新時期工程檔案管理的信息化實踐與思考

丁杰

復旦大學附屬眼耳鼻喉科醫院 200031

新時期工程檔案管理的信息化實踐與思考

丁杰

復旦大學附屬眼耳鼻喉科醫院 200031

隨著社會信息化的發展，工程檔案信息化建設成了新時期發展的一大趨勢。檔案管理人員必須應用信息化手段，提高工作效率，確保工程檔案完成的及時性和完整性，以更好地為工程建設工作服務。本文詳細討論了工程檔案管理的重要意義及發展問題，并提出了幾點建議，希望可以更有效地指導檔案管理。

工程檔案管理工作；檔案管理人員；信息化

一、新時期工程檔案管理信息化建設的重要性

（一）工程檔案管理信息化建設有利于提高工程檔案管理水平

中國的工程檔案管理方面存在諸多問題，最重要的表現就是管理水平欠缺，而信息化建設可以使工程檔案管理更為科學化和規范化。管理員可以使用計算機、互聯網、云存儲等高新技術對檔案進行存儲，這樣不僅可以保障工程材料的完整性，還能夠深度開發工程信息，拓寬工程檔案的管理范圍，信息化技術的引入使用，可以大大提高工程檔案管理的工作效率水平。

（二）工程檔案管理信息化建設有利于實現工程檔案資源共享

受管理水平制約，我國至今未能形成工程檔案資源共建、共享、公用的運行體系，因此，加速信息化建設是目前工程檔案管理工作的重要任務。開發全國通用的工程信息化管理軟件是實現工程檔案資料共享的有效途徑之一。信息化管理軟件可以使工程檔案信息有效開發，并大大提升這些資料信息的利用效率。尤其是全國范圍內的工程檔案資料整合，成功打破了“紙質化”檔案管理的局限性，更方便了檔案資料的搜集、整理和分析工作，使工程檔案得到更有效的利用。

（三）工程檔案管理信息化建設有利于促進建設工程行業發展

工程檔案集結了全國建設工程的所有材料，除了紙質性文件，還包含了很多圖片、視頻和音頻類文件，如不能實現信息化發展，工程檔案管理工作就會大受限制。只有對全國工程檔案文件進行完整存儲，才能夠為當下建設工程的發展現狀、技術進展進行跟蹤研究提供條件，促進我國建設工程行業快速發展。

二、新時期工程檔案管理信息化建設的問題

（一）工程檔案管理人員工作責任感不強

第一，工程建設完工之后，很多施工單位僅保存自認為“有用”的竣工驗收證書和竣工圖等資料，工程檔案存檔完全依靠城建單位去完成；第二，工程檔案管理人員工作責任感不強還表現在檔案管理意識的欠缺上，管理過程中缺乏現代化高新技術的應用，也沒有智能化的信息系統；第三，由于工程項目數量和種類較多，很多單位并沒有為中小型工程項目設置管理員。大部分檔案材料管理工作都是為了應付工程質量檢查而開展的面子工程，這也是工程材料丟失的重要原因。

（二）工程檔案管理人員專業水平不夠

由于高校專業課程的開設問題，目前我國從事工程檔案管理工作的專業人才極度匱乏。信息管理方面的人才在接觸工程檔案工作初期，也往往遭遇諸多難題，無法勝任。而已經在職的工程檔案管理人員，在專業水平上大有欠缺。如，文件資料編排不科學，造成查閱困難；不會使用信息化工具，工作效率低；資料編排以文字為主，缺少圖片、音頻、視頻等可信性材料；很多材料整理為了完成任務而隨意填充，缺乏記錄的真實性。

工程單位在人才的聘請上，通常以技術類人才為主，而檔案管理人才明顯缺乏，一些中小型工程項目甚至聘用兼職人員，導致工程檔案管理工作在后期檢查中暴露很多問題。

三、新時期工程檔案管理信息化的實踐路徑

（一）強化信息化管理意識

長久以來，很多單位對檔案管理工作意識缺乏，認為檔案工作并不能為公司帶來收益，只要簡單保管，不丟失泄密、可以應付工程質量檢查就可以，更沒有把檔案的信息化建設工作提上日程。在一些基層單位，很多檔案管理職位都采用兼任制度，且人員頻繁調換，檔案管理人員缺乏系統的理論知識學習和信息化管理操作技能。隨著社會信息化的高速發展，這些傳統觀念已經無法適應現代化檔案管理工作的要求，必須轉變意識，加快檔案管理工作信息化進程，搭建設施完備、體制優越、信息化水平高的工程檔案事業體系。

（二）構建信息化保障制度

檔案管理信息化工作是工程現代化建設的重要任務，必須納入年度考評指標當中，在工程檔案資料搜集、整理、保存工作上采取管理責任制，利用制度有效推動工程檔案管理的信息化進程。目前，很多工程企業檔案管理制度落后，根本無法達到檔案管理完整性、真實性、安全性的要求，檔案信息化保障制度亟需建立，同時，還要與時俱進，定期對制度進行梳理補漏，永葆檔案制度的生命力。

（三）實現檔案網絡化管理

使用高新技術對檔案信息進行存儲管理是檔案網絡化管理的必經之路，主要表現在以下幾個方面：第一，完善網絡信息工作的硬件儲備，比如計算機、掃描儀、服務器、光盤等存儲設備；第二，開發全國通用型的信息管理軟件，將檔案管理與辦公室智能化系統相結合；第三，建設包含文字材料、圖像材料、音頻材料和視頻材料的多媒體工程檔案數據庫；第四，用技術手段對檔案材料進行安全保護，并保障軟硬件的安全順暢運行。

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