些人才，就會以檔案不讓提等之類的卡住員工往更好的企業(yè)去發(fā)展，這不僅影響企業(yè)的管理，也會影響員工的發(fā)展，所以傳統(tǒng)的檔案管理缺乏有效的公平性。這也造成了檔案管理想社會化發(fā)展的必要，只有這樣，才能保證檔案的真實(shí)、安全和公平。

二、企業(yè)檔案管理社會化的可行性

1.由于現(xiàn)在的時(shí)代是信息化的時(shí)代，距離已不再是問題。各種的信息技術(shù)遍布在我們身邊的每一地方。由于企業(yè)本身不可能對檔案管理這一塊有太多的投入，這也直接導(dǎo)致企業(yè)本身不可能有效的滿足企業(yè)管理的需要。由于專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，有著先進(jìn)的技術(shù)手段，利用信息技術(shù)，是企業(yè)和檔案管理機(jī)構(gòu)更能有效的進(jìn)行溝通和及時(shí)掌握檔案管理的最新動態(tài)，進(jìn)而降低企業(yè)的成本，提高管理水平。

2.隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，企業(yè)的需要也越來越多，因此檔案管理的工作也會隨著企業(yè)規(guī)模的變大而需投入大量的財(cái)力、物力，進(jìn)而增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)，長久下去對企業(yè)的發(fā)展也是非常不利的。企業(yè)要想解決這類問題，檔案管理外包的形式就出現(xiàn)了，這些檔案管理的機(jī)構(gòu)能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案管理提供方便，科學(xué)化的管理服務(wù)體系是企業(yè)不可比擬呢，增加了企業(yè)對檔案管理的需求，提高效率，為企業(yè)提供高質(zhì)量的服務(wù)，企業(yè)不再為此有過多的投入，進(jìn)而增加企業(yè)的競爭力。

3.我國的法律法規(guī)明確的規(guī)定了檔案管理機(jī)構(gòu)的權(quán)利和義務(wù)，對企業(yè)檔案的保密性也做了很多規(guī)定，這些機(jī)構(gòu)也有義務(wù)為企業(yè)提供檔案管理的各項(xiàng)服務(wù)。隨著現(xiàn)代社會的不斷發(fā)展，檔案管理的服務(wù)市場不斷的健全和完善，無論是在服務(wù)的內(nèi)容還是方式更加的科學(xué)化、規(guī)范化，或許企業(yè)想不到的、考慮不到的一些問題，這些檔案管理的機(jī)構(gòu)就會想到和考慮到，為企業(yè)提供周全的服務(wù)和保障。這樣就有效的保證企業(yè)檔案管理的社會化需要，也能更好的為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。

三、企業(yè)檔案管理社會化的表現(xiàn)

1.企業(yè)檔案管理社會化的第一步就是集中統(tǒng)一管理，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，企業(yè)一般都會根據(jù)員工的崗位、學(xué)歷等方面進(jìn)行分類管理，這樣管理方式很容易造成檔案的管理混亂，進(jìn)而加重企業(yè)管理的負(fù)擔(dān)，阻礙企業(yè)長久的發(fā)展。于是，社會化的檔案管理模式，就是管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案的統(tǒng)一管理，這些機(jī)構(gòu)有一套專業(yè)的科學(xué)管理方法，相比企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理是非常有優(yōu)勢，這樣交給這些專門的機(jī)構(gòu)，企業(yè)不必為此增加投入。這樣集中管理更能有效的改變管理檔案工作的混亂狀態(tài)，使之更具體化、專業(yè)化。

2.企業(yè)檔案管理的重要組成部分就是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資產(chǎn)，這些東西關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營能否順利的進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案企業(yè)管理很多都是只有一套計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，沒有科學(xué)的管理辦法，不能保證企業(yè)的檔案的完整性和準(zhǔn)確安全性。再則，由于部分企業(yè)存在著人事流動性比較大，這無異于增加的企業(yè)的檔案管理的工作量和負(fù)擔(dān)。企業(yè)要想解決這一問題，就必須加大企業(yè)檔案管理的投入，這也會增加企業(yè)的負(fù)擔(dān)。企業(yè)檔案管理的社會化，就能很好的解決這類問題，專業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)，為了跟上社會發(fā)展的需要，實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)據(jù)化的管理，大大增加的工作的效率，對于人事流動較大的企業(yè)來說，科學(xué)現(xiàn)代化的管理方法也能大大簡化其工作量。這還是企業(yè)檔案管理社會化的另一種表現(xiàn)形式。

四、結(jié)語

為了保證企業(yè)的快速化發(fā)展，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，社會化的檔案管理是一種創(chuàng)新的模式。企業(yè)檔案記載著企業(yè)發(fā)展的每一步的歷程，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)，推行企業(yè)檔案管理的社會化是我國企業(yè)檔案發(fā)展的重要內(nèi)容

[1]孫麗梅.人事檔案社會化管理模式探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011，(12):15－19.

[2]劉宏洲.檔案信息資源社會化管理對策[J].黑龍江檔案，2011，(1):42.

[3]吳加琪.檔案中介組織：理論、實(shí)踐及發(fā)展前景[J].蘭臺世界，2006，(2):30.