淺談一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）的功能架構及應用

張祿

摘 要：分析企業信息化發展的重要性。介紹了一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）的功能架構及應用。

關鍵詞：企業信息化；MSOA；標準化；信息系統

1 概述

當今的時代是信息化時代，而且是信息化飛速發展的時代。在這樣一個充滿機遇和挑戰的環境中，企業信息化的發展及作用也受到越來越多的關注。那么，什么是企業信息化呢？

企業信息化實質上是以增強企業的核心競爭力為目的，將企業的生產過程、物料移動、事務處理、現金流動、客戶交互等業務過程數字化、一體化、網絡化和智能化，通過各種信息系統處理傳遞數據及工作，使企業資源合理配置，求得最大的經濟效益。企業信息化是指企業以業務流程的優化和重構為基礎，在一定的深度和廣度上利用各信息系統，控制和集成化管理企業生產經營活動中的各種信息，以提高企業的經濟效益和市場競爭力。

企業信息化不僅能提高企業經營管理信息的準確性和及時性，促使企業業務辦事程序和管理程序更加合理、迅速，而且能進一步促進企業資源的合理組合及利用，使其在現有資源條件下達到最佳利用效果，從而大大提高企業的生產經營效率和管理效率。

2 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）項目背景及概述

一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）的管理對象是文件和記錄。文件是企業活動的依據，行為的準繩，是管理的基礎。任何一個體系都是基于一系列可作為依據的文件和資料（如文件、表格、圖紙等）來實現的，所以文件資料管理的好壞，對體系的有效運行尤為重要。采用人工方式進行文件的編制、評審、批準、發放、使用、更改、再次批準、回收和作廢等管理工作，存在管理效率低、易出差錯、文件更改、評審工作量大，造成不愿進行文件變更、評審工作，使得文件的有效性得不到保證。記錄管理一直是體系管理中的重點，如何對記錄的產生過程進行控制，提高管理效率，對記錄進行有效的統計分析，是記錄管理中的難點。

一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）的目標是利用管理體系的方法和理念，對企業管理過程中的文件、記錄進行管理，提高管理效率，降低企業的管理成本，解決企業管理中常常出現的該要的文件沒有、該存的記錄沒存、有效文件和作廢文件并存、文件的時效性和有效性得不到保障，做事找不到依據等許多不良現象。最終實現企業文件、記錄的有效控制、確保數據的一致性，減少差錯，提升企業整體管理水平。

3 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）的功能架構

3.1 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）管理系統功能

3.1.1 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）是對企業內部管理性文件、技術性文件、程序文件、管理手冊、記錄格式等各類受控文件的起草、審批、發放、傳閱、評審、變更、作廢、查閱等的管理，它嚴格按照管理體系對文件管理規范要求開發，能提高90%的文件管理效率。

3.1.2 自動生成文件管理規定的各類文件清單，較人工管理更為準確、快捷。

3.1.3 對文件的審批、發放、變更、作廢、評審等文件管理過程均有記錄。

3.1.4 支持文件的變更管理與版本控制，可方便地查閱歷史版本。

3.1.5 時效性文件的自動作廢和文件評審的提醒。

3.1.6 外來文件的識別登記、合規性評價、符合性評審功能全面實現體系對外來文件的管理要求。

3.1.7 管理記錄歸檔功能將游離在各個專業系統之外的所有電子版文檔進行分類管理、版本控制，為企業文件的全面受控提供了實用的工具。

3.2 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）系統架構

3.2.1 MSOA采用B/S結構開發，基于瀏覽器運行，客戶端免安裝，目前支持IE7以上版本的瀏覽器，以及firefox、google chrome、safari等瀏覽器。

3.2.2 MSOA可運行于winxp、win7、win8 PC操作系統，也支持在iOS、andriod、win8系統的平板電腦上運行。其中體系文件管理、表單管理移動版還可在iOS、android系統的手機上運行。

3.2.3 MSOA采用自主研發的三層架構開發，具備數據校驗功能，能很好的防止地址欄和SQL注入攻擊。

3.2.4 采用大型關系數據庫oracle作為數據服務器，科學的數據結構設計，優化的數據操作命令使得系統在大量并發操作的情況下，都能流暢地運行。

4 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）的應用

4.1 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）應用的意義

4.1.1 企業建立管理體系后，文件管理流程大致經過文件的送審核、會審、批準、印刷、蓋受控章、分發號等標識、填寫發文登記、收文登記、受控文件清單或記錄清單、轉發、傳閱等過程，表格填寫工作量大，管理手續多，差錯率高。

4.1.2 文件管理環節多、傳遞速度慢，文件往往制定好后要等待數周才能完全傳閱至使用者手中執行，時效性差。

4.1.3 文件的修改、作廢麻煩，造成文件主管部門不愿修改和作廢文件，文件的適宜性得不到保證。

4.1.4 文件管理花費大量的人力、物力，成本高。

4.2 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）的深化應用

文件是整個企業活動的依據，企業行為的準繩，是企業管理的基礎。MSOA以文件管理為基礎，通過文件條款化，將各項制度直接應用于日常的檢查、考核中，開發了制度符合性檢查、經濟責任制考核管理系統，實現了企業管理制度的落地。

5 一體化管理體系文件標準化信息系統（MSOA）的系統實施過程

5.1 項目啟動：約一個月。

5.2 需求調研方案設計：包括需求調研、詳細設計、二次開發，時間約為一個月。

5.3 系統實施：包括現場安裝、培訓、試用、功能改進，時間約為兩個月。

5.4 投用、功能完善：系統投用，功能進一步完善，時間根據具體工作情況而定。

5.5 準備驗收材料：準備驗收，時間為項目投用后三個月。