城市規劃檔案網絡化管理應突出解決的幾個問題

馬忠玲

巴彥縣城鎮規劃管理處

城市規劃檔案網絡化管理應突出解決的幾個問題

馬忠玲

巴彥縣城鎮規劃管理處

城市的規劃是我國城市建設的一個手段，而建設中的各種措施都要需要檔案的記錄，以便在日后查閱時比較方便，城市規劃在不斷的進行，而城市規劃檔案的數量就在增加，一般的城市規劃的圖紙都是紙質的形式，因此檔案管理也是主要管理這些圖紙等紙質類資料。但是紙質的資料在保存中容易磨損，而且保存的時間也比較短，因此在管理檔案的時候，開始用網絡化進行管理。

城市規劃；城市建設；檔案；管理；網絡化

網絡化的城市檔案管理是人們在新形勢下的一次重要嘗試。城市規劃分幾個部分，而且規劃的內容都不相同，因此檔案也比較分散，對于檔案的管理人員來說，管理工作很難。而網絡化的管理是將檔案中分散內容集中，在各個規劃部分中，找到相同點，使檔案之間的聯系加強，形成一個完整的網絡體系。而網絡管理檔案也容易出現問題，因此在管理中，要把握幾個問題，將檔案網絡化管理建設的更好。

一、形成科學的網絡結構

檔案的網絡管理是在網絡上進行，因此在管理檔案的時候，要進行網絡建設，將檔案的網絡結構建設成一個科學的結構。而網絡的建設就需要，檔案的管理部門能夠積極參與監督，根據檔案管理的需要，對網絡建設進行指導，提高網絡管理的服務職能。從宏觀上看，檔案網絡的建設必須堅持三個理念，首先網絡建設工作的中心，是以規劃部門為主，因為網絡建設是為了城市規劃的檔案服務，為規劃部門建立網絡系統，因此要以城市規劃部門為中心。而城市的規劃部門也要發揮管理職能，控制城市規劃的節奏，掌握一切規劃的信息。對其他部門的工作人員也要監督，保證檔案的管理工作有正確的指導。其次，網絡建設要有層次，正如城市規劃有層次一樣，網絡建設也要分層進行。每一個層次都有明確的界限，而且層與層之間也是相連的，在上一層存儲信息結束后可以直接跳躍到下一層，或者在下一層閱覽完畢后，有指引箭頭可以返回到上一層。這樣做是為了保證層與層之間的信息能夠實現流通。以免信息堵塞。在網絡層次建設的時候，要加快系統之間的流通速度，方便使用者查閱。最后，城市規劃的檔案信息不應該封閉，更應該與其他的網絡信息實現交流，尤其是情報政府等部門。在城市的規劃中，政府等部門都為規劃提供了信息，使城市的規劃更加合理。因此在管理規劃檔案的時候，也要利用社會其他的信息。由此可見，城市規劃檔案的網絡管理，要建立一個科學的網絡結構，以規劃部門為中心，其他的單位為協助點，共同建立一個完善的檔案管理網絡系統。

從微觀上看，檔案網絡建設是一個聯動機制，從存儲信息到編制信息最后到為城市規劃服務都是個系統性的過程，三者相互合作最終構成了網絡建設的聯動體系。而聯動的體系也要考慮三個問題。首先是網絡檔案館的建設，城市規劃檔案網絡館建設，要將館內的內容豐富，主要的做法是，將館內的信息規模擴大，館內儲存的內容不僅僅是城市規劃的內容，與城市規劃有關的資料也要收集，這種做法的目的是，可以為城市的規劃建設提供更多的信息。其次，在建設檔案信息網絡館的時候，主要的工具就是計算機，使用計算機為城市的規劃建立一個數據中心，對有關的資料統一的管理。最后，善于開發更多的檔案資源，這就需要網絡面向整體的社會，為人們服務，搜集與城市規劃聯系密切的信息，從而使城市的規劃更加科學。

二、建立統一的行業標準

城市規劃檔案管理是為了城市規劃的信息能夠被有效的利用，一個城市的規劃合理，其他的城市在開展建設中就算不是全部的模仿，也可以借鑒優秀的部分。因此檔案網絡化就需要發揮管理的優勢。從保證信息能夠被合理的利用，就要為各個行業制定統一的標準。

一個好的行業標準，可以形成網點之間的友好“接口”，創造兼容環境，使檔案信息的輸人、輸出與轉移能夠暢通無阻，提高管理服務效率。各地應當本著協作、互利的原則，放眼長遠，共同研究探討行業標準問題。國家規劃部門和檔案行政管理部門有責任制定關于行業標準的全國性規范，確立總的原則和方針，并組織好各地的實施工作。規劃檔案網絡發展的最終方向是要走上信息高速公路。這就要求有關規劃檔案的管理信息實現數據電子化、規范化，最好能在全國規劃檔案部門推行同一套計算機管理系統。這一系統必須有廣泛的社會性，向其他行業信息系統尤其是一些全國性、國際性綜合信息網絡靠攏，為規劃檔案網絡化管理的進一步發展打下基礎。城建規劃檔案的行業標準，主要規范各網點的管理模式、工作程序、數據格式及網絡內部信息輸人輸出規則。目前應當抓住一個重點，就是根據目前各地的實際硬件條件和能力，首先做好檔案著錄標引的標準統一工作。

三、建設電子化技術環境

城建規劃檔案信息網絡化管理必須基于一個完善的電子化技術環境。這種技術環境包括硬環境和軟環境兩個方面。硬環境即各種設備，如計算機、傳真機、電話、交換器、調制解調器、微波網、光纖傳輸線、衛星線路、光盤、各類終端服務器等等。軟環境包括信息數據庫、應用軟件、網絡安全與數據保密體系、組織管理體系等等。現有的傳輸網絡，是城建規劃檔案實現網絡化管理的一個有利條件。需要城建規劃檔案領域自己解決的問題除部分必備硬件設備的購置外，重點要解決好軟件環境的間題。一是要研究建立城建規劃檔案管理信息微觀系統，這是實現檔案管理與信息社會聯結的基礎。系統可以分為六個基本工作模塊：登記—對檔案進行登記或修改；編目—完成管理當中的各種表格和著錄卡的打印；檢索—依照不同條件對檔案進行檢索，顯示或打印檢索結果和調卷單；利用—進行檔案利用的登記、歸還處理及利用統計工作；統計—對館藏檔案按年度、分類類型和載體形式進行統計；輔助—完成數據備份、數據維護和數據刪除等工作。二是將微觀系統逐步聯結成網絡。先建立一個全國性的城建規劃檔案信息錄中心，再按照先局部、后全國、再國際的網絡化策略，建立一個上下貫通、縱橫聯結的利用網絡體系，并最終走響信息高速公路，把城建規劃檔案直接送到用戶終端，實現檔案信息社會化和現代的完美結合。

四、結束語

由上述可知，在城市檔案網絡化管理中，可能會遇到一些問題，因此應該重點的解決以上幾種問題，首先，檔案網絡化是建立在網絡的基礎上，而網絡結構的科學程度直接影響檔案的管理，因此在管理城市規劃檔案的時候，要將網絡的結構建成一個科學的結構。其次要要將行業的標準統一，用統一的標準規范管理模式。最后，對檔案的網絡管理也要將管理環境完善，尤其是電子技術環境。

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