現(xiàn)代檔案整理理念、技術(shù)探析

鄭東明

龍江縣房產(chǎn)管理局 黑龍江龍江 161100

現(xiàn)代檔案整理理念、技術(shù)探析

鄭東明

龍江縣房產(chǎn)管理局 黑龍江龍江 161100

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)的檔案管理形式實(shí)現(xiàn)了電子檔案管理，檔案管理的對(duì)象也不僅僅局限于實(shí)體檔案，檔案管理的方法也發(fā)生了極大的變化。文件是實(shí)體檔案管理和電子檔案管理共同來(lái)源，而電子檔案、實(shí)體檔案和其他形式的檔案的共性是文件與檔案兩者間的歷史聯(lián)系，現(xiàn)代檔案整理的理念和原則也是文件與檔案兩者間存在的歷史聯(lián)系。電子檔案整理形式在傳統(tǒng)檔案整理形式的基礎(chǔ)上衍生出多種的檔案整理技術(shù)，包括元數(shù)據(jù)檔案整理、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和虛擬檔案整理技術(shù)等，極大的促進(jìn)檔案事業(yè)的繁榮。現(xiàn)本文就現(xiàn)代檔案整理理念和檔案整理的技術(shù)進(jìn)行探究，僅供交流借鑒。

現(xiàn)代檔案；檔案整理；整理理念；整理技術(shù)

在檔案的形成過(guò)程中，對(duì)檔案進(jìn)行必要的整理是極為重要的，能夠促進(jìn)檔案管理水平和質(zhì)量的提高，方便檔案的使用。在整理檔案的過(guò)程中，要運(yùn)科學(xué)和合理的檔案管理理念來(lái)進(jìn)行檔案的整理實(shí)踐工作，還要運(yùn)用符合時(shí)代發(fā)展的檔案整理技術(shù)，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)現(xiàn)代檔案整理工作中存在的問(wèn)題，并采取有效的措施進(jìn)行解決，使檔案整理的技術(shù)不斷的完善，繼而得到更好的發(fā)展和使用。對(duì)檔案形成過(guò)程起到優(yōu)化作用的是檔案整理技術(shù)的完善，同時(shí)也能夠?qū)ΡＷo(hù)檔案有一定的保障作用。

一、現(xiàn)代檔案整理理念

現(xiàn)代檔案整理既包括實(shí)體檔案整理，也包括電子檔案整理，他們的共性是文件和檔案的歷史聯(lián)系。而檔案之間的歷史聯(lián)系指的是在產(chǎn)生以及處理檔案文件時(shí)檔案文件之間形成的內(nèi)部聯(lián)系，是檔案文件互相間所具有的聯(lián)系特征，并不是個(gè)體的，是檔案具有的本質(zhì)屬性。檔案的歷史聯(lián)系是主觀和客觀之間的統(tǒng)一，在客觀方而，因?yàn)橛晌募D(zhuǎn)化成檔案，因此檔案產(chǎn)生和形成的特點(diǎn)也即文件產(chǎn)生、形成的特點(diǎn)，在社會(huì)實(shí)踐中文件之間的歷史聯(lián)系會(huì)轉(zhuǎn)化為檔案之間的歷史聯(lián)系；在主觀方而，檔案之間的歷史聯(lián)系雖然是文件之間的歷史聯(lián)系轉(zhuǎn)化而來(lái)，但是又高于它，因此是對(duì)文件之間的歷史聯(lián)系的主觀反映和抽象。檔案和文件管理者只有在不斷的實(shí)踐中將檔案的生長(zhǎng)特點(diǎn)和規(guī)律充分掌握，才能對(duì)檔案和文件形成更好的管理，然后將檔案之間的歷史與社會(huì)實(shí)踐之間的關(guān)系相對(duì)應(yīng)，從而將社會(huì)實(shí)踐的原始而貌還原，而將檔案作為歷史和社會(huì)記憶本質(zhì)功能充分發(fā)揮。

二、現(xiàn)代檔案整理技術(shù)探析

1、元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

現(xiàn)代檔案整理發(fā)展過(guò)程中，西方檔案界對(duì)檔案整理技術(shù)的突破和進(jìn)步是在元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的提出之后，檔案整理技術(shù)中較為科學(xué)和先進(jìn)的整理技術(shù)就是元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)，生命周期理論是元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的前提和基礎(chǔ)，而文檔一體化使它的實(shí)踐前提和基礎(chǔ)，元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)在現(xiàn)代的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的核心是檔案元數(shù)據(jù)集。用剛剛出現(xiàn)的文件中心理論好闡文件生命周期理論，當(dāng)時(shí)一種比較新的文件保管機(jī)構(gòu)是文件中心理論，其人為檔案管理和文件管理是一個(gè)統(tǒng)一的系統(tǒng)，兩者相互間存在較大的聯(lián)系，兩者間的銜接工作和共組順序是通過(guò)相同的工作方法和工作制度來(lái)控制的。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將文件轉(zhuǎn)化為電子檔案是元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的主要形式，但元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)還不是我國(guó)檔案整理技術(shù)中的主要技術(shù)，因?yàn)槭芟抻谖覈?guó)的檔案管理事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展也對(duì)其有一定的束縛，加之元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)的實(shí)踐背景和條件是較為特殊的，我國(guó)檔案數(shù)據(jù)管理的同意和完整也沒(méi)有實(shí)現(xiàn)。

2、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)

不管是元數(shù)據(jù)的整理技術(shù)也好，還是非元數(shù)據(jù)的整理技術(shù)也好，這兩者都屬于現(xiàn)代檔案整理技術(shù)。受到一定的條件限制和特殊背景環(huán)境的限制，元數(shù)據(jù)整理技術(shù)并不在能成為主流的檔案整理技術(shù)，起碼短時(shí)間內(nèi)是不能實(shí)現(xiàn)的，所以相應(yīng)的非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)就此產(chǎn)生，并應(yīng)用；它主要的整理技術(shù)都涵蓋了傳統(tǒng)實(shí)體檔案整理的技術(shù)、雙套制檔案整理的技術(shù)以及不同載體檔案的整理技術(shù)。這項(xiàng)非元數(shù)據(jù)整理技術(shù)主要的優(yōu)點(diǎn)就是能脫離網(wǎng)絡(luò)，不需要通過(guò)元數(shù)據(jù)去集成文件資料，而且還不用與文檔構(gòu)成一體化，為整理工作帶來(lái)了方便，而且還和我國(guó)檔案整體的實(shí)際情況相符合，從理論上和實(shí)踐上都比較適用檔案整理工作。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案整理技術(shù)和方法的延續(xù)是非元數(shù)據(jù)方檔案整理技術(shù)的使用，使我們重新的認(rèn)識(shí)了電子文件，以一個(gè)嶄新的視角去進(jìn)行文件和檔案的整理工作，非元數(shù)據(jù)在我國(guó)現(xiàn)代檔案整理技術(shù)中占有重要的地位。

3、虛擬檔案整理技術(shù)

在現(xiàn)代檔案整理技術(shù)體系中，針對(duì)歷史聯(lián)系的整理主要是虛擬整理技術(shù)，它是和實(shí)體整理技術(shù)互相對(duì)應(yīng)的一種檔案整理技術(shù)，是一種無(wú)關(guān)于實(shí)體文件排序、進(jìn)行檔案記錄并將檔案歷史聯(lián)系揭示的一種整理技術(shù)。虛擬整理技術(shù)不管檔案實(shí)體之間的排列順序，而僅通過(guò)一套符號(hào)以及這套符號(hào)所具有的語(yǔ)法邏輯來(lái)進(jìn)行檔案歷史聯(lián)系的記錄和揭示。進(jìn)行檔案的歷史聯(lián)系的虛擬整理的結(jié)果是檔案歷史聯(lián)系的記錄的形成，即形成記錄、固化和揭示檔案歷史聯(lián)系整理的相關(guān)結(jié)果。相對(duì)于傳統(tǒng)的實(shí)體整理技術(shù)，虛擬整理技術(shù)能夠?qū)n案歷史聯(lián)系進(jìn)行多維整理，而且能達(dá)到檔案整理技術(shù)在各種實(shí)踐環(huán)境下的相互統(tǒng)一，這些實(shí)踐環(huán)境包括了現(xiàn)代的電子檔案實(shí)踐環(huán)境、傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案實(shí)踐環(huán)境以及不同載體的檔案互相混合的檔案實(shí)踐環(huán)境。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的幫助下，檔案虛擬整理技術(shù)能夠在不對(duì)實(shí)體排序形成破壞的前提下，通過(guò)將不同原則下的歷史特征以及文件檔案的歷史特征的記錄進(jìn)行多維化的排序，使得不能通過(guò)實(shí)體整理技術(shù)來(lái)完整體現(xiàn)的檔案的歷史聯(lián)系通過(guò)虛擬整理技術(shù)來(lái)形成完整全而的記錄。檔案的虛擬整理技術(shù)克服了在檔案整理中非歷史因素的影響，并且對(duì)檔案整理的相關(guān)原則做了完善，促進(jìn)了檔案管理實(shí)踐的重心偏向于信息整理，加速了我國(guó)現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

三、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代檔案整理技術(shù)不在局限在實(shí)體整理技術(shù)的轉(zhuǎn)變是由于電子檔案的出現(xiàn)。文件和檔案的歷史聯(lián)系是電子檔案、實(shí)體檔案和其他形式檔案的共同之處，對(duì)于現(xiàn)代檔案整理技術(shù)的探討要立足于傳統(tǒng)的檔案整理方法分析電子檔案、實(shí)體檔案和其他形式檔案三者間的共同點(diǎn)。本文先論述了現(xiàn)代檔案整理的理念的整理原則，然后提出在現(xiàn)代檔案整理過(guò)程中應(yīng)該使用的主要技術(shù)，包括元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)、非元數(shù)據(jù)檔案整理技術(shù)和虛擬檔案整理技術(shù)。現(xiàn)代檔案整理的核心和本質(zhì)通過(guò)這三種技術(shù)的使用能夠被深入的認(rèn)識(shí)和理解，對(duì)于我國(guó)檔案管理水平的提高也有重大的意義。

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