網絡環境下房地產檔案的管理創新

王姝

黑龍江省肇東市房地產管理處 黑龍江肇東 151100

網絡環境下房地產檔案的管理創新

王姝

黑龍江省肇東市房地產管理處 黑龍江肇東 151100

文章從“物理件”與“電子件”兩方面分析了房地產檔案創新管理的重要意義，并對房地產檔案管理現狀做出總結。其次重點介紹基于網絡環境下開展房地產檔案管理的創新模式，對工作開展形式提出一些有效建議。幫助提升檔案管理安全性。

網絡環境；房地產檔案；檔案管理

一、“物理件”與“電子件”之比

1、兩種檔案的工作目的、任務、服務對象相同

物理管理內容是直接針對檔案原資料來進行的，其中包含最原始的數據信息，使用的方向也與電子檔案不同。當房地產產權或者是使用面積發生糾紛時，原始資料可以作為法律證據進行使用。電子檔案針對的用戶群體是對房產基本信息進行查詢，需要證明時也可以打印這部分信息。經過近年來數字化檔案管理模式的普及，已經能夠做到電子信息與傳統的紙質檔案同等使用，在嚴格的監督管理之下，電子檔案中保存的資料與物理檔案相同，因此使用期間也不會造成信息失真的問題。由此可見，兩種信息管理模式在服務內容上都是相同的，并且有統一的工作目標，保障檔案信息安全。

2、“電子件”檔案的多面性和高風險性

網絡環境中開展電子檔案管理工作面臨著很多新的挑戰，例如在工作期間容易發生的系統癱瘓問題，或者出現病毒惡意攻擊數據庫等情況。這些危險性是電子形式檔案管理過程中特有的，對工作人員技能水平要求也會增高，僅僅會簡單的計算機操作技能，很難解決任務開展期間遇到的系統風險問題。在網絡環境中，計算機設備中運行的軟件多，發生風險問題的幾率也會隨之增大。

二、“物理件”與“電子件”現狀

1、房地產檔案管理的三個方式

房地產檔案管理開展期間，是由傳統管理方法不斷向新型管理理念進步的。紙質資料長時間使用容易出現損壞，為解決這一問題，電子檔案管理得到了落實。房地產檔案在管理過程中會頻繁的使用，直接傳遞原檔案容易造成資料丟失，在網絡環境中完成這一任務，可以很好的解決這些風險問題，檔案無論是傳遞還是查找使用，都節省了大量的時間。

2、提高房產管理信息化水平刻不容緩

房地產交易逐漸增大，如果仍以傳統的方法對檔案進行管理，很難滿足使用需求，因此要求信息化技術在短時間內落實使用。提升房地產檔案管理效率。每日房產交易、變更和歷史遺留過程中，產生的數以百萬計的房產檔案及其相關的各種信息，已經到了用人工已經無法管理和使用的地步。因此，提高房產管理信息化水平刻不容緩。

三、“物理件”與“電子件”共同發展

1、兩種檔案并存是“雙保險”

實踐證明，當前僅僅依靠傳統的手工方法收集、處理紙質檔案的工作方法繁瑣而落后，顯然跟不上時代發展的需求。但完全拋棄傳統方法，一味追求電子信息化所帶來的后果更不容忽視。最好的解決辦法就要合理利用紙質檔案，以紙質文件為據，信息的采集整理則以計算機系統為主，原件的有效保存以縮微技術實現，原件的異地調閱也以掃描復制技術實現。所以，當今的房地產檔案管理以紙質檔案與電子檔案并存并共同發展實在是必由之路，這既符合社會發展規律，又可滿足檔案的安全屬性，堪稱為“雙保險”的最佳選擇。

2、檔案電子化使工作效率和準確率顯著提高

實踐證明，房地產檔案管理的電子化有三方面的優勢：

一是高效。不必動用大量人力和時間尋找紙質檔案，需要資料時，只要在計算機中查詢或打印即可。二是準確。不會發生歸檔差錯或頁面受損等現象。三是透明。只需鼠標輕輕一點，一切便都一目了然。

四、網絡環境下如何做好房地產檔案管理工作

房地產檔案管理創新，應該在以下幾個方面抓好網絡環境下的房地產檔案管理工作：

1、制定檔案數字化發展規劃

檔案數字化建設是一個工作量巨大、工作種類繁多、服務周期長和需要周密考慮未來發展的大型工程，同時還存在盡量減少差錯率和需要樣本設計科學性的精密工程，因此首要任務是做好科學規劃，這可以從以下三方面考慮：

一是人才的培養。高質量的工作必須有高素質的人才，只有建立一支既懂房地產檔案管理又具備相當的電腦知識的專業隊伍，才能應對歷史上形成的數量龐大的房地產庫存檔案，以及每年數量激增的房產檔案工作，要具備這個能力不妨從現在開始培養。二是制定科學的實施計劃。在數字化建設過程中，要制定科學合理切實可行的規劃，制定實施路線圖，分階段、按步驟地加以實施。三是注重信息共享。互聯網時代的一個重要特點是信息共享，數據的共享是提高工作效率的必然選擇。要十分注重加強各種房地產檔案信息化管理的網絡環境融合和信息共享，構建房地產行業檔案的數據大通道。

2、制定數字化檔案標準

房地產檔案管理事關民生，因此，要求數據詳實、準確。有關部門要相應制定并出臺行業數字化檔案標準，使房地產檔案信息化管理工作能夠有法可依、有章可循，促使該項工作能夠科學、健康、持續地發展。房地產檔案管理的數字化標準，應當參照國家制定的相關規范，同時充分考慮本地的成熟做法和經驗，盡量做到規范統一。

3、執行規范化的管理流程

對于“物理件”檔案來說，要嚴格按照“交接檔案、雙方簽字、分類整理、編寫目錄、整理檢索目錄、歸納書面封皮、裝訂、編號、歸檔、上架”的程序進行管理。對收繳后的文件、資料要妥善保管，分類整理。編寫對應的檢索目錄表，分冊裝訂、歸檔上架。上架后的檔案要年代明確，歸放整潔，便于查檔。調檔程序要嚴格檔案紀律，對外、對內查檔需要明確審批權限。應當注意分卷整理的文件要依次按年份、日期排定，認真編寫目錄，要求字跡工整、條理清晰。

在建立“電子件”時，應充分借鑒“物理件”的優勢。一要確保真實反映“物理件”檔案原貌。要健全和完善建立“電子件”檔案的審查監督機制，在完成“物理件”向“電子件”轉變過程中嚴格控制工作流程，防止遺漏、錯位甚至弄虛作假、篡改數據。

4、建設高質量高安全性的數據庫

房產檔案主要包括檔案數據和檔案原件。檔案數據的基礎是檔案原件。房產檔案的數據管理可以通過房產檔案原件來構建，待構建成網時即可形成為紐帶和橋梁為公眾服務。

小結

在“電子件”檔案硬件環境建設中特別應該注意安全性，這種安全性包括設備的可靠運行和數據的安全級別。設備的可靠主要指硬件，如：單機、局域網和外部網，要采用可靠性高的數字存貯設備來組建硬盤塔、磁盤陣列等相對先進的存儲設備，保證數據的存貯安全和可恢復性，可以建立異地備份檔案，以防萬一。在安全級別方面，必須進行相應的權限設置，確保不同數據的應用在規定的權限范圍內操作，以保護數據的安全。在這方面，目前已經有很多成熟的操作規范，可以應與IT企業、高校和先進單位開展合作。

[1]李巍.網絡環境下檔案管理工作的創新與安全防護[J].湖北函授大學學報，2013(03).

[2]李巍.網絡環境下檔案管理工作的創新與安全防護[J].吉林農業科技學院學報，2013(09).