職業(yè)院校畢業(yè)生檔案的規(guī)范化問題分析

文／山東省泰安市高級技工學(xué)校 高翠貞

職業(yè)院校畢業(yè)生的檔案管理對于畢業(yè)生就業(yè)的影響非常大，但是由于檔案管理具有一定的難度，所以也是我國職業(yè)院校管理工作中的一個薄弱環(huán)節(jié)。現(xiàn)階段，我國職業(yè)院校的畢業(yè)生檔案管理存在著許多的問題，管理不規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重，影響了職業(yè)院校畢業(yè)生的就業(yè)。因此，規(guī)范職業(yè)院校畢業(yè)生檔案的管理工作，提高畢業(yè)生檔案的管理質(zhì)量具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、職業(yè)院校畢業(yè)檔案規(guī)范化管理中的漏洞

隨著電子信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，職業(yè)院校的檔案管理工作有了巨大的進(jìn)展。但是由于缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)和管理方法，依然存在許多問題，并且這些問題影響了檔案管理的質(zhì)量和檔案管理工作向規(guī)范化發(fā)展。

（一）管理工作缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。職業(yè)院校的畢業(yè)生檔案管理需要制定相應(yīng)的管理制度才能保證管理工作的正常有序進(jìn)行，促進(jìn)畢業(yè)生檔案向規(guī)范化發(fā)展。和普通高等院校相比，職業(yè)院校的畢業(yè)生檔案管理工作缺乏一定的管理措施，由于沒有相應(yīng)措施的保障，檔案管理很難向規(guī)范化發(fā)展。

（二）管理職責(zé)不明確。就我國目前情況來看，大多數(shù)職業(yè)院校對于畢業(yè)生檔案管理的重視程度不夠。很多的職業(yè)院校都將畢業(yè)生檔案的管理工作放在畢業(yè)生就業(yè)的末尾來進(jìn)行。在職業(yè)院校中檔案管理的部門主要是就業(yè)部門或者是各獨(dú)立的院系，有的學(xué)校甚至沒有專門的管理部門。這種情況就造成了畢業(yè)生檔案管理工作管理職責(zé)不明確，不能夠形成規(guī)范化的管理系統(tǒng)。

（三）畢業(yè)生檔案管理不規(guī)范。職業(yè)院校的檔案管理工作缺乏相應(yīng)的管理部門、相應(yīng)的管理制度還有專職的檔案管理員，所以非常的容易造成畢業(yè)生檔案管理不規(guī)范的情況。這種情況最為突出的表現(xiàn)就是畢業(yè)生檔案資料歸檔不完整。由于大多數(shù)職業(yè)院校的檔案管理人員由老師暫時充當(dāng)，這些管理人員對于檔案規(guī)范化管理的標(biāo)準(zhǔn)以及方案不熟悉，所以在檔案管理的過程中檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)會出現(xiàn)很大的差距。這就很容易給用人單位選人工作帶來不良的影響。

（四）畢業(yè)生檔案保存工作不規(guī)范。畢業(yè)生檔案的保存是一項(xiàng)非常重要的工作，但是在實(shí)際的檔案保存中存在著非常多的問題，這也是職業(yè)院校檔案管理規(guī)范化進(jìn)程中的一個弊病所在。每年職業(yè)院校都有一部分學(xué)生不能夠就業(yè)，另外還有一些用人單位不接收畢業(yè)生的檔案，這兩種情況下畢業(yè)生的檔案就會暫時留在學(xué)校由學(xué)校進(jìn)行保管。我國教育部規(guī)定，畢業(yè)生的檔案留在學(xué)校后學(xué)校可代為保管兩年。但是，在實(shí)際的檔案保管工作中這項(xiàng)規(guī)定并沒有得到很好的落實(shí)。部分畢業(yè)生由于沒能按照約定的時間完成轉(zhuǎn)檔事宜加之職業(yè)院校的檔案保存不妥善，導(dǎo)致很多畢業(yè)生的檔案成了死檔，甚至是出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。①

二、職業(yè)院校畢業(yè)生檔案規(guī)范化發(fā)展的措施

規(guī)范化的管理職業(yè)院校的畢業(yè)生檔案對于畢業(yè)生的就業(yè)能夠提供非常大的便利，同時畢業(yè)生檔案規(guī)范化管理也能夠更好的幫助畢業(yè)生就業(yè)。下面就簡單的介紹一下職業(yè)院校畢業(yè)生檔案規(guī)范化發(fā)展的相應(yīng)措施。

（一）建立健全職業(yè)院校畢業(yè)生檔案管理制度。職業(yè)院校在開展畢業(yè)生的檔案管理過程中一定要建立相應(yīng)的管理制度和管理你體系，以適應(yīng)新的教育背景下畢業(yè)生就業(yè)體制的要求，建立健全完善的檔案管理部門，科學(xué)有序的進(jìn)行檔案的歸檔，檔案的轉(zhuǎn)遞、檔案的移交與接收以及檔案的管理等工作。②通過這些措施來避免檔案規(guī)范化發(fā)展因?yàn)楣芾砺氊?zé)不明確以及缺乏相應(yīng)的管理制度帶來的不良后果。

（二）培養(yǎng)檔案管理專門性人才。畢業(yè)生的檔案管理是一項(xiàng)對于專業(yè)知識要求很高的工作，職業(yè)院校的檔案管理要求技術(shù)人員不僅具備一定的檔案管理知識和工作經(jīng)驗(yàn)，還必須熟悉高校畢業(yè)生就業(yè)工作的流程且認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)致耐心。職業(yè)院校應(yīng)該立足于自身的實(shí)際情況，通過教學(xué)來培養(yǎng)專門的檔案管理型人才，或者是選出部分的教師進(jìn)行檔案管理方面的技能培訓(xùn)，從而更好地保障檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（三）探索新的檔案管理模式。隨著科技的發(fā)展，檔案的管理工作更應(yīng)該向數(shù)字化發(fā)展。可以通過計算機(jī)建立檔案管理的監(jiān)控體系，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。此外職業(yè)院校的檔案管理工作還應(yīng)該秉持著一切為學(xué)生服務(wù)的理念，更好的為學(xué)生的就業(yè)工作服務(wù)。職業(yè)院校應(yīng)該不斷地對檔案管理的模式進(jìn)行改革，建立符合職業(yè)院校特點(diǎn)的檔案管理模式，從而促進(jìn)畢業(yè)生檔案管理工作向著規(guī)范化方向發(fā)展。

三、結(jié)語

職業(yè)院校畢業(yè)生檔案的規(guī)范化進(jìn)程受很多因素的影響，學(xué)校要更加的重視起檔案管理對于畢業(yè)生就業(yè)的重要性，從建檔、管檔、歸檔以及轉(zhuǎn)檔等檔案管理的各個環(huán)節(jié)入手，建立相應(yīng)的管理措施，明確管理部門的管理職責(zé)，從而保證檔案管理能夠向著更加系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展。此外，職業(yè)院校還應(yīng)該對畢業(yè)生檔案管理的方式不斷地進(jìn)行探索和創(chuàng)新，找到符合自身特點(diǎn)的畢業(yè)生檔案管理辦法，促進(jìn)畢業(yè)生檔案的規(guī)范化發(fā)展。

注釋：

①張俊英.高職院校畢業(yè)生檔案管理存在的問題及對策[J].人力資源管理,2013(4).

②王平.高職院校畢業(yè)生檔案管理中的問題及對策[J].吉林省經(jīng)濟(jì)干部管理學(xué)院學(xué)報,2012(2).