試論基于網絡環境下的高校檔案工作

陳 艷

（1.寧夏大學土木與水利工程學院 寧夏 銀川 750021；2.旱區現代農業水資源高效利用教育部工程中心 寧夏 銀川 750021；3.寧夏節水灌溉與水資源調控工程技術研究中心 寧夏 銀川 750021）

試論基于網絡環境下的高校檔案工作

陳 艷

（1.寧夏大學土木與水利工程學院 寧夏 銀川 750021；2.旱區現代農業水資源高效利用教育部工程中心 寧夏 銀川 750021；3.寧夏節水灌溉與水資源調控工程技術研究中心 寧夏 銀川 750021）

高校的檔案工作無可厚非地對學校的生存和發展都具有極其重要的作用。隨著信息技術的進一步發展，網絡環境下的檔案工作日漸顯示出其方便、快捷的特性。然而在其發展的過程中也面臨諸多挑戰，還有待進一步提高。本文就網絡環境下的高校檔案作出簡要分析，以期為高校檔案工作的順利開展提供參考性意見。

網絡環境；高校檔案；面臨挑戰；有待優化

隨著計算機應用范圍的進一步擴大，網絡在高校檔案工作中發揮的作用也越發明顯。傳統的高校檔案工作基本上完全由人工完成，自動化水平相當低。高校的檔案工作實則也是一項十分繁雜的任務，人工完成的過程中難免會出現之多問題。其中，高校檔案相關工作人員的工作素質就是值得著重考慮的一個方面。缺乏專業性人才以及對此項工作重要性的認識不足等諸多原因，導致目前在網絡環境下高校檔案工作面臨工作效率低等現狀。

1.檔案工作對高校發展的重要作用

高校的檔案工作并不是為了應付相關檢查而做的表面文章，高校在其生存和發展的過程中如果將本校的檔案加以充分地利用，必定對其進一步的發展起到促進作用。

1.1 高校檔案是教學及科研的主要依據

正如其他單位的檔案一樣，高校的檔案中同樣記載著高校發展歷程中不可磨滅的點點滴滴。大到建校、治校以及發展學校的種種黨政管理及教學改革的政策，高校中必不可少的科研課題項目，小到各學期教學進度的安排、教師任課情況的調整、典型教案、各學期考試的統計報表、個別學科形成的錄音影像等等都已紙質或電子版的形式存檔于高校檔案中。高校的發展歷史需要這些檔案的佐證，而高校的教學及科研要想取得進一步的發展，也要對前期所取得的成果給予充分認識，在充分參考、分析歷史資料的基礎上對其進一步的發展規劃作出調整，因此，高校檔案對其生存命脈——教學及科研具有十分重要的價值。

1.2 高校檔案是未來發展的重要參考依據

高校不同于其他企事業單位，它是我國重要的知識集散地，是高科技人才、技術等云集的單位。因此，高校的檔案較之其他單位的檔案來說涵蓋了科學、技術、文化等諸多方面的內容。傳統的高校檔案管理主要以收集、整理學校資料為主，走的是“檔案收集”之路，而隨著高校的進一步的發展，廣大教職工越發認識到檔案的重要性，并試圖將原初的、單純的“檔案收集”向“檔案利用”邁進，也就是說高校的檔案不再是塵封已久的過時文書，而是將其與高校發展同步，高校參考檔案來發展、檔案依托高校的進一步發展而充實自身。高校可充分利用原有檔案預測學校各部門的工作所需。當高校領導面臨學校發展中的重要決策時，檔案也是最重要的參考性資料。

2.高校檔案工作面臨的挑戰

隨著科學技術的迅猛發展，信息技術如雨后春筍般在各行各業中生根、發芽。當然，檔案管理也不例外，它使得檔案管理及信息資源發生了前所未有的變化，致使檔案工作的整個流程及工作內容前后出現巨大的差異。

2.1 信息資源由紙質書面文字向數字化、智能化、自動化邁進

傳統的檔案管理工作大多采用卷宗的方式，每一項工作都由紙質的書面形式加以記載、保存，這種保存方式面臨諸多問題，例如，紙質資料如何保存的問題、可存放時間長短的問題、如若需要翻閱資料的問題等。擺在面前的諸多問題使得檔案資料對一種新的、科技便捷的存放方式的渴求。隨著信息技術的發展，這些問題迎刃而解。數字編碼形式的網絡環境中，高校的檔案資源得到了更加充分的利用，更使得隨時隨地調取檔案資料成為可能。各高校信息平臺的建立，使得檔案以電子文件的形式建立以后，可以通過網絡進行傳輸、實現資源共享。同時檔案資料整理后可立即傳輸給相關部門進行存檔工作，免去中間諸多瑣碎環節，使檔案工作的效率有了大大的提高。

2.2 檔案由“檔案收集保存”轉向“檔案充分利用”

傳統的高校檔案工作僅限于單純的收集及保存學校發展中的相關資料，如學校的科研課題、重要的學術性講座等等，紙質資料固有的性質致使檔案自歸檔后就注定了會被封存起來，因此，利用率極低。而網絡環境下的檔案使得這一局面有了重大的改變。高校的檔案以信息平臺的形式呈現在廣大師生面前，因此，這也方便了師生們第一時間獲取所需檔案資料成為可能。同時，各大高校也在網絡環境下的檔案管理中獲利，因為傳統的檔案管理都是各自封閉的檔案管理模式，各自發展中的檔案信息永久性地沉寂于檔案館中，但信息平臺上的資源使資源共享成為可能，高校間可相互借鑒，取長補短，共同進步。

3.網絡環境下的高校檔案有待優化

3.1 加大基礎性建設的投入

隨著高校檔案管理中信息化進程的邁進，必須要使其基礎設施與高速發展的信息技術相適應。高校檔案部門應及時加大對設備的投入，加快更新步伐，利用先進的計算機軟件和硬件設備系統,提高硬件系統的建設和發展水平。同時，不能摒棄紙質檔案資料的管理工作，要使得紙質資料與電子資料同步進行，因為電子資料雖然方便、快捷、儲存量大，但同時面臨易被竊取、易丟失等弊端。另外，要特別重視電子形式資料的保存、歸檔，將學校各類檔案信息分門別類地存儲，這樣既利于迅速查找信息，又使得整個檔案工作有條不紊地一步步開展。

4.總結

隨著網絡時代的到來，各行各業都大跨步地向信息化邁進，高校的檔案管理工作也不例外。要使得高校的檔案工作順利開展，我們就需要從當前現代化信息時代的發展趨勢出發，改革并完善網路環境下的高校檔案管理工作，使其在高校的發展進程中發揮正能量。

[1]董陽.淺析數字化校園建設中的檔案數字化工作[J].檔案天地，2010.

教育部“長江學者和創新團隊發展計劃”創新團隊項目（IRT1067）