新時期醫院文書檔案管理工作的探討

徐文錕

鶴崗市紅十字醫院 黑龍江鶴崗 154101

新時期醫院文書檔案管理工作的探討

徐文錕

鶴崗市紅十字醫院 黑龍江鶴崗 154101

隨著醫療體制改革的不斷深入，在新時期醫院發展中，醫院文書檔案發揮著非常重要的作用。文書檔案作為醫院重要事件的真實、原始記錄，是醫院管理工作的重要依據，能夠為醫院在發展過程中提供重要的信息支持，因此需要加強對醫院文書檔案的管理，加快推動醫院文書檔案管理工作規范和完善的進程，使其在醫院發展過程中能夠起到重要的作用。

醫院；文書檔案；管理；特點；現狀；策略

近年來，醫療體制改革的不斷深入，醫院在經營管理工作中所面臨的內部環境和外部環境發生了較大的變化，這就對醫院的管理工作提出了更高的要求。醫院公文檔案管理作為醫院管理工作中的基礎性工作，醫院文書檔案是對醫院發展歷史的重要記載，是確保醫院能夠良性發展的重要信息依據，這就對文書檔案的完整性提出了更高的要求。因此，需要強化醫院文書檔案的管理工作，使其為醫院的健康、持續發展起到重要的保障作用。

一、醫院文書檔案管理的特點

醫院文書檔案不僅記載著醫院的發展史，更是醫院重要事件與公文活動資料的匯總，因此在醫院發展和管理工作中發揮著非常重要的作用。新時期醫院文書檔案管理工作具有以下特點：

（一)規范性。文書檔案多以領導部門的公文為主，因此在管理工作中需要嚴格對公文的類型、檢查和傳遞等方面進行嚴格規定，確保實現對公文的規范性管理。

（二)服務性。醫院文書檔案作為醫院及部門各項決策的重要依據和參考，其具有較強的服務性，因此需要在文書檔案管理工作中更好的對其服務性進行重視，進一步對文書檔案管理工作進行優化，提供工作效率，從而更好的為患者提供便利的查詢服務。

（三)保密性。文書檔案是對醫院重要事件的真實記錄，同時也是各項公文活動資料的匯總，可以說醫院內部的許多重要信息都會由文書檔案記錄下來，這些信息作為醫院的內部信息資料，具有一定的保密性，一旦發生信息的泄露，則會對醫院帶來不良的影響，不利于醫院的健康、持續發展。

二、當前醫院文書檔案管理的現狀

（一)文書檔案管理基礎較差

長期以來醫院文書檔案管理都處于封閉的狀態，更重視于保管工作。而且不同時期對文書檔案管理質量要求也不同，檔案缺乏統一的整理規則，再加在醫院發展過程中，對檔案工作缺乏重視，經費嚴重不足，檔案管理人員整體素質較低，這就導致醫院文書檔案管理基礎較差，不利于各項檔案工作的順利開展。

（二)文書工作與文書檔案工作脫節

在醫院管理工作中，文書和檔案處于分塊管理的狀態，這就導致文書工作與檔案工作存在許多脫節的情況，無法實現有效的銜接。同時醫院文書人員由于自身檔案意識淡薄，在日常工作中，往往存在著不能及時進行收集，收集范圍不明確等問題，同時還存在著用紙、裝訂、附件、辦理程序及編號不規范等情況，文書處理的質量不高，這就文書檔案收集工作的質量帶來了較大的影響，不利于文書檔案利用工作的開展，同時還會對文件價值鑒定及文件之間的有機聯系帶來較大的影響。

（三)文書檔案管理意識不強

文書檔案管理工作需要由文書人員和檔案管理人員共同完成，但在實際工作中，文書人員自身檔案意識淡薄，檔案人員也沒有履行對文書人員的指導和監管職責，這就導致文書檔案存在許多不規范的地方，不利于文書檔案管理工作的開展。

（四)文書檔案管理不規范

醫院發展過程中，對于文書檔案的歸檔一直沒有明確其范圍，這就導致工作人員對于文書檔案歸檔界限在認識上較為模糊，在實際工作中，檔案不能及時歸檔的現象較為常見，檔案極易發生毀損和丟失。同時在當前文書檔案管理工作中信息化技術應用水平不高，管理手段較為落后，這就導致醫院文書檔案在檢索、查閱過程中受到諸多的制約，對檔案的服務性帶來不利影響。

二、新時期提高醫院文書檔案管理水平的策略

（一)提高醫院文書檔案現代化管理意識

醫院應該具有文書檔案的現代化管理意識。從醫院管理角度來講，重視文書檔案管理需要從領導做起，只有領導對文書檔案管理的重要作用有了深刻的認識，才能讓檔案人員對文書檔案的管理形成科學管理意識。在現代化科技信息發展過程中，醫院文書檔案管理者必須通過職業素養提升來熟練運用計算機技術強化醫院文書檔案的現代化管理，既為醫院的醫療服務提供資料查詢幫助，又能讓醫院文書檔案管理水平更一層樓。所以，作為文書檔案管理者，應該具有高度服務意識，認真收集、整理、管理醫院文書檔案，加強檔案的匯編與分類工作，讓醫院在醫療服務中有據可依、有章可循。

（二)優化文書檔案管理工作

在科學技術的發展影響下，醫院醫療衛生體系的改革正在持續進行，在目前形勢下，醫院的文書檔案管理需要通過現代化技術設備更新來提高工作效率，以促進文書檔案管理科學化。醫院應該完善文書檔案信息管理系統，利用計算機、微縮、光盤之類的多介質兼容，對文書檔案的全文進行掃描存入，對文書檔案的案卷級以及文件級等多方面信息進行存儲和檢索，以節省醫院文書檔案管理資源，節省檢索時間，將檢索中的認為失誤率降低，保證檢索準確率，優化醫院文書檔案管理效率。

（三)以制度保證醫院文書檔案管理質量

規范、完善的文書檔案管理制度是確保醫院文書檔案管理工作制度化、規范化的重要保證。醫院需要認真執行國家檔案局的管理政策，從自身的實際情況出發，對文書檔案材料的規范范圍、保管時間進行明確規定，通過正確界定范圍、準確劃分管理期限，使醫院文書檔案可以準確地反映醫院情況。加強文書檔案管理的工作執行力，使文書檔案管理切實為醫院的醫療衛生事業發展服好務。將文書檔案管理制度落到實處，院長牽頭、分管領導負責、檔案管理部門逐級負責，加強文書檔案管理的監督考核，以便于使文書檔案管理制度真正得以落實。

（四)提高醫院文書檔案管理者的素質

醫院需要全面加強檔案管理者的職業素質，通過講座宣傳、考察交流、培訓等方式來提高檔案管理者的專業能力以及管理素質。引導他們通過現代化的新管理方法來落實文書檔案管理，同時可以利用現代電子技術管理方式來優化文書檔案管理效率，使文書檔案管理和醫院的可持續發展同步進行。

三、結束語

加強醫院文書檔案的管理，不僅需要醫院領導要對此項工作給予高度重視，加大資金投入，同時，檔案部門要加大對專業檔案業務知識的培訓，全方位提升文書檔案管理人員的綜合素質；另一方面，要加強醫院內部各部門間的管理與溝通，充分利用計算機和網絡技術，改進服務方式和手段，真正實現文書檔案管理的飛躍。

[1]張愛曾.醫院文書檔案管理和利用[J].中國社區醫師，2014(10)：56.

[2]匡紅.醫院文書檔案管理工作分析[J].辦公室業務，2013(11)：114.

[3]張愛曾.醫院文書檔案管理和利用[J].中國社區醫師，2014(10)：132.