加強基礎(chǔ)財務(wù)管理工作的探索與實踐

（上海青晨置業(yè)有限公司 上海200040）

一、引言

6S管理起源于日本工業(yè)企業(yè)的5S管理，即整理（Seiri）、整頓（Seiton）、清掃（Seiso）、清潔（Seiketsu）、素養(yǎng)（Shitsuke）。其含義是指在工業(yè)現(xiàn)場對人員、機器、材料、方法、環(huán)境等生產(chǎn)要素進行有效的管理，并通過規(guī)范現(xiàn)場的管理營造良好的工作環(huán)境，培養(yǎng)員工的良好工作習(xí)慣。日本的5S現(xiàn)場管理理念助推了日本產(chǎn)品品質(zhì)的提升，造就了日本制造業(yè)的輝煌。5S管理理論和實踐在日本豐田公司大力倡導(dǎo)下，迅速傳遍歐美等發(fā)達(dá)國家，并被各國管理界和實務(wù)界所認(rèn)同。像日本的豐田公司、本田公司，韓國的LG、三星，美國的GE公司等都采用5S管理方法。5S管理在傳入中國后，在海爾等公司的革新下加入“安全（Safety）”要素，最終形成了6S管理理論。6S管理方法在海爾、聯(lián)想、華為、東航、成飛集團等國內(nèi)一流企業(yè)的現(xiàn)場管理中取得了顯著成效。

6S管理理論之所以能夠取得成功，不僅僅是因為它有效地規(guī)范了現(xiàn)場管理，使得現(xiàn)場干凈、整潔、有序，更為關(guān)鍵的它是對企業(yè)文化和人的素質(zhì)的管理。6S突出強調(diào)了對環(huán)境的管理、對人的管理，從對現(xiàn)場環(huán)境和物料的管理上升到產(chǎn)品品質(zhì)的管理，從對物的規(guī)范化上升為對人的規(guī)范化，從對員工現(xiàn)場行為的要求上升為對企業(yè)執(zhí)行力的要求。

現(xiàn)場管理是企業(yè)提高質(zhì)量、降低成本、提升品質(zhì)、提高勞動生產(chǎn)率、改善企業(yè)形象的關(guān)鍵，6S管理是關(guān)于現(xiàn)場管理的法寶。目前它已經(jīng)突破制造業(yè)的范圍，在服務(wù)業(yè)、教學(xué)科研機構(gòu)、政府部門、醫(yī)療行業(yè)等得到大力推廣和應(yīng)用。從廣義上講，6S管理方法可以在一切以完成（生產(chǎn)）任務(wù)為核心的活動場所實踐和應(yīng)用。本文將6S管理方法應(yīng)用于公司的基礎(chǔ)財務(wù)管理工作，并以6S管理方法指導(dǎo)公司的財務(wù)管理工作實踐。

二、整理（Seiri）

（一）“整理”在6S中的基本含義。整理，是指區(qū)分工作環(huán)境中需要與不需要的物品，對不需要的物品加以處理。在生產(chǎn)現(xiàn)場中，區(qū)分需要和不需要的工具及文件等物品并進行適當(dāng)整理，對于提高工作效率、降低資源浪費、提升工作士氣是很有必要的，它是生產(chǎn)現(xiàn)場管理的第一步。

（二）“整理”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用。“整理”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用，主要是要區(qū)分辦理財務(wù)業(yè)務(wù)所必須的辦公物品、文檔資料與非必要的辦公物品、文檔資料，以及區(qū)分需要特別管理的物品。對于非必要的辦公物品及文檔資料則要清理出財務(wù)辦公場所或者是放置于不妨礙正常辦公的位置。

三、整頓（Seiton）

（一）“整頓”在6S管理中的基本含義。整頓，是指將整理后留下來的必要物品進行科學(xué)合理的布置和擺放，明確數(shù)量，并進行有效的標(biāo)識。

（二）“整頓”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用。“整頓”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用，主要包括以下幾點：1.辦公物品的擺放和財務(wù)文件檔案資料的保管整齊有序，這不但是做好財務(wù)工作的基本功，而且可以大大提高工作效率，并有效改善工作環(huán)境、提高工作愉悅度。2.不同公司的業(yè)務(wù)資料要分開放置和處理。目前單一公司較少，往往是一套人馬幾塊牌子。對于這種涉及到一處辦公地點同時操作多家公司業(yè)務(wù)的，不同公司的業(yè)務(wù)資料需要分開放置。3.堅持靈活方便的原則，處理完畢的與未處理完畢的、重要的與非重要的資料需要分開放置或保管。4.對于重要的財務(wù)數(shù)據(jù)，如賬套資料數(shù)據(jù)，應(yīng)定期備份數(shù)據(jù)并妥善保管。5.需要特別管理的物品，比如公司證照、印章等，應(yīng)根據(jù)公司制度要求妥善安排專人保管并采取必要保護措施。

四、清掃（Seiso）

（一）“清掃”在6S管理中的基本含義。清掃，是把工作場所打掃干凈，清除工作場所的臟污，使工作場所干凈整潔，創(chuàng)造一個一塵不染的工作環(huán)境，并將設(shè)備保養(yǎng)得干凈完好，對出現(xiàn)異常的設(shè)備進行修理。

（二）“清掃”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用。“清掃”在6S管理中的隱性含義是創(chuàng)造一個干凈、整潔、順暢的工作環(huán)境，并對干凈、整潔、順暢的工作所賴以運行的載體進行維護保養(yǎng)。所以，“清掃”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用，已經(jīng)不是單純的打掃衛(wèi)生、維護好財務(wù)辦公設(shè)備那么簡單，它在財務(wù)管理工作中具有特殊的含義。

“清掃”在財務(wù)管理工作中的實質(zhì)性含義是指理順財務(wù)工作流程、規(guī)范財務(wù)運作模式。結(jié)合基礎(chǔ)財務(wù)管理工作的內(nèi)容，具體來講有以下幾個方面：一是規(guī)范財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的財務(wù)作業(yè)流程。一方面要明確不同財務(wù)崗位職責(zé)，定崗定編，另一方面要建立財務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部的工作流程圖，使每個工作崗位不但明確自己的職責(zé)邊界，而且清楚自己在財務(wù)系統(tǒng)整體環(huán)節(jié)中的所在。二是規(guī)范公司整體的報銷/請款及相應(yīng)的審核流程。財務(wù)部門切忌只管自己的一畝三分地，而要把角度放在整個公司考慮問題，因為公司的所有事項都將會直接或間接地和財務(wù)聯(lián)系起來。所以，財務(wù)部門要重視并積極參與公司整體的報銷/請款審批流程的制定，時刻關(guān)注審批流程執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題并及時單獨或會同公司其他部門采取措施解決。三是規(guī)范銀行存款管理流程。銀行存款的收付在公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)中占據(jù)絕對位置。因此，必須把規(guī)范銀行存款賬戶的開立、維護，以及銀行存款業(yè)務(wù)的發(fā)生作為財務(wù)工作的重中之重。四是規(guī)范現(xiàn)金管理流程，明確現(xiàn)金的開支范圍，加大個人往來借款的清理。

五、清潔（Seiketsu）

（一）“清潔”在6S管理中的基本含義。清潔，是指在清理、整頓、清掃之后，認(rèn)真維護和持續(xù)改進現(xiàn)場最佳的工作環(huán)境和工作狀態(tài)。清潔是對前三項活動的堅持和深入，并通過制度化、標(biāo)準(zhǔn)化維持和持續(xù)改善前三項活動的結(jié)果。

（二）“清潔”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用。“清潔”的本質(zhì)就是將“整理”、“整頓”、“清掃”的工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化。結(jié)合筆者在財務(wù)工作實踐中的經(jīng)驗，“清潔”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的體現(xiàn)主要有以下幾點：一是針對銀行業(yè)務(wù)風(fēng)險對公司經(jīng)濟風(fēng)險的重要性，建立銀行對賬制度，明確銀行對賬時間、程序和規(guī)則。二是建立現(xiàn)金對賬制度，明確現(xiàn)金對賬的時間、程序和規(guī)則。三是建立財務(wù)檔案管理制度，明確財務(wù)檔案的負(fù)責(zé)人、財務(wù)檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、實物財務(wù)檔案的管理要求和電子財務(wù)檔案的管理要求等。四是建立財務(wù)辦公例會制度。財務(wù)部門定期（如每周）舉行辦公例會，并以部門制度的形式將財務(wù)辦公例會制度固定下來。財務(wù)辦公例會的主要內(nèi)容是檢討過去一周 （或者是其他辦公例會頻率時間，如每月等）工作計劃執(zhí)行情況和布置下周的工作安排，另外財務(wù)辦公例會還是討論日常工作中遇到的專業(yè)問題和需部門間協(xié)調(diào)的問題的場所。五是建立財務(wù)系統(tǒng)學(xué)習(xí)討論制度。財務(wù)部門選擇訂閱會計、稅務(wù)、經(jīng)濟類期刊，并安排專人負(fù)責(zé)相應(yīng)期刊的學(xué)習(xí)，組織財務(wù)系統(tǒng)人員定期（如每周一次）對自己所負(fù)責(zé)期刊的學(xué)習(xí)情況進行匯報、交流與探討，并將學(xué)習(xí)討論會的學(xué)習(xí)內(nèi)容裝訂成冊以供隨時查閱。

六、素養(yǎng)（Shitsuke）

（一）“素養(yǎng)”在6S管理中的基本含義。素養(yǎng)，是指養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣和嚴(yán)格遵守規(guī)則的工作作風(fēng)，努力提高人員素質(zhì)，塑造風(fēng)清氣正的工作氛圍，營造團隊精神。

（二）“素養(yǎng)”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用。一般來講，財務(wù)部門是公司的核心部門。財務(wù)部門風(fēng)氣的好壞和財務(wù)部門水平的高低將直接影響整個公司的風(fēng)氣和水平。所以，必須下大力氣加強財務(wù)部門的知識水平、業(yè)務(wù)能力和品質(zhì)修養(yǎng)。財務(wù)部門和財務(wù)人員的“素養(yǎng)”主要體現(xiàn)在以下四個方面：一是會計、財務(wù)、稅務(wù)知識素養(yǎng)，即基本業(yè)務(wù)素養(yǎng)。這是做好公司財務(wù)管理工作的基礎(chǔ)。二是綜合經(jīng)濟管理能力素養(yǎng)。這是推動公司財務(wù)管理工作向更高臺階邁進和推動個人不斷向前發(fā)展的必要條件。財務(wù)期刊的學(xué)習(xí)及其討論交流制度可以有助于我們提高整個部門及個人的綜合經(jīng)濟管理能力。三是誠實本分的品質(zhì)。誠實本分的人品不但是財務(wù)人員個人素養(yǎng)的核心要素，而且是財務(wù)系統(tǒng)整體品質(zhì)的核心要求，甚至?xí)Q定整個公司的風(fēng)氣。因此，必須對財務(wù)人員從嚴(yán)要求，堅決杜絕和制止歪風(fēng)邪氣在財務(wù)系統(tǒng)的蔓延滋長。四是大局觀念。財務(wù)部門在公司管理體系中占據(jù)特殊重要的地位，財務(wù)部門和財務(wù)人員必須秉持大局為重的思想，處處維護公司整體大局，不說出格的話，不做出格的事，不做公司的“離心劑”，而是做公司的“粘合劑”。

七、安全（Safety）

（一）“安全”在6S管理中的基本含義。安全，是指重視全員安全教育，消除隱患，排除險情，防患于未然。保障員工的人身安全和生產(chǎn)的正常運行從而提高經(jīng)濟效率減少經(jīng)濟損失，是現(xiàn)場管理的前提和目的。

（二）“安全”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的應(yīng)用。“安全”在基礎(chǔ)財務(wù)管理工作中的含義已經(jīng)不是單純的防火措施的建立等物理性安全措施，而是在采取上述“整理”、“整頓”、“清掃”、“清潔”、“素養(yǎng)”等一系列措施和方法后的結(jié)果。“安全”在財務(wù)管理工作中的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是資金支付的安全。二是資金保存的安全。三是文件檔案資料保護的安全。四是信息保密的安全。五是國家財經(jīng)法律法規(guī)約束下的財務(wù)業(yè)務(wù)的安全。

實踐證明，在引入6S管理模式后，筆者所在單位的基礎(chǔ)財務(wù)管理工作取得了顯著成效，不但財務(wù)環(huán)境變得清新舒暢，財務(wù)人員的精神面貌更加積極向上，而且財務(wù)部門形成了踏實、嚴(yán)謹(jǐn)、奮進的工作學(xué)習(xí)狀態(tài)和風(fēng)清氣正的工作氛圍，公司的財務(wù)局面煥然一新。下一步我們將繼續(xù)秉持實踐出真知的理念，繼續(xù)推動6S管理模式與財務(wù)管理實踐工作的融合，爭取在基礎(chǔ)財務(wù)管理實踐中取得更大突破和更大進步。