淺談電子文件與數字化檔案的管理目標

王瑩

哈爾濱市文學藝術界聯合會

淺談電子文件與數字化檔案的管理目標

王瑩

哈爾濱市文學藝術界聯合會

隨著科技進步和互聯網的發展，電子文件逐漸取代了傳統紙質文件，這就使得傳統的檔案管理方法出現了新的變化，對檔案管理人員的挑戰也越來越大。與此同時，由于電子文件保存具有不穩定性，就需要檔案管理者在管理電子文件時注意到其特殊性，并力圖保證電子文檔保存過程中的保真性、圓滿性、易讀性和安全性，這也是電子文件存檔是應該達到的目標。

電子文件；保存管理；方法及目標

電子文件與紙質文件有異有同，電子文件具有同后者一樣承載各類信息的能力，但是其承載量早已超越后者。數字化檔案是運用現代科技技術進行檔案信息管理的技術，所謂的現代科技技術包括計算機技術、掃描技術、網絡存儲技術等。人們經常利用這些技術將紙質文件轉換為電子文件以便存儲，而且更重要的是，現代科技技術可以將帶電子文件以更方便的方式建立信息庫，為社會更方便的使用資源提供了方便。保存電子文件要注意以下幾個方面的：

一、保真性

我們經常使用的電子文件大都是通過對紙質文件的掃描得來的，在這個過程中，電子文件可以保證其內容、邏輯結構和背景信息的真實性，而且不會因為文件傳輸、存儲、遷移而發生內容的增損。人們利用這些具有真實性的文件可以很好地還原歷史，回復事物本來的面貌，當然，值得肯定的是，電子文檔的真實性還能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。雖然相對于傳統的紙質文檔的管理，電子文件比較難以保證其真實有效性。這就對管理者提出了較高的要求，他們必須采取一切安全可靠的方式來實現電子文檔的可靠性。例如通過建立可靠的識別系統來限定接觸電子文件的操作者，以及開啟操作日志控制管理；等等。管理者在管理電子文檔時必須注意的是要時刻關注電子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照紙質歸檔方式對電子文件加以管理，通過管理人員特有的方式進行特別管理，并要求所有管理人員嚴肅對待，加強電子文件的管理力度，嚴格檢查出入歸檔的登記表，以確保電子文件的有效性和原始性。此外，采用邏輯歸檔方式管理文檔時，要嚴格按照已經記錄好的信息記載形式、批準時間等與實際文件相互對比，并利用現代科技對其可靠性進行分析，加強對這類特殊文檔的管理。最后，管理者要對電子文檔的版本審核并歸檔，紙質文檔在最后過程中，管理人員會對其成稿進行分析，圖形文件如果在檢查過程中出現修改，也會將這部分新增的部分與原先的圖形比較一致，再進行存檔；如果管理者所使用的高科技方法相對比較完美，那么我們必須使用電子簽名以及安全控制等技術手段對電子文件檔案進行安全歸置，這樣才能夠做到對電子文件的真實性的有效確認。所以對電子文檔的審核并歸檔也設計版本比較問題。

二、圓滿性

電子文件要想真正實現價值，一種最重要的條件就是保證圓滿性，這是檔案管理工作者必須要學習并掌握的技能。電子文件的圓滿性，即是保持其完整性，要做到這一點，我們需要注意三個方面：第一，要保持電子文檔數量和內容的完整，不應該有缺損，尤其在恢復其原來面貌之后，一定要確保新的電子文件與原來的在內容上有聯系而且沒有訛誤。第二，保證電子文檔內部的各個部分都沒有缺失，保障文檔內部的結構不是割裂的，內容是具有統一性的。第三，要保證電子文件與其上層文件在結構和內容上具有一致性，沒有缺損。依據此前保護紙質文件的經驗，我們可以得知，要想保證電子文件的完整性，最重要的是依靠強有力的法律法規支持，政策上絕對不能松懈，要嚴格改善現有的管理方法，并在此基礎上通過各種技術措施來采集信息與數據，尤其是在管理電子文件的過程中，要依據其具體內容建立行之有效的制度，在此制度的指導下，收集資料定會較之以前事半功倍，從而更有利于保障電子文件的圓滿性。

在處理電子文件保存與運輸的過程中，我們必須對必要信息相關項目制定出嚴格地有規范的要求，并時時根據儲存的變化進行登記。搜集到的背景信息數量肯定是繁多而蕪雜的，更有甚者出現諸如形式上的圖像文字的交叉，所以有必要在規范化管理上有所加強。設計者在設計電子文件系統時，應該充分考慮系統運行過程中自動鏈接相關信息，包括文字信息和圖像信息，即是其存儲在不同的地方，也應該能夠共存于同一系統之中，這就對電子文件系統設計提出很大要求。還應該注意的是保持電子文件原有數據的規范管理，要求每一次歸檔和移交時都應該對元數據進行檢查，以免數據流失。

三、易讀性

電子文件的可讀性是要求文件經過遷移等處理后依然可以為人們識讀、可以以理解的方式輸出，而且對其真實性無損。這一特性是其保存的價值所在，如果遷移之后的文檔不能被繼續閱讀，那么對其接受者來說就沒有任何意義了。電子文件的可讀性要想獲得保證，必須將嚴肅對待堅持到管理的全過程。在整理電子文檔時，應該根據不同電子文件的不同類型分類整理。以及相關法律法規建立行之有效的措施，并使用相應的技術規范保障。整理電子文檔的有關部門應該每年都進行檢查更新，要確保每一份電子文檔的讀取、處理有完備的保護，設備環境更新時要確認新設備可以讀取原來的電子文件，如果不能讀取，要及時對就文檔進行載體轉換工作，同時對原有文檔繼續保存不低于三年。達到保留期后，可以將原有電子文檔清除，重復使用其載體，不可清除的文件應該加密處置。一般情況下，管理人員每兩年要對磁盤進行抽樣機讀檢驗，每四年對關盤進行抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，一旦發現問題，立即處理。相關檔案部門應該將每次抽查結果登記到《歸檔電子文件管理登記表》中。

四、安全性

依據相關法律法規，檔案館需要永久保存檔案，這是為黨和國家的科學文化事業服務的專門機構之一，對于利用檔案資料進行科研工作的部門提供有利條件。我國的檔案館作為國家管理機構，保存有關黨和政府機關資料的部門，有著保存電子文件的責任和義務。所以，有關檔案管理部門必須要確保檔案的安全性。電子文件產生及的基礎是借助于互聯網、電腦、優盤等進行存儲的，但這里也是發生文件丟失的經常之地，由于受到黑客攻擊而引起的數據丟失情況非常多見，管理措施力度不夠致使信息丟失，技術制度的弱點無法保障數據安全等問題層出不窮。管理數據時，不但要嚴格對有害入侵行為的防范，還要加大對認為疏忽的治理，對已發生事故及時補救，從而保證暢通、穩定的保存環境。只有網絡和系統安全了，電子文件才能得到保障。

五、結束語

要想保證檔案安全，還應該注意的是確保庫房的安全，這是保護電子文件的基礎措施，只有加強綜合地系統化地庫房管理才能最大限度地保證庫房的安全。要在充分運用現代科技技術的基礎上保證電子文檔的安全和完整。

[1]董永昌,何嘉蓀主編,電子文件與檔案管理.上海:百家出版社,2001

[2]郭雪琴.淺談電子文件歸檔與電子檔案管理[J].呂梁高等專科學校學報,2010(03)

[3]張健著,電子文件信息安全管理研究,上海世界圖書出版公司 中國出版集團,2012.05,第46頁

[4]王秀文主編；全國中等職業學校文秘專業教材編寫組編.檔案管理基礎[M].北京:高等教育出版社,1996.