電子檔案的管理應注意的幾個環節

閆偉

鶴崗市東山區政府

電子檔案的管理應注意的幾個環節

閆偉

鶴崗市東山區政府

隨著信息社會化的發展，電子文件在日常工作中的不斷應用，檔案工作所具有的信息管理和信息服務屬性日益增強。電子檔案的管理與維護，是一項極其重要而復雜的工作。因此，應充分考慮環境、設備、技術、人員及電子檔案的特點等綜合條件，制定技術方案和工作模式，采取有效措施，確保電子檔案的安全可靠，為利用者提供快捷、安全、完整、有效的信息和服務。如何提高電子檔案的管理水平，筆者認為應從以下幾個環節入手：

1.規范公文制作和控制程序

對形成的新的公文檔案要指定一個終端（專人或部門），各方面的公文檔案經終端審核后統一在網絡上發送，確保各種來源的檔案實現統一的格式和結構，便于規范處理和控制。檔案數據的傳輸交流和使用要本著“規范、先進、實用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴格各環節的管理權限，對文件處理過程中的各類修改信息應予以保留，不可任意進行刪除處理。

2.解決好對所歸檔的電子文件材料進行技術處理問題

從科學技術發展的趨勢來看，新型文件材料的電子歸檔勢在必行。這就要求檔案工作者必須深入到現行文件材料工作領域，對所產生的大量電子文件材料的接收、鑒別乃至歸檔、存儲工作進行實踐和指導，以便保護電子文件材料的原始信息，了解文件材料信息重新組合的來龍去脈，使紙質檔案的形成、積累、鑒別、整理等方面的要求能夠在電子文件檔案之中全部反映出來。要通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件檔案更改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件檔案的原始結構，保證電子文件檔案的可靠性，使之與紙質文件檔案一樣發揮社會效用。

3.嚴格電子檔案的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應當歸檔的電子文件，經過整理確定檔案屬性后，從電子計算機的存儲器或其網絡存儲器上，拷貝或刻錄到可脫機的存儲載體上，以便長期保存的工作過程。不同環境條件產生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計算機網絡系統，按要求轉數據庫或記錄有歸檔的標識即可完成歸檔任務。但以存儲載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認證工作，要與相關的紙質文件結合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應符合下列要求：首先，從歸檔時間上看，文書檔案一般應以一個年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲載體上，以利于今后的反復查閱和利用。對網絡環境下生成的大量的業務電子文件，宜采用備份的方法，進行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺服務器上。其次，從歸檔電子文件的數量看，為確保電子文件的真實性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統一保管，另一套由相關業務部門異地保管。例如，一個工程要形成上千個文件，如果規章制度不健全，執行不嚴格，事必造成反復修改、反復歸檔的現象，輕者造成時間精力的浪費，導致歸檔管理混亂及輸出的產品成為廢品，重者造成工程質量事故和直接經濟損失。所以，必須認真做好歸檔前的各項工作。以CAD電子文件歸檔為例，歸檔人首先要認真填寫電子文件歸檔通知單，內容包括：案卷名稱、卷內文件列表、出圖比例、圖幅尺寸、圖紙張數，必須有工程負責人、室主任、設計人、審核人、經手人簽字，之后在歸檔登記簿上簽字。在提高歸檔質量的同時，緊緊圍繞生產經營進一步完善規章制度，這樣才能又快又好地完成電子文件歸檔前期的各項工作。

4.健全電子檔案管理的檢查審核制度

國務院辦公廳下發的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內容的紙質公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強化，就必須建立相應的核查制度，定期對文書、檔案部門進行管理檢查，重點檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網上傳輸發布的要求等等。

5.電子檔案鑒定環節應明確

電子文件形成后因載體轉換和格式轉換而不斷地改變自身的存在形式，如果沒有相關參照信息證實電子文件的內容是否發生變化，人們便難以確認它的原始性。因此，電子文件的鑒定工作中便多了一項管理內容，即建立電子文件管理的記錄系統。為每一份電子文件從收集開始就要建立必要的記錄制度，記錄其使用和管理情況，從而在其整個過程中，都有真實記錄可供查詢。鑒定在計算機網絡系統上歸檔的電子文件時，可與記錄系統所記載的形成、修改、批準時間等方面對照，依據電子計算機網絡系統的功能來鑒別它的原始性、真實性。鑒定用存儲載體傳遞方法歸檔的電子文件時，要用有無登記、記錄等管理制度來確定它的原始性、真實性。

對電子檔案的鑒定明確要把好“三關”。一是把好入口關，也就是檔案室在接受(收到)電子文件時要檢驗每個文件能否被正常讀出、打開或運行；有無感染計算機病毒；內容是否完整，是否與紙質文件內容相符。二是抓好定期檢查關，即由檔案部門負責對歸檔后的電子文件建立定期檢查的制度，數據類電子文件檢驗能否正常運行。三是把好利用關，即在平時由檔案部門提供給各部門利用的電子文件，一旦發現有文件損壞或感染計算機病毒，應立即對該載體內存儲的所有文件進行檢驗，及時采取措施修復損壞的文件。

6.加強對電子文件保護環節的重視

首先，依靠科技發展從根本上解決，采用數據加密、身份驗證等高新技術手段，控制利用權限和文件利用范圍，確保電子檔案管理系統的信息安全。其次，加強管理，延長電子檔案的使用壽命。電子檔案與紙質檔案在保管上都需有良好的保管條件，在防磁、防有害氣體、防擦劃傷、防塵、防變形以及溫濕度環境等方面，都有較高要求，只有強化管理，才能夠確保信息與載體的完整與安全，延長載體的使用壽命。第三，增加設備投入，保證電子檔案的長期利用。電子檔案在長期保管過程中，須緊跟發展的步伐，實現技術的兼容性和通用性，采用合適的保管格式，以保證電子檔案信息的長期利用。第四，提高防范意識，增強防范能力。防止計算機病毒的入侵，是保證電子檔案安全的關鍵。對文檔需要控制的部分應有嚴格的加密措施并分清權限，防止電腦黑客的侵入和不法分子的剽竊。還應配備必要的殺毒軟件，掌握正確的使用方法。同時還應該采取一些必要的補救措施，保護電子檔案安全。

7.電子檔案利用環節

電子檔案的利用方式與傳統檔案有著明顯不同，可通過網絡等現代化技術手段滿足利用需求。電子檔案利用方式的多樣化與所依賴技術的多重化，導致了利用管理的復雜化。電子文件利用管理應從建立與各個管理環節相對應的措施、方法、規程、規范入手，并在利用中嚴格執行，有效監督。