基于聲像檔案管理工作的思考

文／江西科技師范大學理工學院 王穎

一、引言

聲像檔案亦稱音像檔案、視聽檔案。是以音響、形象等方式記錄知識信息的特殊載體形式的檔案，包括照片、影片、唱片、錄音、錄像檔案等。聲像檔案主要由通訊社、文化館、報社、國家機關、企事業文化宣傳等單位產生，具有真實記錄、視聽形象、藝術美感、交流通用、選材典型性的特點，在傳播知識、宣傳教育、科學研究、歷史憑證和藝術欣賞等方面發揮著重要作用。聲像檔案繼承了文件的原始性，是可以真實再現歷史的原貌。聲像檔案也具有憑證價值作用，是直接、原始、真實并客觀存在的影像，不受其他外在因素的影響和限制，能使人身臨其境，震撼效果更具有穿透性和感染力。

二、聲像檔案發展的歷史沿革及作用

1826年，Joseph Nièphore Nièpce制得了世界上第一張照片。照片檔案是指各單位和單位各成員之間在其活動中直接形成的具有保存價值的以照片形式來保存歷史真實的紀錄，是國家機構、社會組織以及個人在社會活動中直接形成的，有保存價值的以感光材料為載體，以音響、形象等方式記錄知識信息的特殊載體形式為主要反映方式的歷史紀錄。

在檔案管理中，特別值得注意的是作為聲像檔案照片，以直接且真實的影像實體展現給照片的使用者，讓照片檔案使用者猶如身臨其境，更具震撼力。由于其真實客觀的歷史記錄形式，如提供歷史的真實畫面，重現歷史的輝煌。在檔案利用中占有十分重要的地位。如北京大學100周年校慶舉辦的校園變遷展，展出了學校各個時期琳瑯滿目的歷史照片檔案，從不同的角度充分展示出學校辦學100年來的發展和變遷歷程，使今天人們直觀地感受到學校發生的翻天覆地的變化，親身體會到幾代教職員工的歷史貢獻和取得的偉大成就。同時，激發了在校學生愛國愛校的情懷，取得了令人震奮的效果。

三、聲像檔案歸檔范圍

在各個歷史時期聲像檔案都是各單位和各部門在社會活動的各個時期、各種特定環境下特殊事件的真實反映，特別記錄當時的領導人、有影響的政治活動家、重大會議中的國家級、省部級及各層級領導和名人，聲音和照片都是十分重要的歸檔材料。

聲像檔案范圍包括：在社會歷史發展的長河中，對社會產生影響的人和事；領導人在各個時期重大公務活動照片，聲音資源，領導者或個人參加的重要外事活動的照片和聲音資料；記錄國家或單位發生的重大事件、事故、自然災害及其他特殊情況和事由的照片及各種載體材料；記錄著地理環境、概貌、基本建設、各級各類重點工程、各地自然風光以及當地風俗和名人、大師們的照片并涵蓋其他具有保存價值的照片聲音資料。

四、聲像材料歸檔原則

不論部門還是單位對照片、聲音等檔案的應用都十分廣泛。對個體照片、聲音等具體事項本身是對于各部門、各單位直接反映的重大事件和重大活動的直接記錄。但是，任何檔案如果不被開發利用，那就不能體現其存在的價值。如果不對聲像檔案材料按照規范化要求進行加工和處理，若干年后沒有人能考證該聲像檔案所反映的主人姓什名誰。因此，規范的聲像檔案管理不能缺乏其關鍵要素，否則，所反映的信息僅是影像或聲音，都不是完整的聲像檔案。

開展聲像檔案材料的實際整理工作需要嚴格按照聲像檔案整理的要素要求開展整理工作，如對每一張照片或一組聲音檔案信息采集都應具有完整的文字說明、攝制或錄制的時間、地點、人物、事件和作者等基本信息，以便于今后照片檔案的準確查找和開發利用。鑒于攝制照片或錄制聲音的作者不懂照片或聲音檔案的歸檔要求，大多數只會注意照片或聲音本身的藝術性，而不會考慮其存檔的因素。因此，檔案工作人員必須及時收集照片聲音材料，及時補足相關要素和材料。

（一）聲像檔案整理內容。聲像檔案整理內容以照片檔案整理為例，包括：底片號、照片號、照片題名、頁碼和備注等。底片經過科學分類后編號、編制底片目錄登記簿，一張底片或一組相關的底片確定為一個基本的保管單位并編制出一個底片號。考慮到如果是一組底片，在底片順序號后面還需要編制出一個分號。底片號是按底片收到的先后次序編號登記的，對已經確定類別的底片號再加分類號。照片檔案的整理應遵循照片檔案管理實施辦法的要求進行。在同一個全宗內按年度——問題進行分類，保持前后一致，相對穩定。同一事件的一組照片編一個號，組內的照片編制小流水號。底片在全宗內編流水號，格式為全宗號－底片號，注意用鐵筆在底片乳劑面片邊處橫排刻上底片號，同時在底片袋的右上方標明底片號。每張照片都要有說明，一組同事件的照片要有總說明。符號說明的內容包括照片號、底片號和參見號，其中參見號為與本張（組）照片有聯系的其他檔案的檔號。文字說明包括六要素，最后編制照片檔案卷內目錄，使每張或組照片具有準確的位置。

（二）電子聲像檔案材料歸檔的管理。電子聲像檔案材料歸檔的管理分電子照片或聲音材料、文字說明兩部分。根據電子聲像檔案與紙質照片檔案不同的特性，注意對電子照片或錄音的收集、歸檔進行科學管理和指導，以電子照片為例：從形成開始時就要保證其規范與安全。數碼照片采取標準格式TIFF、JPEG。為了保證電子照片的質量和清晰度，規定電子照片必須超過500萬像素數。掃描照片的線數必須超過600 dpi。在對感光膠片數字化處理時，其掃描儀的分辨率必須超過1200～2400 dpi。對館藏永久保存的電子照片，在保存數字照片檔案時還必須沖印或打印出紙質照片。歸檔時應標明互見號，格式為：全宗號—光盤號—照片號（標注于紙質照片的文字說明中）或全宗號—冊號—張號（標注于數碼照片的文字說明中）。

五、聲像檔案管理

聲像檔案的規范化管理不僅是檔案人員的責任，而且需要各級領導的關心和支持。

（一）聲像檔案必須加強領導，實行集中統一管理。以聲像檔案的主要形式電子照片或紙質照片檔案管理為例，需要一定的技術性設備條件才能保證安全可靠地進行永久保存。檔案館領導必須安排必要的檔案人員，時刻關注所管轄單位的大事和大型活動情況，及時與組織單位或部門聯系，及時聯系聲像檔案，如電子照片或紙質照片的收集歸檔工作，使聲像檔案的收集率更加齊全、規范和完整，為檔案館制成標準化、規范化的紙質和聲像檔案工作夯實基礎。

（二）建章立制確保聲像檔案的安全與穩定。檔案館必須根據檔案管理的要求，制定各門類檔案實體和聲像檔案管理規章制度。檔案專業人員必須指導所屬各單位聲像檔案攝制、錄制人員科學地拍攝照片、錄制領導講話聲音并及時向檔案館辦理移交手續，從制度上保證聲像檔案順利歸檔，做到聲像檔案管理工作的制度化、規范化、科學化。檔案管理部門必須想方設法及時做好聲像檔案的歸檔等基礎性工作。照片材料和錄音材料歸檔后應及時對其材料進行科學的分類，然后按照科學地整理方法對聲像檔案材料進行整理。

（三）嚴格按照聲像檔案管理規范實施管理。聲像檔案是館藏檔案的重要組成部分，檔案館必須按照聲像檔案管理規范的要求嚴格實施管理。聲像檔案必須做到安全、可靠、穩定，真正實現聲像檔案材料的永久保存、科學管理和有效利用。

（四）聲像檔案數字化應用．隨著現代科學技術的飛速發展，數字化已經成為照片、錄音生成的主要手段，機械地拍攝膠片的照片已經成為歷史，數字化照片的攝制和聲音的錄制方便易行、成本低廉使得數字化聲像檔案數量以驚人的速度發展，檔案網站的建立又為數字化聲像檔案的收集方式提供了快捷的手段。聲像檔案可以實現網上查詢和利用，數字化聲像檔案更易實現的深度開發得到更有效地利用，這不僅促進了聲像檔案的管理，更有力地推動聲像檔案管理上新水平，實現新跨越。

六、結語

聲像檔案一直的各單位關注度較高，但做起來又比較難的一項工作，特別是近來的數字化聲像檔案的發展超過了人們的想象，學習、鉆研數字化檔案管理成為了當今檔案館的一項十分重要的工作和任務，必須下大力氣去做并且做好。

[1]照片檔案管理規范.GB/T.11821—89.