淺析高校檔案管理信息化建設

徐媛

黑龍江司法警官職業(yè)學院 黑龍江哈爾濱 150069

淺析高校檔案管理信息化建設

徐媛

黑龍江司法警官職業(yè)學院 黑龍江哈爾濱 150069

檔案管理是高等學校管理工作中重要的組成部分，對于高等學校日常工作的開展具有重要的意義。在高校檔案管理工作中，涉及到的內(nèi)容比較繁瑣，所以需要提高管理效率，創(chuàng)新管理模式，為高校各項工作的開展奠定良好的基礎。隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢，而目前在部分高校的檔案管理工作中還沒有完全實行信息化建設，直接影響到檔案管理的水平。文章對高校檔案管理信息化建設中存在的問題進行了分析，然后提出了解決的對策，對于提高高校檔案管理水平具有重要的意義。

高校；檔案管理；信息化；實施路徑

在網(wǎng)絡信息技術(shù)快速發(fā)展的形勢下，信息化建設已經(jīng)廣泛的應用于各個行業(yè)中。高校檔案管理關系到高校各項工作的開展，為高校的日常運轉(zhuǎn)提供了重要的信息資源。檔案管理信息化建設已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢，所以要對檔案管理模式進行改革。由于各個高校的情況不同，所以在開展檔案管理信息化建設的過程中還存在一些問題，影響到檔案管理改革工作的進程，需要對其進行深入的分析，進而制定解決的對策，加快高校檔案管理信息化建設步伐。

一、高校檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）檔案管理思想落后，管理意識淡薄

檔案管理是高校開展信息資源管理的重要組成部分，為了適應時代的發(fā)展，就需要實行檔案管理信息化建設，提高檔案管理的效率。但是由于部分高校的領導沒有意識到檔案管理工作的重要性，缺乏全局觀念和戰(zhàn)略眼光，所以不夠重視檔案管理，嚴重阻礙了檔案管理信息化建設的步伐。由于領導的不重視，加之從事檔案管理的工作人員管理意識淡薄，在管理手段和管理模式方面還比較落后，檔案管理創(chuàng)新意識不強，所以不利于高校開展檔案管理信息化建設。

（二）管理機制的不協(xié)調(diào)

檔案管理信息化建設需要對高校所有檔案管理工作進行統(tǒng)一管理，制定完善的管理機制，對檔案管理進行合理規(guī)劃，從而為信息化建設奠定良好的基礎。但是目前部分高校中，對于檔案管理不夠協(xié)調(diào)和統(tǒng)一，沒有完善的管理體系，往往都是各自為政，呈現(xiàn)條塊的運行模式，并且沒有資源共享的信息平臺，影響到信息化建設的進程。出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因主要是因為高校沒有將檔案管理工作納入學校的整體發(fā)展規(guī)劃中，在政策、資金以及技術(shù)等方面缺乏必要的支持。

（三）資金不足，基礎設施建設落后

檔案管理信息化建設需要充分的資金作為后盾，在人員與技術(shù)方面給予大力的支持。但是有些高校由于領導不夠重視，所以在資金方面的扶持力度不夠，沒有充足的資金去購置設備，并且在技術(shù)以及人員方面不夠完善。有些高校雖然擁有基礎的信息化設備，但是還沒有形成網(wǎng)絡化，缺乏必要的技術(shù)支持，無法形成完整的信息網(wǎng)絡。

（四）管理人員綜合素質(zhì)不高

檔案管理人員是開展檔案管理工作的重要基礎，一切工作的運行都需要管理人員來操作。檔案管理信息化建設需要檔案管理人員要具有專業(yè)知識，同時還能夠熟練操作計算機，會利用網(wǎng)絡技術(shù)對檔案資源進行管理。但是在部分高校中，從事檔案管理的人員綜合素質(zhì)不高，不僅專業(yè)知識欠缺，并且計算機操作不夠熟練，不利于檔案管理信息建設。

二、高校檔案管理信息化建設的途徑

（一）加強制度建設

根據(jù)現(xiàn)行檔案法要求，檔案歸檔由以往的檔案管理部門歸檔立卷轉(zhuǎn)變?yōu)橛筛餍形膯挝环謩e歸檔立卷，然后按規(guī)定時間向檔案館移交歸檔文件。在移交上，要紙質(zhì)文件和電子文件二種同時歸檔。這就要求高校要制定一整套完整切實可行的檔案管理規(guī)章制度，在制度中要明確規(guī)范各部門需要歸檔的文件材料范圍，并要求各部門均安排一名兼職檔案員，兼職檔案員基本上要保證穩(wěn)定，做好本部門日常檔案收集保管工作，并由學校的檔案管理部門定期開展業(yè)務培訓。在檔案管理系統(tǒng)中給每個部門授以相應的權(quán)限，各部門只能在規(guī)定的權(quán)限內(nèi)完成本部門歸檔文件材料的網(wǎng)上著錄、查詢等。

（二）增加經(jīng)費投入，完善檔案信息化的基礎設施建設

學校要配備相應的數(shù)據(jù)庫服務器、圖文影像掃描設備、數(shù)碼攝像機、存儲器等硬件建設和規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)軟件設施。檔案管理軟件要涵蓋對檔案信息的收集、存儲、歸檔、整理、編目、檢索、利用等主要服務功能，同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統(tǒng)的運行，具有較強的安全控制能力，并具備同其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行連接和交換數(shù)據(jù)的能力等。如果說，僅僅是校園網(wǎng)與檔案館開通并相連接，而檔案館沒有相應的檔案信息管理系統(tǒng)軟件作支持。學校沒有相應的檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件設備的投入，那么校園網(wǎng)對于檔案信息化管理來說就形同虛設了。

（三）建立檔案網(wǎng)站，開展館藏檔案數(shù)字化工作

館藏檔案數(shù)字化是檔案信息化建設的基礎，是信息化條件下有效利用館藏紙質(zhì)檔案信息的關鍵環(huán)節(jié)。館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度，直接影響著檔案信息資源的可利用性和共享性。館藏檔案數(shù)字化的任務十分重大，工作量大，技術(shù)要求高。要加大人力、物力、財力保障，采用先進信息技術(shù)和辦公手段，對館藏的紙制檔案、磁帶檔案、照片檔案等檔案進行數(shù)字化，形成電子檔案數(shù)據(jù)存入數(shù)據(jù)庫，加強各類數(shù)據(jù)庫建設。通過檔案網(wǎng)站建設，館藏檔案的數(shù)字化工作，提高檔案的利用率并實現(xiàn)檔案館信息化建設的目標。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務綜合素質(zhì)

檔案信息化建設，管理者的業(yè)務素質(zhì)是關鍵，對管理者的知識和能力、專業(yè)技能提出了新要求，要求管理人員要對計算機的操作技能掌握熟練，對檔案專業(yè)知識要精通，對檔案人員業(yè)務培訓要加強，提高綜合業(yè)務素質(zhì)，使他們成為既具備檔案管理專業(yè)知識，又熟練掌握現(xiàn)代化信息操作技術(shù)的復合型人才。

（五）健全檔案信息安全保護機制

一方面，高校要制定合理嚴格的檔案信息安全保密制度，不斷培養(yǎng)和強化從業(yè)人員的安全保密意識和安全防范技能；另一方面，高校應采取成熟的檔案管理系統(tǒng)和邏輯嚴密的流程化處理機制，責任落實到人，建立嚴格的監(jiān)控機制，引入科學實用的網(wǎng)絡安全應對策略。根據(jù)電子化檔案信息數(shù)據(jù)安全性的要求，在數(shù)據(jù)管理和使用上，設置相應的權(quán)限；在數(shù)據(jù)管理中，要對數(shù)據(jù)采集、編輯、審核等進行權(quán)限規(guī)定；在數(shù)據(jù)查詢利用上，要考慮查閱者所應具備的資格、訪問權(quán)限和查詢范圍。

三、結(jié)束語

高校檔案管理信息化建設是提高高校信息資源管理水平的重要途徑，對高校日常工作的開展具有重要的作用。為了加快高校檔案管理信息化建設的進程，需要強化高校領導對檔案管理工作的重視，加大資金的支持，制定完善的管理機制，提高管理人員的綜合素質(zhì)，為實現(xiàn)檔案管理信息化建設創(chuàng)造有利的條件。

[1]夏文.新時期高校檔案管理模式的電子信息化.湖北師范學院學報，2010(2)

[2]周偉等.試論高校檔案的網(wǎng)絡化管理.長江大學學報，2010(3)

[3]陳梅芬.淺談檔案的信息化建設[J].科技新創(chuàng)導刊，2011(18)