新時期檔案利用服務工作的創新和發展

文/唐山市豐潤區檔案局 陳艷

一、檔案利用服務工作創新的必要性

（一）檔案利用服務工作的創新是信息社會發展的客觀要求。近年來，社會在不斷地發展和進步，科學技術也日新月異。隨著時間的推移，我國各行各業的服務已經趨于信息化服務。而信息化的進程又推動了文件檔案的生成，推動了檔案的運用和管理方式的發展。

（二）檔案利用服務工作的創新，是推動檔案事業和檔案信息化建設的必然要求。新時代的中國已經完全進入了信息時代。檔案工作是用來存儲信息的，并且需要在必要時調取檔案來對其進行利用，那么檔案利用服務就顯得尤為重要，需要得到強化。

（三）檔案利用服務工作的創新，是提高檔案部門社會影響的重要手段。我國改革開放以來，雖然時代在不停地進步，但是很多人的觀念還沒有得到轉變。人們受到傳統意識的影響，具有比較陳舊的文化觀念，所以很多公民認為檔案是非常神秘的。絕大多數的公民對于檔案的概念沒有清楚的認識，對檔案的意識也相當薄弱，把檔案部門當成一個非常神秘的部門。造成這一現狀的原因比較多。

二、檔案利用服務工作中的漏洞

（一）檔案部門比較封閉。自從檔案開始使用，檔案部門對檔案的管理工作就比較嚴密，使得檔案部門直到目前還處于封閉狀態，并沒有主動上門為公民服務的意識。在一部分檔案部門中，還保持比較傳統的工作方法，其工作比較固定，主要有四個方面，分別為接收檔案、編目立卷、入庫上架和查閱調卷等。換言之，檔案部門目前只是一個保管檔案的部門，類似于圖書館管理圖書；而在利用服務方式方面，檔案管理部門的服務也很被動，保持在問和查兩個方面。雖然目前我國已經強調檔案的利用工作，但是大多數檔案部門還沒有做好對檔案的利用工作，檔案成為不能夠利用的資源，自然就體現不出檔案的價值。

（二）館藏結構單一。在我國大多數的檔案部門中，比較重視對文書方面、科技方面和專業方面的檔案，但是卻對名人方面、專利方面、實物方面和聲像方面的檔案收集不到位，甚至有一些檔案部門對后者的存儲量為零，這就體現出我國檔案部門的館藏量非常少的現狀，自然在利用檔案時，就會受到局限。

（三）檔案管理的技術手段比較落后。目前而言，我國大多數的檔案管理部門對檔案的接收仍然還停留在紙質檔案，卻缺乏對一些新型載體中檔案的接收，比如光盤或是磁盤中存儲的檔案。然而目前我國各個服務部門都趨于信息化，如果還停留在紙質檔案的管理，將大大降低檔案部門對檔案的管理效率。目前而言，我國的檔案管理工作還停留在傳統的操作方式中，主要依靠手工操作，所以其管理效率比較低。然而當今信息技術在飛速發展，這一操作方法與目前信息技術的發展背道而馳。這一技術上的差距導致檔案工作的發展受到制約。

三、新時期檔案利用服務工作創新的對策

（一）檔案工作人員服務理念的更新。檔案管理部門工作人員的工作理念不能夠停留在陳舊的狀態中，還應該不斷地更新自己的服務理念。檔案管理部門的工作人員應該主要從兩個方面入手。其一，要轉變自身的服務意識，重視起上門服務。在管理檔案的實際工作中，需要加強服務意識，不僅僅要對自己所服務的部門提供服務，還需要關注整個社會的服務意識，培養自己對社會各方面的服務能力。其二，檔案工作人員需要適當地對檔案中的資料進行開放，使得檔案不僅僅是被收藏的紙張，而是作為一種資料被廣泛傳播。同時，工作人員不能僅僅等著利用者主動對檔案進行查詢，還需要將資料在社會上開放傳遞，使得檔案成為公民的資料庫。

（二）檔案利用工作模式的創新。我國的很多檔案管理部門還使用傳統的管理模式對檔案進行管理，但是傳統的管理方式只是停留在對檔案的查詢、借閱，使得檔案利用的發展受到極大的制約。所以檔案部門的工作人員可以從以下方面入手，在檔案利用工作模式上進行創新。

其一，檔案部門的工作人員需要加強對檔案作用的宣傳工作，利用自身的特點，將一些重大展覽等重要信息傳播出去，讓社會各界的人員都能夠參與其中，從而加深對檔案的了解，使得檔案在公民們心中不再是神秘的資料，而是可以隨時利用的資源。同時，有助于大家對信息進行有效的收集。另外，工作人員還可以利用好其他載體對檔案進行宣傳，比如通過電視或者網絡、報紙、廣播等，讓社會各界的人士都可以增加對檔案的利用。

其二，在檔案部門中，供人們查閱的資料大多是檔案的原件。如果使用的時間較長，查閱的人數較多，就會使得檔案材料受到損壞。而檔案管理部門要做到完好保存材料，所以工作人員需要具有較強的編纂能力，將檔案材料中的文獻材料進行準確的編纂，這樣既保證檔案材料完好，又不影響人們查閱資料。工作人員需要保證編纂材料的準確性，保證材料的結構嚴謹，內容充分。同時，檔案管理部門也可以發展技術手段，將材料通過網絡發送給利用者。