全流程動態(tài)化醫(yī)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用

曹 燕

全流程動態(tài)化醫(yī)院固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用

曹 燕①②

目的：研究探討實現(xiàn)固定資產(chǎn)尤其是醫(yī)療設(shè)備高效、全面及深入的全生命周期數(shù)字化管理。方法：通過分析固定資產(chǎn)管理各階段發(fā)展歷程，并根據(jù)現(xiàn)有系統(tǒng)中存在的問題，以及實際工作需求和發(fā)展方向進行全流程動態(tài)化固定資產(chǎn)管理的總體流程設(shè)計。結(jié)果：建立了基于全流程動態(tài)化固定資產(chǎn)管理理念的第三版管理系統(tǒng)。結(jié)論：全流程動態(tài)化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的建立，可實現(xiàn)全生命周期覆蓋、全職能部門參與及實時查詢工作步驟、進度等功能，對提高醫(yī)院工作效率、醫(yī)療質(zhì)量以及提升醫(yī)院整體管理水平具有重要意義。

固定資產(chǎn)；醫(yī)療設(shè)備；生命周期；數(shù)字化

[First-author’s address] 1.University of Shanghai for Science and Technology, School of Medical Instrument and Food Engineering, Shanghai 200093, China. 2.Department of Equipments, HuaShan Hospital, Shanghai 200040, China.

醫(yī)院固定資產(chǎn)，尤其是醫(yī)療設(shè)備的現(xiàn)代化管理是醫(yī)院現(xiàn)代化程度的重要標志，是決定醫(yī)療、教學及科研工作質(zhì)量的基本要素，是不斷提高醫(yī)學科學技術(shù)水平的基本條件，因此作為時代趨勢的數(shù)字化管理將是固定資產(chǎn)管理的發(fā)展方向[1]。然而，目前仍有部分醫(yī)院固定資產(chǎn)發(fā)展不受重視，長期注重進銷存管理，使用范圍受到局限，致使固定資產(chǎn)管理數(shù)字化發(fā)展緩慢。為了讓醫(yī)療設(shè)備數(shù)字化管理更好地服務(wù)于醫(yī)療、教學及科研，進一步提高固定資產(chǎn)管理的效率，本研究探討實現(xiàn)固定資產(chǎn)，尤其是醫(yī)療設(shè)備更高效、全面及深入的全生命周期的數(shù)字化管理。

1 固定資產(chǎn)管理的地位與現(xiàn)狀

在醫(yī)院的醫(yī)療系統(tǒng)中，數(shù)字化信息管理普及使用的內(nèi)容有醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system， HIS)、影像歸檔及傳輸系統(tǒng)(picture archiving and communication systems，PACS)。HIS發(fā)展于20世紀60年代，PACS提出于80年代，進入我國近20余年，國內(nèi)已有數(shù)百家公司為醫(yī)院的HIS提供產(chǎn)品和服務(wù)，產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速、成熟，已成為醫(yī)院現(xiàn)代化的重要特征之一，為臨床、醫(yī)技部門提供了極大的便利[2-3]。但在醫(yī)院數(shù)字化建設(shè)中對于醫(yī)院物資運作的重要內(nèi)容，其信息管理系統(tǒng)較少涉及，導致固定資產(chǎn)管理的數(shù)字化進程發(fā)展受限[4-5]。

2 固定資產(chǎn)管理數(shù)字化發(fā)展歷程

2.1 手工記賬階段

20世紀70～90年代，醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理人員依靠手工進行出入庫單據(jù)制作和臺賬記錄，設(shè)備信息登記內(nèi)容為設(shè)備名稱、型號、價格及科室狀態(tài)等。在設(shè)備狀態(tài)有變動(如轉(zhuǎn)移科室或者報廢)時，使用紅筆在該條記錄上進行手工修改，導致設(shè)備資料存檔簡單，查詢困難。

2.2 第一版固定資產(chǎn)管理軟件階段

隨著20世紀末電腦的逐漸普及，醫(yī)院在20世紀90年代末開始運用電腦，使用一款以O(shè)ffice的Access作為開發(fā)平臺的單機版固定資產(chǎn)管理軟件。該軟件完全按照原本的手工記賬思路設(shè)計 只能完成入庫、出庫等工作，稱為第一版固定資產(chǎn)管理軟件。

2.3 第二版固定資產(chǎn)管理軟件階段

現(xiàn)代醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備正朝著“高、精、尖、多”的方向發(fā)展，其相應(yīng)的管理要求也日益嚴苛，第一版軟件凸顯進銷存財務(wù)管理的弊端，與現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備管理需求不相適應(yīng)，因此在2008年設(shè)計新的流程，并以此開發(fā)第二版固定資產(chǎn)管理軟件[6](如圖1所示)。

圖1 第二版固定資產(chǎn)管理軟件設(shè)計流程框圖

該軟件實現(xiàn)了條形碼設(shè)備標簽的生成。由系統(tǒng)軟件生成打印屬于設(shè)備的條形碼標簽，“一物一碼”，條碼用于清點器掃描識別，文字信息用于人工辨認；擴充了臺帳中后期管理內(nèi)容，包括設(shè)備的驗收、培訓、維護保養(yǎng)以及維修等內(nèi)容[7-8]。

3 固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用

第二版軟件經(jīng)過一段時間使用過后，發(fā)現(xiàn)其具有下述不足：①非全流程系統(tǒng)，即只包含設(shè)備管理部門的工作內(nèi)容；②靜態(tài)管理，針對的是設(shè)備靜止信息，如購置情況、價格及技術(shù)資料等，未體現(xiàn)整個工作動作始末[9]。這種狀態(tài)使得各項工作的效率統(tǒng)計無數(shù)據(jù)依據(jù)，使得設(shè)備管理部門與臨床科室、審批部門存在信息的斷層，又因系統(tǒng)只有結(jié)果，容易在登記時無法找到匹配設(shè)備，進行追溯又往往信息不足無功而返，這種情況在維修和計量上尤其明顯，導致有信息卻不得填，造成信息的浪費。因此，引入現(xiàn)代化物流管理思路的第三版固定資產(chǎn)管理軟件已經(jīng)勢在必行。從整體管理需求出發(fā)重新構(gòu)建新的固定資產(chǎn)管理平臺，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的全流程動態(tài)化管理，從而全面推動醫(yī)院的綜合服務(wù)發(fā)展，創(chuàng)造最佳的技術(shù)、經(jīng)濟及社會效益[10]。

3.1 第三版固定資產(chǎn)管理軟件概念

固定資產(chǎn)的全流程動態(tài)化管理，即固定資產(chǎn)從部門申請到多級審批，再到購置、驗收、建檔立案、維修保養(yǎng)、質(zhì)量控制以及計量檢定等設(shè)備臺帳管理直至報廢管理等臺帳管理工作，直至最終報廢的整個生命周期均可在管理平臺顯現(xiàn)；同時讓設(shè)備管理部門、臨床使用部門、院內(nèi)審批部門以及供應(yīng)商等固定資產(chǎn)管理相關(guān)者均可參與到管理平臺中，不僅能夠完成在全流程中所負責的工作，還能夠在線申請、全程實時查詢等，以保證醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備管理的科學化、精細化和規(guī)范化，從而提高設(shè)備的完好率和使用率，最大限度發(fā)揮設(shè)備的社會效益和經(jīng)濟效益[11-13]。

3.2 軟件流程設(shè)計

該軟件流程基本涵蓋了整個固定資產(chǎn)管理的全過程及全部門，并以此為基礎(chǔ)，實現(xiàn)了對設(shè)備從申請采購到審批報廢全過程的監(jiān)控和管理[14-15]。本研究開發(fā)的軟件綜合了實際需求，為滿足所有功能的實現(xiàn)，選用Oracle作為后臺數(shù)據(jù)庫，.NET作為開發(fā)平臺，IIS網(wǎng)頁作為前臺展現(xiàn)開發(fā)出第三版固定資產(chǎn)管理軟件，即全流程動態(tài)化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)。設(shè)計開發(fā)的全流程動態(tài)化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)流程如圖2所示。

圖2 全流程動態(tài)化固定資產(chǎn)管理總體流程框圖

3.3 軟件功能實現(xiàn)

(1)從科室申購到審批、招標、合同、設(shè)備入出庫、安裝、維修以及轉(zhuǎn)移，直至報廢結(jié)束的固定資產(chǎn)全生命周期的動態(tài)管理。

(2)實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的全覆蓋，管理范圍包括醫(yī)療設(shè)備、一般設(shè)備、土地房屋、交通工具、辦公用品以及無形資產(chǎn)等實物和非實物資產(chǎn)。

(3)實現(xiàn)在線審批。支持審批同意、審批不同意及返回二次修改等功能。醫(yī)院制度嚴明，審批繁瑣，在線審批對下幫助申請部門了解實時審批動態(tài)，減少對設(shè)備管理部門工作效率低的誤解，對上幫助領(lǐng)導直觀了解審批全態(tài)，包括審批速度，審批總量和明細以及下級工作效率等。

(4)供應(yīng)商平臺的建立。供應(yīng)商可在平臺內(nèi)進行合同查詢，完成廠家自身證照上傳修改，可以進行安裝驗收報告的登記和資料圖片的上傳。實現(xiàn)了與資產(chǎn)管理部門的協(xié)同工作，便于醫(yī)院審核資質(zhì)，流程清晰，信息透明，效率提高。

(5)提供科室資產(chǎn)管理平臺，實現(xiàn)臨床科室實時臺賬查詢、審批流程查詢、在線設(shè)備申購，網(wǎng)上報修、轉(zhuǎn)移及報廢申請等，使用科室與設(shè)備管理部門能各司其職，而實時動態(tài)查詢則能加強使用科室的固定資產(chǎn)管理。

(6)實現(xiàn)在線維修申請、審批、維修響應(yīng)及結(jié)果確認，規(guī)范并完善了維修流程，并提供設(shè)備PM實施、故障原因分析等數(shù)據(jù)。

(7)完善預防性維護、巡檢及計量等質(zhì)量管理體系，增加自動提前及時地報警提醒功能，而質(zhì)量管理通過對登記的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)可以進行分析比較，及時發(fā)現(xiàn)、反饋存在的事故隱患與危險因素，以便盡早采取預防性措施使風險降到最低，確保設(shè)備安全穩(wěn)定運行。

(8)借助條碼識別(二維碼)、物聯(lián)網(wǎng)并結(jié)合移動短信平臺，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備維修、PM執(zhí)行、資產(chǎn)清查的PDA現(xiàn)場移動工作，以及監(jiān)護儀、病床及輪椅等公用移動資產(chǎn)的實時定位和監(jiān)控管理。

(9)支持新會計制度的各項管理要求，按照平均折舊法實現(xiàn)所有資產(chǎn)的折舊與成本核算。

4 結(jié)論

醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，尤其是醫(yī)療設(shè)備的管理是一項復雜而艱巨的系統(tǒng)工程，全流程動態(tài)化固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)能夠幫助科學規(guī)范的實現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的數(shù)字化，減少工作中的漏洞，并很大程度上提升相關(guān)的管理水平，控制醫(yī)院管理成本浪費發(fā)生[16]。然而，第三版固定資產(chǎn)管理軟件的完成不可能是一蹴而就，系統(tǒng)的穩(wěn)定性和功能控制等方面尚存許多需要磨合之處。本研究將會陸續(xù)進行修正改進，使全流程動態(tài)化管理更好的為醫(yī)院服務(wù)，實現(xiàn)醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的現(xiàn)代化可持續(xù)發(fā)展。

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Development and application of the whole process of dynamic hospital fixed asset management system

CAO Yan
China Medical Equipment,2015,12(6):40-42.

Objective: To achieve the fixed assets, in particular medical devices more efficient, comprehensive, in-depth digital lifecycle management. Methods: By analyzing the various stages of the development of fixed asset management process, and make the whole process of the overall process design dynamic fixed assets management system based on the existing problems and the actual job requirements and future directions. Results: The establishment of a management system based on the third edition of the whole process of dynamic fixed asset management concepts. Conclusion: The whole process of dynamic fixed assets management system to achieve full life-cycle coverage, all departments involved in, real progress can be found working the steps and other functions, improve work efficiency and quality of care, improve the overall management of the hospital.

Fixed assets; Medical devices; Life cycle; Digitizing

曹燕,女,(1984- ),碩士研究生，工程師。上海理工大學醫(yī)療器械與食品學院，復旦大學附屬華山醫(yī)院裝備科，研究方向：生物醫(yī)學工程。

1672-8270(2015)06-0040-03

R197.324

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.06.013

2015-02-06

①上海理工大學醫(yī)療器械與食品學院 上海 200093

②復旦大學附屬華山醫(yī)院裝備科 上海 200040