關(guān)于新形勢(shì)下科技檔案管理模式創(chuàng)新的研究

文/廣東交通集團(tuán)檢測(cè)中心 巢凌彥

伴隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步以及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)均發(fā)生了一定的轉(zhuǎn)變，科技檔案管理方面，在促進(jìn)了管理工作的同時(shí)，也使其面臨著一定的挑戰(zhàn)，為更好地適應(yīng)這種變化，我們應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作思維和手段，創(chuàng)新科技檔案管理模式，充分發(fā)揮科技檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的積極作用。本文先簡(jiǎn)單介紹了傳統(tǒng)科技檔案管理模式，分析該模式在新形勢(shì)下日益凸顯的不足，并針對(duì)這一現(xiàn)狀，提出了相應(yīng)的創(chuàng)新策略。

一、傳統(tǒng)科技檔案管理模式

近年來(lái)，隨著我國(guó)科技事業(yè)的飛速發(fā)展，涌現(xiàn)出了大量的科技文件，伴隨著文件數(shù)量的不斷增加，也加重了文件管理工作的負(fù)擔(dān)。現(xiàn)階段，手工搜集、整理和加工是科技檔案管理的主要模式，使得檔案管理人員面臨沉重的工作任務(wù)，工作效率不高。而這種不科學(xué)、不系統(tǒng)的管理模式，往往導(dǎo)致文件雜亂存放，受損嚴(yán)重，甚至出現(xiàn)重要檔案的遺失。外加部分工作人員思想認(rèn)識(shí)不足，分類不合理，使得科技檔案分散在不同科室，有些甚至出現(xiàn)檔案存儲(chǔ)在個(gè)人手中，或借閱不歸還的現(xiàn)象，亦達(dá)不到資源共享的目的。

二、科技檔案管理存在的不足

伴隨著社會(huì)的高度發(fā)展，社會(huì)各界愈發(fā)重視檔案管理工作，然而，在具體的科技檔案管理工作中仍然存在不足之處。新形勢(shì)下，科技檔案管理主要存在以下不足：

（一）思想認(rèn)識(shí)不足。思想認(rèn)識(shí)層面直接決定著檔案管理工作效率和質(zhì)量。在具體的科技檔案管理中，絕大多數(shù)單位或者個(gè)人對(duì)檔案管理的思想認(rèn)識(shí)均存在不足。科研檔案與文書檔案相比，歸檔數(shù)量明顯不足。同時(shí)，在一些單位舉辦的科技活動(dòng)中，只保存了立項(xiàng)、驗(yàn)收數(shù)據(jù)，并未認(rèn)真記錄科技活動(dòng)的開展進(jìn)程，科技檔案整理將變成空談，導(dǎo)致所存檔案的價(jià)值不高、所需檔案尚未存檔的現(xiàn)象，因科研工作自身具有一定的特殊性，關(guān)鍵檔案缺失將會(huì)給科研部門帶來(lái)巨大的損失。

（二）管理體系以及法律規(guī)范不健全。在新形勢(shì)下，檔案管理機(jī)構(gòu)面臨大量的科技檔案信息，而檔案管理體系缺少可行性，管理規(guī)范不合理，這在很大程度上增加了檔案管理工作的難度系數(shù)。

（三）利用率不高。通過(guò)有效的檔案管理手段全面地滿足各個(gè)部門的實(shí)際需求是科技檔案管理工作的主要目標(biāo)，并具有一定的效率性和規(guī)范性。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的手工分散式檔案管理工作模式的弊端日益突顯，部分單位的檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、配套設(shè)施不完整、工作人員的管理水平不足，無(wú)法滿足新形勢(shì)下檔案借閱需求。同時(shí)，檔案服務(wù)體系不完備，社會(huì)利用率不高。

三、科技檔案管理創(chuàng)新策略

（一）提高對(duì)科技檔案的思想認(rèn)識(shí)。我們應(yīng)高度重視科技檔案管理，主要可從以下幾方面著手：1.從整體發(fā)展高度認(rèn)識(shí)科技檔案管理。科技檔案源自于科研活動(dòng)，并能為科研活動(dòng)提供參考，它作為一筆無(wú)形資產(chǎn)，擁有巨大的發(fā)展?jié)摿?。因此，各個(gè)單位應(yīng)從整體發(fā)展的高度認(rèn)識(shí)科技檔案管理工作，做好科技檔案管理不僅是管理部門自身的責(zé)任，還關(guān)乎其它部門的生產(chǎn)與發(fā)展，同時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增加在科技檔案管理中的投入力度，加強(qiáng)宣傳，讓單位的每一位員工均能認(rèn)識(shí)到科技檔案管理的重要性。2.將科技檔案管理體系列入整體質(zhì)量管理范疇。將科技檔案管理體系列入整體質(zhì)量管理范疇可規(guī)范檔案管理工作，并能確保歸檔文件資料的真實(shí)、可靠。另外，科技管理部門應(yīng)結(jié)合自身情況，制定相應(yīng)的管理體系并不斷完善，進(jìn)而確?？萍紮n案的真實(shí)，能有效發(fā)揮科技檔案的價(jià)值。

（二）完善科技檔案管理體系以及法律規(guī)范。在新形勢(shì)下，為創(chuàng)新科技檔案的管理模式，應(yīng)結(jié)合單位當(dāng)下情況，圍繞《中華人民共和國(guó)檔案法》，參照相關(guān)工作法規(guī)，編制科學(xué)、合理、實(shí)用的規(guī)范制度，并針對(duì)科技檔案搜集、整理、保存、使用等環(huán)節(jié)編制詳細(xì)的規(guī)定，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作或者沒(méi)能及時(shí)完成任務(wù)的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)肅處理，予以改正。同時(shí)，對(duì)于嚴(yán)格參照規(guī)范制度的工作人員，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。構(gòu)建系統(tǒng)的檔案搜索體系，以此來(lái)提高檔案利用率。

（三）提高科技檔案的利用率。1.科學(xué)分類。服務(wù)于企業(yè)發(fā)展進(jìn)步是整理、保存檔案的主要目標(biāo)，對(duì)于科研單位而言，科技檔案管理部門是數(shù)據(jù)信息的主要來(lái)源，因此，我們應(yīng)切實(shí)提高科技檔案的利用率。若想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，首先，應(yīng)合理劃分檔案種類，只有這樣，才能全面掌控檔案內(nèi)容，進(jìn)而妥善處理各種檔案信息，提高檔案管理效率。另外，還應(yīng)合理劃分利用價(jià)值，應(yīng)將利用率較高的檔案放置在明顯位置，貼注關(guān)鍵詞等標(biāo)識(shí)，進(jìn)而為用戶的使用提供便利，提升檔案管理工作效率。2.構(gòu)建區(qū)域檔案管理中心。區(qū)域檔案管理中心不僅滿足《檔案法》中的要求，還有助于科技檔案的系統(tǒng)化、集中化管理，也是管控科技檔案的有效手段。區(qū)域檔案管理中心的構(gòu)建，可大大帶動(dòng)檔案管理工作，并能規(guī)范檔案管理工作，使其朝著標(biāo)準(zhǔn)化的方向發(fā)展。同時(shí)，在區(qū)域檔案管理中心遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、逐層管理的模式，可切實(shí)保障檔案信息的整體性，滿足新形勢(shì)下的資源管理標(biāo)準(zhǔn)，既能充分整合信息資源，還可合理分配各種信息資源，全面實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化、集中化管理，共享信息資源，使其更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。