如何做好鄉鎮人口和計劃生育檔案管理工作

■文/陳文萍

如何做好鄉鎮人口和計劃生育檔案管理工作

■文/陳文萍

摘要人口和計劃生育工作向法制化、規范化、制度化發展，對人口和計劃生育檔案（以下簡稱人口計生檔案）管理工作提出了更新、更高的要求。人口計生檔案是人口計劃生育工作過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的真實歷史記錄，是制定人口和計劃生育政策的重要資料記，是搞好人口和計劃生育工作不可缺少的基礎信息。探索新形勢下人口計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計劃生育工作，促進經濟社會又好又快發展有著多方面的積極作用。

關鍵詞檔案工作規章制度服務改革

近年來，隨著人口計生事業得到前所未有的全面發展，全省各級人口計生部門主動適應新形勢新任務的要求，大力發揚與時俱進、開拓創新精神，落實科學發展觀，圍繞確保人口計生檔案保管安全和提高檔案管理水平，深入研究和把握工作規律，推進計生檔案管理工作制度化、規范化，使人口計生檔案管理工作在經濟建設、構建和諧社會中發揮了越來越大的作用。筆者作為基層人口計生部門的檔案管理人員，結合多年的工作實踐，對如何進一步做好新形勢下的人口計生檔案管理工作，有幾點思考。

一、要充分認識做好人口計生檔案工作的重要性

檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，我們能夠更好地了解過去、把握現在、預見未來。檔案管理是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作。同樣，計生檔案管理也是黨和國家事業發展一個不可缺少的方面，是一項崇高的事業。恰恰是鄉鎮計生干部特別是鄉鎮領導干部缺乏這樣的認識。因此，要采取多種形式，通過開展廣泛持久的檔案管理法規的宣傳教育，讓《檔案法》等法律法規不斷深入人心，全面提高鄉鎮計生干部特別是領導干部的思想認識和檔案法治意識，增強對計生檔案管理工作重要性的認識。市、縣（區）人口計生部門要經常舉辦鄉鎮計生檔案管理人員培訓班，特別是對鄉鎮領導干部，至少每年要開展一次系統培訓，使鄉鎮領導干部和計生檔案管理人員準確把握檔案法的條款規定，掌握計生檔案管理的基本知識，提高對計生檔案管理的認知程度和接受程度，避免在工作中不作為和亂作為。

二、要切實加強人口計生檔案管理人員素質

只有努力提高自身素質，才能管理好檔案，才能真正讓檔案發揮其應有的作用。一是政治素質，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案事業。二是業務素質，要具備專業知識，熟悉所管的檔案內容，熟悉檔案法規。三是文化素質，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經驗。

三、要強化人口計生檔案管理規章制

人口計生工作任務十分繁雜，為把檔案管理工作融入人口計生部門的各項工作中，就需要有一套完整的制度來規范約束。一是人口計生檔案收集、上報、整理、存檔應做到規范，嚴格按照制度辦事，嚴把“三關”，即：評查、歸檔和上架關。做到“細”，仔細查找檔案管理上存在的薄弱環節，不放過“蛛絲馬跡”，逐一整改和修正；“嚴”，在專業人員指導下進行驗收整理，凡不符合質量要求的，必須重新按要求整理，直至驗收合格；“精”，對已歸檔的資料，全部進行檢查，按要求歸類、裝訂。二是實行定期談話制度，專兼職檔案員要定期與服務對象談話，經常到基層去，到育齡婦女家中去，獲取第一手資料，取得工作主動權。三是實行計劃生育項目檢查治療登記制度，為各級計生服務站以及醫院的B超室、手術室、婦產科等相關科室專門配備專用檢查登記簿，把第一手資料全部統計起來。只有嚴格有關規章制度，才能確保檔案完整齊全，從而保證相關資料得以及時、準確、完整歸檔，這樣既確保了人口計生工作的質量，也提高了檔案的可利用性。

四、要強化服務理念，拓寬服務領域

首先應建立健全計生檔案，主要是建立計生“七簿、一卡”。“七簿”是：干部職工初婚、離婚、復婚、再婚情況登記簿；未婚青年登記簿；干部職工歷年辦理生育計劃、獨生子女證登記簿；已婚育婦查環、查孕人員登記簿；非在職人員、職工家屬已婚育婦年度查環、查孕情況登記簿；歷年違反計劃生育人員處理情況登記簿；干部職工變動情況登記簿。“一卡”是:計劃生育登記卡。“七簿、一卡”檔案反映了整個單位計劃生育的各種基本情況。此外，還有一些計生的文件、照片等材料，也要收集歸檔。計生情況也是不斷發展變化，有的結婚，有的離婚，有的復婚，有的計生節育，有的超生違法，有的獲獎，有的受罰，有的調進，有的調出。因此，要對計生檔案實行動態管理，計生材料及時收集歸檔。建立完整準確的計生檔案，這就為計生檔案的信息化管理打下堅實基礎。

五、要加強檔案管理的網絡化建設

實現檔案管理的網絡化，不但減少工作人員的勞動量，提高工作效率，而且能搞好地起到資料的交流和共享作用。要不斷強化檔案的服務功能，編制和安裝科學、實用的檔案檢索工具，力求實現檔案資料查詢“以計算機為主、案卷目錄為輔”的查詢系統，把“死檔案”變成“活資料”。目前，全省人口計生網采用四級網絡的樹形結構，覆蓋了省、市、縣、鄉四級行政區域，將常住人口信息和流動人口信息分別管理，同時又相互關聯，建立兩地聯系，實現了數據一處輸入，各處共享，既提高了檔案管理水平和辦公效率，又為杜絕違法生育行為奠定了基礎，還可便于各級及時查詢匯總信息，及時掌握育齡婦女管理工作情況，為穩定低生育水平提供數據支持。

六、要不斷深化改革

檔案工作只有以超前的意識、超前的節奏、超前的服務占領市場，讓使用者滿意，才能使檔案工作適應改革發展的新形勢。要開創檔案工作的新局面，就要創新檔案管理的思路，拓寬檔案管理渠道，強化檔案工作的服務手段和長效管理機制。作為一名人口計生檔案管理人員，首先要更新服務觀念，不但要把檔案管理好，而且要把檔案利用好，把檔案工作的重點放在開發利用上，從而更好地為經濟社會的全面可持續發展做出檔案工作者應有的貢獻。

（作者單位：湖北省棗陽市太平鎮計劃生育辦公室）