醫院檔案信息與數字化管理初探

彭彥權

巴彥縣婦幼保健院

醫院檔案信息與數字化管理初探

彭彥權

巴彥縣婦幼保健院

隨著科學技術的不斷進步，在檔案管理方面人們已經不再滿足手工整理的方法，因此醫院的檔案管理水平在不斷提高，實現了從傳統的人工管理檔案到數字化管理的轉變，筆者通過對目前我國檔案管理水平的分析，提出數字化檔案管理的優點，僅供參考。

檔案管理；公立醫院；數字化模式

數字化的檔案管理模式在檔案管理事業當中很受歡迎，它改變了傳統的人工整理檔案效率低下的特點。在醫院的檔案管理事業中，隨著近幾年患者的增多，醫院的業務往來也逐漸增多，這就給檔案管理工作帶來極大的挑戰，針對這一現象，醫院也采用了數字化的管理手段，通過信息技術設立專門的操作系統，實現了自動檢索查找檔案的目的，提高了檔案工作的辦事效率。

一、檔案數字化管理概述

隨著科學技術的不斷進步數字化的概念越來越清晰，經濟體制的改改使得社會的發展速度不斷加快，企業要想在激烈的競爭中獲得發展的空間，就要不斷轉變管理方法，因而數字化的管理方式就產生了。數字化的檔案管理方法相比傳統的管理方法，工作效率更高，整理起來更加準確，查找起來也更加方便，數字化管理方法的發明不但提高了辦事效率，節省了人力物力，還改變了傳統紙質檔案的存儲弊端，節省了存儲的空間，為企業的發展提供了更多的便利。

二、醫院檔案管理工作的現狀

1.整體檔案管理意識不強

醫院業務的正常進行離不開檔案工作的支持。一個醫院檔案管理工作的有序進行，有助于醫護人員總結工作經驗調整工作方法，為其他工作的開展提供了保障，但是目前我國的很多醫院都把主要任務放在救死扶傷上面，沒有真正把檔案管理工作重視起來，認為檔案管理工作不是醫院的主要業務，長此以往，就造成了醫院的檔案混亂，查找時十分不方便，給醫院其它工作的開展帶來極大的不便。

2.缺乏有專業技術的檔案管理人員

隨著社會的不斷進步，醫療技術水平也不斷提高，這其中很大一部分原因就是醫院經常組織人員學習培訓，可以在第一時間掌握先進的技術知識，可以學以致用，而醫院確很少組織檔案管理人員學習培訓，學習不到先進的管理方法，使管理人員缺乏先進的管理技術，極大地阻礙了檔案工作的開展。

3.檔案管理制度不健全

在我國的醫院現行制度中，沒有明確對檔案管理工作做出規范，使得在實際工作中管理人員沒有明確的工作標準，在管理上也就沒有依據可循，在績效考核中也沒有把檔案管理工作納入考核的范圍內，是工作人員在實際工作中缺乏積極性，造成檔案在整理的過程中出現紕漏，這些都是制度上的不健全造成的。

4.檔案數字化的存儲安全性較差

很多醫院對于檔案信息的存儲缺乏安全預防措施，造成醫院檔案信息泄露、遺失或被篡改等，給醫院的檔案管理工作帶來較大的損失。究其原因，一方面醫院對檔案管理的安全性缺乏足夠的重視，沒有制定相應的安全管理制度，檔案管理工作中存在著一定的安全隱患，比如缺乏明確的責任機制、檔案管理人員安全意識不強等。另一方面，一些醫院的檔案管理工作缺乏信息保密意識，在網絡上發布病人的隱私信息，沒有有效的安全措施，對計算機病毒或黑客攻擊缺乏防備能力，導致信息被篡改或泄露。

三、提高醫院檔案管理工作的策略

1.強化檔案意識 加強宣傳組織工作

加強檔案管理工作首先要從意識上加強對檔案管理的認識，首先檔案管理的領導部門要加強對檔案的管理，通過一些宣傳工作加強整個醫院對檔案的重視程度，引進先進的技術手段，優化檔案的管理系統，實現檔案管理與醫護人員的業務同步，在業務上為醫院提供保障，讓醫護人員了解檔案管理工作的重要性。

2.樹立正確的法制意識

醫院的檔案管理工作是一項復雜而責任重大的工作，檔案管理工作的有序進行可以確保工作人員的利益和患者的合法權益，因此在檔案管理的工作中，一定要按照國家的法律規定辦事，按照醫囑實施對檔案進行整理，工作人員不得對檔案內容進行隨意更改，必須按照規定進行整理歸檔，以免在日后的工作中查找。

3.形成檔案管理的網絡化建設

建立醫院檔案三級網絡管理模式，形成一個以分管院長全面領導，辦公室主任或副主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫院檔案三級網絡管理模式。醫院的檔案管理應統一領導、整體協調，統一操作、專業保管，有專人負責監督各職能部門的檔案工作，強化醫院檔案收集和利用工作。

4.改善檔案室硬件設施的配置

在傳統的檔案管理工作中，都是通過工作人員手工對一段時間的檔案材料進行整理歸檔，這種方法不但工作效率低下，還浪費人力物力資源，在信息化的時代下，要學會利用科學技術來改變工作方法，醫院要加大對檔案管理工作的扶持力度，更新硬件設備，設備的先進程度決定著檔案管理工作效率及精準度，也可以更好地促進醫院其他業務的開展。

5.適應高科技發展 增添醫院檔案管理新內涵

醫院檔案管理中對于影像及其它數字資料嘗試運用先進的管理手段，因為醫院檔案門類較多，對所有繁雜的醫療業務活動，必須保留足夠完整的歸檔材料，如病案、影像資料等。高科技的發展，也使檔案載體更加豐富多樣，如電子病歷、電子檔案等，它以數據庫的形式，以電子文本進行貯存、調閱，是當前最為方便快捷的檔案儲存與管理方法，因而實行數據庫的形式進行歸檔也是發展中的必由之路。因此，加強信息橫向聯系，實現檔案資源共享，有效促進醫療、教學和科研工作的整體發展，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益。

6.加強檔案數字化存儲安全預防

檔案信息存儲的安全保護工作對保障檔案管理工作的有效進行具有極大的現實意義，需要加強對這方面的重視。第一，建立和完善相關安全保障制度，對內部檔案管理人員的行為加以約束，并成立相應的責任機構，安排專門的責任人，將每項檔案管理措施落實到實際工作中。第二，加強對系統網絡安全的預防，包括IP地址安全、網關安全、服務器安全等內容，積極采用數字認證、數字簽名等形式增強系統的安全等級，并對客戶端權限加以明確，從而有效避免非法修改、拷貝以及打印等行為。第三，定期對檔案信息資源進行全面的安全檢查，并對安全維護工作加以記錄，對相關數據及時備份，確保系統在任何時候都能滿足工作需要。

四、結語

近幾年隨著我國現代化水平的不斷加快，醫院檔案數字化管理水平不斷提高，數字化的管理模式需要隨著社會的發展不斷豐富其內容，不是停滯不前的工作內容，因此在實際工作中，要根據實際工作的需要，設立自己的網絡服務系統，實現檔案管理與其他業務同步進行，通過數字化的系統可以自行檢索查找檔案，促進醫院業務的平穩有序進行。

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