基于檔案信息化建設與檔案管理的研究

文／湖北省棗陽市鹿頭人力資源和社會保障服務中心　駱鳳麗

基于檔案信息化建設與檔案管理的研究

文／湖北省棗陽市鹿頭人力資源和社會保障服務中心駱鳳麗

當前信息化技術發展迅速，在各個領域中逐漸滲透且作用較大，為每個行業帶來了翻天覆地的變化。而檔案管理建設受到這種現象的影響也變化明顯，在檔案信息化中信息化建設也成為主要趨勢，大幅度提升了檔案建設的高度與水平，使其步入全新時代。

檔案信息化建設；檔案管理；措施

當前各個領域均在廣泛使用計算機技術，促使我國檔案管理水平獲得極大提升，且檔案管理相關技術也得到創新與完善。自改革開放后我國科技水平進步飛速，不僅加快了檔案信息化的建設與發展進程，還為檔案管理的良好發展奠定了基礎。在開展檔案患者與建設檔案信息化過程中需引進先進的管理理念，檔案管理部門也需創新并改革傳統檔案管理模式，以適應當前現代化檔案信息發展趨勢。

一、強化檔案管理人員服務意識

檔案管理的主要目的在于為社會大眾提供優良服務，因此要強化檔案管理人員服務意識。檔案管理部門相關人員需對檔案信息管理思路進行拓展，堅持檔案服務于大眾的思想理念，轉變傳統檔案管理方式，并改變傳統檔案管理中輕利用重保管、片面對維護檔案完全性與完整性的管理原則與以檔為本的價值理念進行強調的現象；對檔案在充分發揮其作用時范圍較為狹窄以及檔案本應具有開放性卻被束之高閣的局面予以扭轉，將檔案神秘外衣揭開，為大眾提供更好服務。

二、強化檔案信息化水平

檔案管理要想實現現代化離不開信息化操作，因此需強化其信息化水平，可從從以下途徑開展：首先，對各種硬件軟件設施進行配備，同時開展自主創新，以研究出與自身系統相適應的軟件，并在不斷利用的過程中進行完善與優化，確保平臺構建的完善性，為下一環節的工作做好鋪墊。其次，實現檔案中心全文與目錄的數字化。在信息化系統中材料存在的主要方式為介質，對于大部分檔案信息而言，要想在系統中完好保存就需要錄入信息，由于檔案信息資料通常較多，故而錄入工作量比較大，一定要在錄入之前嚴格規定錄入標準與方式，確保錄入工作具有統一性，同時可實行雙套工作模式，即數字與紙質，這樣不僅可促使檔案中心工作人員效率得以提升，還能夠防止工作人員不斷重復工作，減輕工作負擔，加快檔案信息化進程。最后，要密集界定上網信息。在檔案館實現信息化建設后其信息具備共享功能，因此需對室藏文件設置瀏覽權限，將一部分公開，而另一部分則只有內部工作人員才有查閱權限。對于重要的機密文件則要嚴格界定使用者的身份。同時，還需網上驗證查閱者的身份，這樣才能結合查閱人身份信息為其提供相應的檔案公開內容，進而確保檔案的安全性。

三、建立一支素質高且穩定的檔案管理隊伍

在檔案館中一定要構建一支穩定性高且素質高的檔案管理隊伍，必須促使檔案管理人員變得專業，改變以往雜業型工作模式。確保在對檔案工作實行現代化管理的過程中凸顯出持續、有序以及正常等特征，且要充分意識到在此過程中起主要作用的是人。當前在檔案管理領域中暴露出諸多問題，例如缺少既精通檔案專業知識又了解軟件開發的復合型人才，因此要注意引進這類人才，亦可為檔案管理部門員工提供培訓和學習機會，促使隊伍整體素質得到提升，并定期更新工作人員的專業知識，使其在內部基礎管理與對外指導工作中均具有勝任力。同時，還要構建競爭機制，將工作人員惰性消除，對其主觀能動性與潛力進行充分激發，為其創建發揮自身優勢與舒展才能的平臺和機會；構建激勵機制并進行完善，對崗位予以合理設置；科學量化工作內容，可促使工作人員的創造性與積極性得到提升。

四、增強檔案信息管理水平

檔案電子文件屬于檔案信息資源，在社會經濟發展過程中具有重要作用，屬于文化財富的內容。開展檔案管理雖然不會直接創造經濟效益，但是可服務于社會經濟效益，故而其潛在經濟效益巨大。當前隨著大量電子文件的產生，檔案管理也迎來了新問題，即采取何種途徑保證電子檔案管理的安全性與可靠性。電子文件是檔案管理軟件的主要對象，因此需選擇最優檔案管理軟件，并確保開發與利用的針對性，這在檔案信息化建設中屬于主要內容。檔案管理軟件優勢眾多，例如全面、智能以及便捷等，通過對其進行整合，對電子文件功能進行充分發揮，進而確保檔案電子文件管理的高效性、科學性以及規范性。

五、結語

總而言之，檔案信息化建設與檔案管理的有效開展需對計算機技術予以充分利用，以促使檔案管理效率得以提升，并搭建專門平臺，不僅可動態管理檔案資源，還能夠在極大程度上減少物力、人力以及財力的投入。社會在不斷發展過程中需要檔案管理的服務，因此應與社會信息化的優勢充分結合，確保檔案建設與管理的科學性與規范性，使其為社會經濟的發展提供更優服務。

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