淺談高職院校人事檔案管理信息化

馮志丹

（黑龍江農(nóng)墾職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

淺談高職院校人事檔案管理信息化

馮志丹

（黑龍江農(nóng)墾職業(yè)學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150025）

信息化管理是高職人事檔案建設(shè)的必然趨勢(shì)。本文闡述了高職院校人事檔案管理信息化的現(xiàn)狀并指出檔案信息化的必要性，分析了檔案信息化可能遇到的問(wèn)題,并且提出了高職院校人事檔案管理如何信息化的方案。

高職院校；人事檔案管理；信息化

檔案事業(yè)也是社會(huì)事業(yè)的有機(jī)組成部分，而檔案中的人事檔案又是社會(huì)各項(xiàng)工作，尤其是人事工作中必不可少的核心部分，高職院校人事檔案在高校的發(fā)展、科學(xué)的管理等各項(xiàng)管理工作中發(fā)揮著極其重要的作用，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息速度效率的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，認(rèn)真分析檔案本身及其管理工作的歷史發(fā)展變化，對(duì)高職院校人事檔案管理工作的研究有著深刻的啟迪，對(duì)高職院校的建設(shè)和發(fā)展有著長(zhǎng)遠(yuǎn)的意義。

一、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

（一）管理體制不夠規(guī)范，人事檔案工作重視程度不夠

各高職院校人事檔案有的由人事部門(mén)或組織部門(mén)管理,有的院校則由學(xué)校檔案部門(mén)管理。現(xiàn)在高職人事檔案的管理模式主要是傳統(tǒng)的封閉式管理它是指人事檔案主要由單位內(nèi)部的組織人事檔案部門(mén)進(jìn)行封閉式管理供領(lǐng)導(dǎo)或組織上使用，一般不對(duì)外由于制度還不夠健全，封閉的檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行秩序還不夠完善，檔案管理人員有部分兼職管理，人事檔案材料的收集不夠重視，檔案材料收集方面還處于被動(dòng)階段這種模式雖然在過(guò)去的人事檔案管理中起到了重要作用，但在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)開(kāi)放化，各類信息網(wǎng)絡(luò)化的今天，這種管理模式利用面還較窄，不能更全面的為查閱者服務(wù)。

（二）經(jīng)費(fèi)投入少，人事檔案信息化建設(shè)程度不高

高職院校人事檔案信息化首先要搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。除此之外，還要有合格的硬件設(shè)施，才能夠開(kāi)展檔案信息化建設(shè)。由于高職院校檔案工作的重點(diǎn)是對(duì)文書(shū)、教學(xué)、基建、學(xué)生等檔案的管理，高校檔案工作的經(jīng)費(fèi)大部分用于學(xué)校檔案的建設(shè)與開(kāi)發(fā)，所以目前很多高校在學(xué)校檔案管理方面都已實(shí)行了檔案信息化管理，有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施和專用的軟件系統(tǒng)，采用了計(jì)算機(jī)、縮微、光盤(pán)、多媒體等技術(shù)。而作為國(guó)家檔案的重要組成部分的高校人事檔案卻因?yàn)榻?jīng)費(fèi)缺乏而投入不足，影響了信息化建設(shè)。高職院校大多數(shù)人事檔案室都存在保管條件差，工作場(chǎng)所不足，庫(kù)房條件簡(jiǎn)陋，硬件設(shè)施落后等現(xiàn)象。有的沒(méi)有專用的人事檔案室，辦公室與存放人事檔案的場(chǎng)所合二為一，檔案信息化程度幾乎為零。

（三）人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)落后，科學(xué)管理程度差

管理人員中有的為兼職管理，人員素質(zhì)參差不齊，缺乏素質(zhì)高技術(shù)強(qiáng)的管理人員等原因造成的，即使有專職人員，但職稱、學(xué)歷層次低，檔案管理專業(yè)畢業(yè)的極少。無(wú)論兼職或是專職檔案管理人員，接受檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的不多，缺乏檔案管理的基本理論知識(shí)，基本技能的掌握也少。有的甚至不會(huì)用電腦，更無(wú)法開(kāi)展信息咨詢、網(wǎng)絡(luò)檢索等服務(wù)；有的不會(huì)使用掃描儀、復(fù)印機(jī)等儀器設(shè)備，難以制作電子檔案。

二、高職院校人事檔案信息化建設(shè)的迫切性

高職院校檔案信息化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的需要，社會(huì)信息化水平的高低在一定程度上已成為衡量一個(gè)國(guó)家或地區(qū)現(xiàn)代化程度的重要標(biāo)志。檔案是立檔單位為適應(yīng)日常工作需要而依法建立的反映個(gè)人和綜合管理信息的具有保存價(jià)值的文件與材料。檔案反映歷史活動(dòng)的原始記載，是國(guó)家重要的信息資源庫(kù)。為了適應(yīng)國(guó)家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，實(shí)施信息化建設(shè)和管理便成為高校檔案工作開(kāi)展的一項(xiàng)具體舉措。

三、高職人事檔案信息化建設(shè)的對(duì)策和措施

（一）規(guī)范高職人事檔案管理體制，統(tǒng)一高職人事檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

做好檔案各項(xiàng)工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)是人事檔案信息化管理的重要內(nèi)容但由于歷史、社會(huì)等種種因素，檔案館藏的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)不相統(tǒng)一，材料收集整理立卷等質(zhì)量不高，人事檔案的信息自動(dòng)化管理暫無(wú)可依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)執(zhí)行的章程這些因素制約了檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）提高管理檔案人員素質(zhì)水平，積極開(kāi)展科學(xué)研究

高職院校人事檔案的信息化管理如何更快更準(zhǔn)的實(shí)現(xiàn)，其關(guān)鍵在人的管理首先要有具有現(xiàn)代化技術(shù)管理水平和思想意識(shí)的人，管理人員不僅要有較高的知識(shí)層次還要有科學(xué)的技術(shù)水平，不能僅會(huì)一般的計(jì)算機(jī)操作就得已滿足當(dāng)前，許多高校人事檔案部門(mén)幾乎都缺乏現(xiàn)代化技術(shù)過(guò)硬的人才。隨著社會(huì)信息化的迅速發(fā)展，用戶對(duì)高校檔案管理利用提出了高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，傳統(tǒng)的服務(wù)方式無(wú)法滿足用戶的需求，而檔案信息化管理能夠解決用戶的需求，加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)也是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的必備途徑，培養(yǎng)一支適應(yīng)信息時(shí)代要求的檔案隊(duì)伍，通過(guò)經(jīng)常舉辦人事檔案知識(shí)技能管理培訓(xùn)業(yè)務(wù)，不斷增強(qiáng)檔案人員的工作責(zé)任心，檔案人員既是檔案信息的管理者，又是檔案信息利用的咨詢者。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視對(duì)高校人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)非常重要，若領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)弱，那么對(duì)檔案的重視程度也很低，若領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)強(qiáng)，其所在單位的檔案管理工作就好，這是能否做好人事檔案工作的重要因素之一，在人事檔案管理的實(shí)際工作中，許多高校因?yàn)槠浞止茴I(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案業(yè)務(wù)的不重視，致使人事檔案人員素質(zhì)較低，業(yè)務(wù)能力不高，人事檔案專用庫(kù)房及設(shè)備等落后，現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備缺乏，而檔案管理者的更未參加過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)進(jìn)修等學(xué)習(xí)。

高職院校人事檔案信息化是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。加強(qiáng)信息化人事檔案管理，提高其質(zhì)量和效率，是一項(xiàng)艱巨、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，任務(wù)之繁重，學(xué)校只有不斷發(fā)現(xiàn)自我、創(chuàng)新自我才能在管理上下工夫、上手段、要水平，才能更好地為高校事業(yè)發(fā)展發(fā)揮應(yīng)有的作用。實(shí)施高職人事檔案信息化管理，為人事工作提供了更好的數(shù)據(jù)平臺(tái)。作為檔案管理人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，為高職院校人事檔案管理工作做出更大貢獻(xiàn)。

1.黃偉.高校人事檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題及對(duì)策[J].賀州學(xué)院學(xué)報(bào)，2011年06期

2.趙妍.檔案信息電子化問(wèn)題研究[J].黑龍江檔案，2013年06期