電子檔案的管理和應用

張 妍

（棗莊市中醫醫院 山東 棗莊 277100）

電子檔案的管理和應用

張 妍

（棗莊市中醫醫院 山東 棗莊 277100）

計算機技術和信息技術等現代媒介已經深入到我們生活和工作的角角落落，紙質檔案材料的存儲方式越來越多樣化，許多存檔單位將電子化儲存形式作為第一選擇。但是在傳統與現代管理方式上各有所長，雖然電子檔案在管理和應用上具有傳統形式不可比擬的優勢，但是存在的風險也是不可忽視的。尤其需要管理人員加強學習，提高業務水平，做好電子檔案管理工作。

電子檔案；管理；應用

計算機技術和信息技術等現代媒介已經深入到我們生活和工作的角角落落，紙質檔案材料的存儲方式越來越多樣化，許多存檔單位將電子化儲存形式作為第一選擇。但是在傳統與現代管理方式上各有所長，雖然電子檔案在管理和應用上具有傳統形式不可比擬的優勢，但是存在的風險也是不可忽視的。尤其需要管理人員加強學習，提高業務水平，做好電子檔案管理工作。

一、電子檔案的特點和優勢

電子檔案是按照檔案管理規范有目的地保存起來的具有參考憑證價值的、包含背景信息的、采用一定的形式封裝起來的電子文件。與傳統檔案儲存形式相比較，主要有以下兩個特點：

（一）對設備和技術等材質的依賴性。電子檔案主要是以某種電子設備作為載體，通過具體技術將紙質檔案材料內容轉換成一定的語音、視頻、音頻形式儲存在磁盤、光盤等存儲設備上，在需要使用時進行相應的操作轉化，輸出為需要的形式。電子檔案由于載體材質的特定性，使得電子檔案的管理和利用基本依賴于計算機等電子設備，對計算機的配置要求以及操作人員的操作能力都提出了相當的要求。

（二）受時空限制小。由于電子檔案存儲所需的載體體積小、存量大，占用空間小，得電子檔案可以把所有信息一并存儲在一個載體上，只要保存得當，電子檔案可以利用互聯網等現代技術實現異地傳輸，不受制于時空的限制，有利于實現資源共享，提高辦公效率。

（三）加強電子檔案管理，有利于提高辦公效率。針對電子檔案易于存儲、攜帶便捷、易于編輯、傳輸迅速等優點，提高電子檔案管理，可以節省很大的人力、物力、財力，大大提高辦公高效率。

（四）加強電子檔案管理，有利于推動檔案信息化建設。電子檔案管理工作對管理者的綜合素質提出了更高的要求。

二、電子檔案管理和應用中存在的問題

（一）安全性不能完全保證。由于電子形式材料的輸出和輸入方式簡單方便，可以重復利用，因此，電子文件的內容可以被輕易的篡改，甚至被惡意盜取、銷毀，這使電子檔案的原始性和完整性受到嚴重挑戰。

（二）載體材質影響完整性。由于電子檔案的載體多數是光盤、移動硬盤、磁盤等，這類載體受人為因素影響表較大，因載體丟失、失誤操作等可能會造成電子檔案信息丟失并不可修復。

（三）電子檔案非常容易受到黑客和病毒的侵犯，輕則導致信息被篡改和竊取，重則會使信息全部丟失，且由于病毒種類繁多，更新速度很快，因此必須時刻警惕這些潛在的威脅，保證電子檔案運行環境的安全。

（四）電子設備配置、電子檔案管理者的能力都會影響電子檔案的管理和應用。

三、電子檔案管理和應用的措施

（一）加強規章制度建設。電子檔案管理部門要根據《檔案法》等法律法規要求，制定科學完善的電子檔案歸檔標準和管理制度，使檔案工作者在收集、整理、歸檔、移交、利用和統計的時候有章可循，提高檔案管理者的綜合素質，尤其是政治意識和責任心。

（二）加大硬件投入。電子技術日新月異，計算機、存儲設備等技術更新非常迅速，要保證資金和技術支持，以使電子檔案管理工作與時俱進。另外，一定要做好安全保密工作，因為檔案信息涉及到大量私密材料，一旦泄露或丟失將會對個人和單位造成災難性損失。

（三）做好安全工作，一方面要維護網絡安全，防止電子檔案被非法竊取和篡改。另一方面要加強管理人員安全防范意識，特別是在目前形勢下，信息已經成為個體之間最具價值的財富，個別集團或國家以巨大的利益誘惑檔案管理者、竊取重要機密，因此，作為電子檔案的管理者，如意志不堅定，很容易被利用，使個人或國家蒙受損失，必須從思想到行動上加強對檔案管理工作人員的管理，從技術上確保檔案管理工作的安全性，達到既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效的保護。

（四）做好電子檔案材料安全防護。要根據電子檔案的公開情況和保密級別，區別制定相應的管理制度來保障材料的安全。比如對于已經完全開放的電子檔案，可以在驗證使用者身份后，允許其直接拷貝利用；而對于一些保密性較高的材料，一定要制定多重保密措施，嚴防電子檔案被隨意修改、復制。

五.結語

目前我國的電子檔案管理和應用工作已經取得了很大進步，在不斷完善和進步中，但是做好檔案管理工作仍是一項長期而艱巨的任務。電子檔案管理和應用需要在嚴謹的規章制度下，高水平地執行每一步程序，只有不斷完善和創新，才能促進方案事業的發展。

[1]陳兆祦，和寶榮，王英瑋：《檔案管理學基礎》，中國人民大學出版社，2009年，北京。

[2]徐建龍，《電子檔案特點淺談》，檔案天地，2001年第2期

[3]趙燦，淺談對于電子檔案管理工作的幾點思考，黑河學刊，2009年03期