檔案交接工作存在的問題及對策

文/福建省社會科學院 楊登超

近年來，黨政機關、企事業單位檔案人員流動性較以前明顯增大，這對促進檔案人員的成長、人員交流等起到了良好的效果。但檔案人員工作崗位變動時往往忽視一個問題——檔案的交接工作，有的交接不及時，有的交接不規范，有的交接不認真、不細致，甚至造成檔案資料的丟失，這樣或那樣的漏洞和問題較多，因此需采取加強檔案人員思想教育、積極宣傳貫徹檔案法規、做好檔案移交準備工作、把好檔案人員離職離崗關口、做好檔案監交工作等切實措施和對策加以解決。

一、檔案交接工作存在的問題

《機關檔案工作業務建設規范》中規定：“機關檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續后方能離開崗位。”然而在實際工作中，尤其是一些機關和單位，檔案人員在檔案交接工作中還存在一些問題，甚至忽略了這一工作環節。具體問題如下：

一是檔案交接不及時。一些機關和單位對檔案交接工作不夠重視，領導把關不嚴。新、老檔案人員報到、離崗時，不能及時辦理檔案交接手續，甚至有的單位新老更換崗位一年時間還未辦理檔案交接手續，以致出現檔案損壞甚至檔案缺失、遺漏，歸檔材料凌亂以及檔案不齊全等問題，從而造成出現這些問題后責任不明、界限不清的現象，追究起來無從查起，形成一筆“糊涂賬”。

二是檔案交接手續不嚴密。按照工作性質和崗位職責要求，檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任較大的工作，而在一些機關和單位檔案人員離崗或調動工作時，移交不按程序，手續不按規定，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，一些機關和單位出現檔案沒有交接手續的問題，沒有按照檔案交接工作的程序、內容和基本要求辦理。

三是檔案交接工作不認真。檔案交接時，有的機關和單位新老檔案人員說一說了事，簡單到再不能簡單；有的機關和單位領導或檔案人員認為檔案交接只是一串鑰匙的交接，對檔案交接工作馬虎從事，思想認識不到位，交接不嚴格；有的機關和單位領導把檔案交接看成是檔案人員之間的事情，對檔案交接準備、程序、內容等工作不過問，沒有領導現場監督，交接工作隨意性大。

二、解決檔案交接問題的措施和對策

做好檔案交接工作，維護檔案安全完整，確保檔案工作持續有序開展是檔案人員的重要責任。《檔案法》及《〈檔案法〉實施辦法》對此均有明確的規定和要求。針對當前一些機關和單位檔案交接上存在的問題，應采取一些積極有效的措施和對策。

一是加強檔案交接中的思想教育工作。檔案交接工作中出現的問題，不單純是基層檔案人員的業務素質問題，其中一個十分重要的因素，就是一些機關和單位忽視了對檔案人員的思想教育工作，部分機關和單位檔案人員思想認識模糊，對檔案交接的重要性認識不足。因此，一要加強對檔案人員進行《檔案法》等檔案法規的學習教育，加強對檔案交接重要性的認識。檔案人員要端正思想、提高認識、明確責任，增強事業心和責任感。二要教育檔案人員有“對歷史負責”的態度，做好檔案交接工作，要有“歷史”責任感，樹立“我做不好工作就可能會產生對歷史不負責任”的思想。三要熟練檔案交接的內容、程序和要求，嚴格按照規定辦理，完善檔案交接的相關手續，提高業務能力。

二是提高單位領導和檔案人員對檔案交接重要性的認識。檔案交接工作是檔案管理的重要環節，是保證檔案安全完整的重要措施，機關和單位分管領導以及檔案從業人員應引起高度重視，把檔案交接擺在檔案工作的重要位置，在檔案人員離崗或調動工作時，單位分管領導要嚴把交接關，嚴格進行檔案交接監督。要列出檔案交接的具體項目和內容，而且還要有交接人員和監督者的簽字。

三是認真宣傳貫徹檔案法規。檔案行政管理部門和社會要利用電視、廣播、報刊、墻報、宣傳欄、電子顯示屏等多媒體宣傳檔案工作在經濟社會建設發展中的作用，宣傳檔案執法檢查、檔案管理達標、檔案利用、檔案工作經驗交流等內容，增強全社會的檔案法規意識，進一步宣傳《檔案法》。同時，要增強檔案管理部門檔案移交的法規意識，加大執法力度。

四是認真做好檔案移交準備工作。認真做好檔案移交前的準備工作，是確保檔案交接工作順利進行的前提。因此，檔案人員調離和退休前要認真做好移交準備工作。對于移交方來說，在正式移交之前主要做好5項工作：一要對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬物相符、心中有數。二要對借出的檔案及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好借據，并在借據上注明原因及催還情況。三要對未整理的零散文件材料分類存放、清理排序，做到系統有序。四要按檔案移交要求編制檔案移交文據及表格。五要撰寫檔案移交說明。對于接收方來說，在接收之前要做好3項工作：一要了解移交單位職能活動內容和工作活動情況，二要向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況，三要了解或檢查檔案移交準備工作情況。綜上所述，只有交接準備充分，才能保證交接工作順利進行。

五是嚴把檔案人員離職離崗關口。要堅持檔案人員離職離崗先辦理檔案交接手續，才能辦理調動手續制度。對未辦清檔案交接手續的檔案人員，單位領導不得簽發調令，不得辦理工資轉移手續，不允許其離開原工作崗位。同時，要把檔案交接工作納入本單位工作制度，列入有關人員的崗位職責之中。檔案行政管理部門要加強對基層單位檔案交接工作的監督、檢查和指導，及時糾正檔案交接工作中的問題和紕漏，對那些檔案交接不規范、不嚴密的問題及時加以監管。

六是認真做好檔案監交工作。檔案監交工作對檔案交接起著鑒證和監督作用，因此無論是檔案部門負責人交接，還是一般檔案人員，特別是負責檔案保管人員的交接，都必須安排專人監督交接。檔案監交人員要認真履行職責，堅持原則，按程序辦理。一般檔案人員交接，可由檔案部門負責人監交；檔案部門負責人交接，可由分管檔案工作的領導或檔案行政管理部門派人監交。交接雙方在監交人員的監督之下認真做好移交、接收工作，做到賬物相符，手續齊全，并要在交接文據上注明交接時間、地點和監交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數等。移交文據一式三份，移交人、接收人各執一份，單位存檔一份。交接工作結束之后，移交人、接收人、監交人應在移交文據上簽字蓋章，以示對交接工作負責。

七是檔案交接要按照規范和規定實施。交接檔案時，案卷目錄、案卷文件目錄、專題目錄等檢索工具以及歷史考證、大事記、文件匯編等有關資料都應一并交接。對需要銷毀的文件材料，要登記造冊，報分管領導審查批準后，方能銷毀。銷毀時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章。

八是落實檔案接收措施。加強檔案館（室）的檔案接收工作，需要建立一種長效激勵機制，以充分調動檔案從業人員的積極性。要把檔案移交工作作為檔案室定級和升級、評先選優、檔案執法檢查、目標考核的一項硬指標，實行檔案接收工作一票否決制度，從而促進和保證檔案接收工作的開展。同時，還要加強檔案人員的業務培訓，提高他們的素質能力。如對檔案從業人員進行更新知識、改善知識結構、提高專業技能等內容的培訓等。