淺談計算機技術對檔案管理的影響

文/陜西中醫藥大學 王晶

現代社會在計算機技術的推動和影響下，以飛快的速度步入信息時代，隨著計算機與網絡技術的廣泛應用，產生了大量的電子文件。電子文件的產生，不僅意味著產生了一種新型載體的檔案，也標志著人類社會記錄信息、傳達信息和留存信息的方式發生了改變。它直接影響著檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念。隨著計算機技術的不斷發展，檔案的載體面臨著更新換代的重要歷史時刻，檔案工作以意想不到的速度和規模進入一種新型的管理模式。

計算機及網絡技術的發展與普及，使得越來越多的社會管理活動逐步被綜合應用計算機技術、網絡技術的電子化辦公模式所取代，隨著電子政務、辦公自動化等系統的逐步建立與完善，電子文件最終將成為各級黨政機關、企事業單位產生文件的主要形式，進而成為國家檔案資源的重要組成部分。

計算機技術給檔案工作管理帶來了革命。這場改革是自近現代檔案學理論誕生以來，檔案管理工作最為劇烈的一次改革，它影響檔案工作的基本理論、運作方式乃至思維觀念。隨著計算機技術的發展，檔案的載體面臨著更新換代的重要歷史時刻，傳統的管理模式已不再完全適用檔案的收集。計算機技術的普及及利用，使檔案資料的收集更全面，更及時，更方便，各種存儲工具滿足了現代檔案管理工作的要求。

計算機技術的產生和發展對檔案管理工作的變革主要體現在以下幾個方面：

第一，在照相機、錄音、錄像等工具的應用上。更加真實地記錄了許多大型的會議、節日活動、人物的資料，保證了檔案資料收集的真實性、及時性、準確性。目前數字檔案收集來源主要有三個方面：一是傳統檔案的數字化，就是把紙張、照片、音頻影像等載體保存的傳統檔案通過掃描、拍攝等方式轉換為電子檔案，后期主要工作是建立檔案目錄數據庫和全文數據庫。二是現有電子文檔的接收和歸檔，這是目前各個單位檔案館數字檔案的主要來源。三是一些重要數字信息資源和采集，有些重要數字信息檔案對反映歷史社會變化、豐富館藏起著重要作用，應注意收集和接收。

第二，在檔案的整理上。檔案分類更加清晰，整理上更加便捷。檔案目錄的標引要符合《檔案目錄著錄規則》《中國檔案主題詞表》《中國檔案分類法》等標準，檔案目錄數據格式要符合《機讀檔案目錄數據庫格式》以及本單位頒發的相關標準，以方便檔案數據的遷移、共享、移交等。檔案信息化建設的目的是充分運用計算機等信息技術提高檔案工作的管理水平與效率。需要通過計算機軟件來實現檔案的信息化管理，其中主要包含檔案目錄數據庫系統和全文數據庫系統的建設，將來還會涉及到包括非結構化檔案以及異構數據庫的管理系統建設。

第三，在檔案的保存上。檔案的存儲量擴大，保管的介質種類擴大，保管更加便利，更安全。將一些珍貴的、易損壞的檔案進行數字化，除了滿足檔案的利用目的外，可以兼顧搶救、保存、備份等功能。

第四，在檔案的利用上。檔案的保管作用在于備查、利用，現代信息技術的應用，把檔案資料分門別類，方便查找、檢索，通過網絡向用戶提供檔案的利用服務，使用戶在可以上網的條件下在任何地點、時間都能查到權限許可所需要查詢的檔案信息，真正實現檔案數字信息資源的共享。主要包含檔案的信息開發，智能查詢、網站信息發布、光盤發布等。檔案信息開發是對檔案信息進行專題開發、編研等，綜合智能查詢是提供館藏的數字檔案文檔、圖像、音頻資源、視頻資源的查詢和閱覽以及虛擬演播等服務。網站的信息發布指得是通過互聯網將館藏數字檔案相關信息進行信息發布，提供對外檔案利用服務，光盤發布是通過光盤刻錄等形式提供利用。計算機技術的發展更有利于對檔案資料的研究和利用，為生產經營和經濟發展提供更好的原始依據和有效服務。

計算機技術的發展，使得資源共建與共享的理念在檔案管理工作上產生了深遠的影響。我們當前的檔案管理工作缺乏宏觀的管理和規劃，條塊分割，各自為政，滿足于陶醉在自給自足的收集觀念，有的館室亂藏亂收檔案，影響檔案利用的全局利益，有的館室與館室之間館藏特色不顯著，有大量不合理的重復館藏檔案，有的館室自我封閉，不求合作，盲目追求實體擁有，盲目追求檔案不分時間段的過早擁有。因此，在今后的檔案管理工作中，我們要用整體的、系統的、網絡的觀念指導檔案管理和收集收藏工作，努力提倡各個地方單位檔案館室之間的協作精神，從宏觀上加強協調分工合作，消除在檔案收集征集工作中自我滿足、檔案資源私有等一些狹隘觀念。

我們相信，隨著計算機技術的發展，計算機已成為人們工作生活中必不可少的工作，電子文件終將取代紙質文件成為檔案的主流，在這個發展的過程中，我們有大量的工作要做，新型檔案工作標準規范的研究，檔案信息安全管理的研究，相應的法律法規與技術的研究等等，任重而道遠。