解決企業電子文件管理問題的方案探討

文/深圳市世紀科怡科技發展有限公司 周娟

在不斷發展的現代化科技中，計算機技術的應用已經涉及到了各個方面，它是解決生產問題與管理問題迫切需要的一項技術。在不斷加快的企業信息化進程中，企業的各項生產，經營以及管理活動中紙質文件在逐漸減少，大量的電子文件漸漸取代了紙質文件。而電子文件的大量涌現使得企業電子文件管理的形態與數量都在急劇變化，這極大地沖擊了以往的企業檔案管理工作，而這也說明企業檔案工作已經進入了新的時代——數字時代。

一、存在問題

（一）收集缺陷。在對檔案信息資源進行建設的過程中，一些企業很少會去顧及對電子文件進行適當的收集歸檔，卻往往把重點放在了數字化的館藏檔案上。而這樣的結果一般會形成機構處置電子文件的隨意性與檔案館重復數字化文件。再者，企業人才的頻繁流動，使得崗位文件會因此而流失。還有，在收集電子文件的時候，沒有將文件的讀取軟件與流轉信息以及操作系統統一收集，以致造成后來讀取文件的失敗。

（二）鑒定不足。在越來越復雜的現代企業的各項生產、經營與管理活動中，電子文件相較于紙質文件更容易被復制與記錄，而這造成了電子文件的數量也在急劇性的增加；一些有用的信息也被雜亂無章的無用信息埋沒；文獻數量增加，但質量卻在下降。

（三）資源匱乏。很多企業開始推進屬于自己的信息化，這也就形成了多個不同的信息系統，比如科研管理系統，財務軟件系統，企業資源計劃等。每個部門的文件都有屬于自己的系統，且每個系統的結構以及數據標準都不同，這樣就很難做到知識與信息資源的交換與共享，也就出現了“信息孤島”的局面。

二、解決策略

電子文件的數量多、知識含量高以及來源廣的特點使電子文件必須以較為先進的理念作為導向，以一定的制度建設來做保障，并以完善的管理做依靠，與檔案隊伍的高素質并行才能實現。所以，建立一定的檔案保障機制才能使檔案工作走可持續發展道路；只有將管理手段更加完善，才能提供優質服務給使用者；只有優質的使用服務，才能獲取更多支持，理解。

（一）檔案工作保障體系的創建。對于一個企業來說，保障檔案工作關乎到企業檔案工作是否可以持續穩定發展的關鍵，所以，建立一個相對的檔案工作保障體系，是十分有必要的。相比較紙質文件，電子文件歸檔具有廣泛與受制約因素，單單是靠檔案管理部門很難完成，需結合電子文件的形成部門與檔案部門以及信息管理部門這三個部門來共同完成。這三個部門都有它自己的職能，三部門結合可以相互滲透，展現自己的優勢，揚長避短，形成一體化，使電子文件的質量有所提升。

（二）重視檔案收集工作。對于檔案管理工作來說，收集是至關重要的，檔案管理工作要生存，收集的檔案數量和檔案質量是前提。所以，在檔案的收集工作中，一定要做到豐富的數量，充實的成分，合理的結構以及優化的質量。

（三）電子文件的鑒定工作要加強。在不斷發展的網絡環境下，信息與文獻的數量正在大幅度地快速增加，形成信息的供過于求，這就要求人們在保護文件方面需要投入大量人力，物力以及時間等資源。所以，檔案工作人員要加強對文件的鑒定工作，去粗取精，保證文件質量。為確保電子文件真實完整性，內容與技術的鑒定必須同時進行，缺一不可。

（四）合理選擇歸檔途徑。與紙質檔案相比，電子文件的載體沒有紙質文件那么穩定安全，所以在歸檔的選擇方面是比較重要的。而一般的磁盤很容易造成數據的丟失，如果是質量比較差的磁盤，還可能會影響到文件的可讀性；為了防止數據的丟失，很多人選用存多份備份的方式，這不僅加大了檔案管理的工作量，還增加了磁盤數量，極為不便。而采用網絡移交歸檔的方式，利用光盤存貯不僅簡便還安全。具體方案是開通一個文件歸檔專線，在文件的形成部門與檔案的管理部門之間進行電子文件的傳遞，并和檔案管理系統之間形成無縫鏈接，建立起一個歸檔專用的文件收集系統。

（五）合理保管電子文件。從理論上來講，儲存電子文件的載體可以長期保存文件，因為其信息讀出的方式是無接觸式的，不會出現磨損狀況。文件信息被密封保護在塑料層內，不會受外界磁場影響，也不會遭受到空氣中水分與一些有害氣體以及灰塵的侵害。但是對于一些長期儲存的電子文件來說，磁盤等的儲存還是有一定的不穩定性的，所以要嚴格控制儲存專用庫房的溫度，且配置防塵，防磁場等的設施，而使用的設備也必須要注意對計算機病毒進行防范；適時地檢查檔案，以確保檔案的無刪減與短缺現象發生。

[1] 趙山乞.檔案信息網絡化建設[J].北京圖書館出版社，2013．

[2] 傅榮校.檔案管理現代化——檔案管理中技術革命進程的動態審視[J].浙江大學出版社，2014.

[3] 賀德方等.數字時代情報學理論與實踐——從信息服務走向知識服務[J]．上海圖書館，2012.