城鄉居民社保檔案的特征及管理優化策略

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城鄉居民社保檔案的特征及管理優化策略

周仕芹

大慶市大同區城鄉居民社會養老保險事業服務中心 黑龍江大慶 163515

[摘要]隨著我國經濟的快速發展，我國人們物質文化生活水平不斷提高，城鄉民在對生活質量都有了更高的要求，但隨著老齡化社會的到來，社會養老已成為全社會共同關注的重要問題。城鄉民在社會養老保險成為當前城鄉居民重要的養老保障，由于城鄉居民養老保險與百姓切身利益息息相關，所以需要做好城鄉居民養老保險檔案管理工作，確保檔案作用的有效發揮。文中分析了城鄉居民社會養老保險檔案的特征并進一步對優化城鄉居民養老保險檔案管理的策略進行了具體的闡述。

[關鍵詞]城鄉居民；社會養老保險；檔案；管理；優化；策略

一、城鄉居民社會養老保險檔案的特征

城鄉居民社會養老保險檔案是城鄉居民在辦理養老保險過程中形成的文字、圖表、聲像等資料信息，其包含了被保險人的個人信息和社會保險的相關內容，其作為城鄉居民養老保險的必要憑證，具有一定的法律效力，同時還具有較強的真實性和易露性。由于城鄉居民社會養老保險檔案是對城鄉居民養老保險的全過程中的監控和記當，所以其具有一定的指導、監督和維權作用。在對城鄉居民社會養老保險檔案管理過程中體現出了較為明顯的特征。

(一)涉及的內容較為廣泛

城鄉居民社會養老保險檔案管理的范圍較為廣，與社會養老保險業務相關的資料、數據和文件等都屬于城鄉居民的社會養老保險檔案管理的范疇。

(二)管理信息化要求較高

隨著計算機技術和網絡技術的廣泛應用，在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作中信息化的程度也不斷提升，城市居民社會養老保險檔案信息化建設速度不斷加快，檔案管理工作更加高效化、科學化和規范化。

(三)存儲和保存的期限較長

城鄉居民的社會養老保險業務是一個持續的過程，所以社會養老保險檔案存儲和保存的時間較長，只要參保居民存在，那么養老保險的業務的辦量也不就停止，即養老保險檔案的管理工作中就需要對參保人進行信息的采集和存儲，所以檔案管理工作是一個時間跨度較大而且需要很長保存期限的一個過程。

(四)安全系數要求很高

城市居民社會養老保險業務處理中，其內容不僅較為繁雜，記錄的信息較多，而且這些信息與居民的切身利益息息相關，而且當前城鄉居民社會養老保險檔案的形式也較為多樣，不僅有紙質檔案，還存在電子版檔案，這些檔案具有唯一性和不可替代性及較強的隱私性，所以在對城鄉居民的社會養老保險檔案進行管理需要較強的安全性要求，需要妥善保管，嚴禁檔案信息外漏及被篡改等情況發生。

二、優化城鄉居民社會養老保險檔案管理的策略

(一)提高檔案管理意識，強化檔案基礎管理

就目前來說，雖然我國對社會保險的管理水平有了很大的提高，但是人們對社會保險的認識還不到位，在從業人員中，消極怠工現象時存在，對檔案管理的意識還沒有提升到與社會保險發展所適應的程度。現在的從業人員，對檔案管理工作不認真．認為檔案管理不重要，這些思想對其工作質量有著巨大的阻礙作用，導致檔案管理工作雜亂無章，沒有發揮檔案在社會養老保險中應有的作用．嚴重損害了老百姓的利益。為此，必須提高從業人員的思想意識，提高對檔案管理工作的認識，強化思想教育，止其重視檔案管理工作。

(二)對檔案科學分類，進行有序整理

對于城鄉居民的社會保險工作來說，工作難度較大，內容較多。優化檔案管理工作就必須分門別類，把養老保險的檔案進行有差異的歸檔．并有序地整理和管理。對于檔案的分類，必須有一定的科學依據和分類標準，做到繁而不亂，井然有序。一般來說，對于政策性文件檔案的管理．一般都是按照文件的出處、類型、文號及時間來分類歸檔：對于經辦機構在養老保險的記錄管理中，可以按照部門、時間等要素進行分類；對于城鄉居民個人來說，比如保險手冊、賬戶等情況就行分類；對這些檔案的整理必須有序進行，不可雜亂無章。對于檔案的有序整理，需要做到編號使用的科學性和規范性，把握保險業務發展的規律，另外還要做好動態管理，做好常態下的工作。

(三)完善檔案管理制度建設，提高從業人員素質

對于檔案管理來說，需要一定的制度支撐，對于城鄉居民社會養老保險檔案管理也是如此，需要規范檔案管理的流程，明確從業人員的職責，對養老保險的檔案建立、查閱、維護、保存等都要實現制度化的管理規范。對于紙質的檔案要排列有序，做好保存和維護工作，對于極為重要的檔案資料還要備份，對于電子版的檔案要注意網絡安全。對于從業人員，要求掌握基本的檔案備份、記錄、查閱、保存等知識，要維護好檔案資料，確保檔案管理的安全性。檔案從業人員要提高自身工作的積極性和主動性，認真履行職責，做好本職工作。

(四)加快推動檔案管理信息化的實現

當前我們處于信息時代，計算機技術和網絡技術不斷普及，城鄉居民社會養老保險檔案的管理也加快了信息化建設的進程，檔案管理信息的實現，不僅需要強化檔案管理人員的培訓，同時還要加大投資力度，確保各種檔案管理設施的配置，從而加快檔案管理工作數字化和網絡化實現，實現檔案的大儲存、高安全及共享性，從而加快推動我國城鄉社會養老保險檔案管理工作的健康發展。

三、結束語

城鄉居民社會養老保險管理工作的開展，需要以城鄉居民社會養老保險檔案作為重要依據，社會養老保險檔案在社會養老保險工作中作為重要的憑證，其具有一定的法律效力，也是維護投保合法權益的重要依據。城鄉居民社會養老保險檔案管理工作直接關系到養老保險的服務水平，其不僅具有較強的隱性價值，而且還能夠統籌全局，有利于信息共享的實現，而且加強城鄉居民社會養老保險檔案的管理可以更好的推動社保檔案信息化和規范化的進程。

參考文獻

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