淺談加強高校檔案管理中保密工作的重要性

文／解放軍裝甲兵學院　唐昭春　潘麗娜

淺談加強高校檔案管理中保密工作的重要性

文／解放軍裝甲兵學院唐昭春潘麗娜

高校檔案管理是高校工作的重要組成部分，其中涉密資料的管理最為關鍵。加強高校檔案保密工作不僅對學校乃至社會建設有指導意義，同時給人才提供公平競爭的平臺，是高校檔案安全維護檔案的基本保障。高校檔案管理工作需從人員素質提高、制度法規建立健全、安全設施的增強完善等方面來改進提高；同時完善監督體系，保密工作責任制，為社會現代化建設服務。

高校檔案；保密工作；重要性；保密措施

隨著改革開放和當前政治經濟體制改革的深入發展，高校檔案管理工作也愈來愈受到高校的重視。在高校日常檔案管理過程中，難免會有一些檔案涉及科技成果、教學情況以及其它秘密的文件資料等等，這些資料是事關高校及其部門或師生個人甚至國家的機密事件，一旦發生泄漏，將會給師生個人、學校及其有關部門甚至國家帶來非常嚴重的后果。因此，作為一名高校檔案管理工作者，在努力加強科學管理、提高服務水平，使檔案管理工作規范化、完善化的同時，更要充分認識檔案保密工作的重要性，切實做好檔案管理保密工作。尤其是在當前電子檔案應用日趨成熟、網絡技術飛速發展的新時期，竊密的技術和手段越來越高，檔案保密工作的難度也大大增加。這種形勢下，加強學校檔案的保密管理，將對學校改革發展的順利進行起著至關重要的作用。在此，本文從高校檔案的保密管理重要性及如何加強提高兩方面作一探討。

一、高校檔案管理保密工作的重要性

高等學校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案管理中心是收集著高校教學科研成果、學校發展歷史過程等重要參考文件，為教學、科研工作保留原始資料，還原高等院校歷史真實面貌的重要基地。近年來，我國大部分高校的檔案管理中心每年都會收錄大量的、具有較高學術研究價值的學術期刊、論文和科研項目等，其中有不少科研項目有關國家政治經濟、軍事重點等重要內容。①因此，必須大力加強高校檔案管理保密工作。

（一）高校檔案保密工作是高等學校管理的基礎，具有較強的指導意義。我國《高等學校檔案管理辦法》第三條規定：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發展規劃?！比欢?，保密工作又是檔案管理的關鍵，因此，加強高效檔案保密工作是檔案工作者務必重視的問題。高等學校是知識傳播和應用的搖籃，更是國家很多重大項目的開發與研究基地；高校檔案中不少資料涉及國家的科技公關、國防軍工、公共安全等方面機密，保證其安全有利于推動國家科學研究事業的發展和高校的科研進步；同時，這些資料都是科研工作者認真鉆研努力的結晶，加強保密工作不僅是保證其知識產權不被侵犯，更是保證了科研者的心血被尊重；這些資料一旦丟失，將會給科研者、項目組乃至黨和國家都會造成巨大的損失。②因此，必須重點保護檔案資料不被竊取。由此可見，保密工作如果做得不好，將會影響到改革開放的發展和社會主義現代化建設的進程。

（二）加強高校檔案保密工作，是維護檔案安全的基本保障。由于高校檔案涉及到國家機密，具有較強的政治意義，因而確保檔案的安全是高校檔案管理工作的重心。③檔案安全與否，檔案保密工作是否到位，直接關系到國家、學校及有關部門、師生個人的隱私權益受到侵害。因此，應該在管理工作中努力提高保密意識，加強對檔案的保密義務；反之，如果在檔案管理工作出現疏漏、錯誤，就可能導致一系列隱患出現，甚至影響到檔案安全?；诒Ｃ芄ぷ鞯奶厥庵匾?，在檔案管理過程中，管理人員需高度重視檔案保密工作，認真負責、恪盡職守，盡一切能力確保檔案資料的安全。

（三）加強高校檔案保密工作，是人才公平競爭的基礎條件

高校學生檔案客觀真實地記錄著學生在校期間的種種表現，從資料上可以充分反映出其在校期間學習、政治、思想、生活等方面的點點滴滴，從而作為判斷學生各方面素質優劣的標準。因此，高校檔案的管理工作必須做到高度保密，確保檔案資料的安全有效。一旦保密工作稍有差錯，可能會產生一些漏洞，為不良分子篡改學生信息提供可趁之機，從而有失公正。由此可見，嚴格的保密措施，是為學生提供公平競爭平臺的基礎。

二、我國高校檔案管理保密工作存在的主要問題

當下，尤其是在檔案管理工作電子化以后，傳統的管理理念與先進的設備技術之間有著很多相悖的地方，這導致檔案管理保密工作尚有很多問題亟待解決。具體如下：

（一）檔案人員保密意識薄弱，業務管理能力不強。檔案的安全性是由檔案管理有關人員直接負責，這就要求工作人員在具備全面優秀業務素質的同時，更要有高度的責任心。但是目前高校的大部分檔案工作人員均缺乏專業技術培訓，他們保密意識淡薄，在日常工作中無法做到嚴格把關，從而導致有關資料在使用、借閱、歸檔以及銷毀等環節中信息外泄，及檔案丟失損毀。④目前，大部分高校的檔案管理工作都是由非相關專業人員擔任。正是因為管理人員的業務能力和專業知識水平的欠缺，很大程度上影響了管理工作的科學有效性。在電子化檔案管理技術應用以來，由于管理者缺乏系統專業的檔案管理知識及相關工作經驗，不能把檔案進行科學合理的分類，更別談進行細化創新，因此經常會出現普通檔案和涉密檔案混為一談、雜亂無章，從而使有些涉密資料因缺乏保密工作而泄露。

（二）管理制度不健全，硬件設備缺乏。嚴謹的規章制度是保證檔案管理保密工作有效實施的保障，只有建立明確的規章流程制度才能使檔案管理工作有章可循。目前很多高校仍沿用多年前的檔案管理標準，涉密檔案管理制度陳舊不堪，跟不上當代檔案管理的發展步伐；再者，部分高校因經費預算的問題，限制檔案管理部門的經濟開支，致使管理部門在一些基礎保障設施上滯后，譬如說檔案室防盜報警技術、防盜門窗的應用等方面都比較落后，這些因素均對涉密檔案的安全管理造成很大的隱患。

三、提升高校檔案管理保密工作能力的方法

要想確實提升高校涉密檔案的管理水平，必須從根源出發，同時在管理人員和安全設備上下功夫，做到雙管齊下、共同提高，具體方法如下：

（一）加強檔案人員的培訓，提高業務管理能力。各大高?？赏ㄟ^開展檔案管理保密工作的相關學習班來積極創造條件進行人員培訓，借此學習機會向管理者講授涉密檔案的重要性以及如何加強努力做好檔案管理保密工作，使工作人員具備高度的責任心與良好的工作態度應對這一重要工作，做到熱愛檔案和檔案事業；同時為工作人員傳授系統的檔案專業知識，使他們熟悉所管理的檔案內容，掌握檔案法規；增強工作人員的文化素養和計算機技能，使他們能在檔案工作中探索規律，做到涉密檔案的萬無一失。

（二）建立健全管理制度，完善管理硬件設施。根據當前檔案管理工作的發展形勢，制定適應新時期高校的檔案管理制度，堅決做到去陳推新，摒棄原有過時的管理觀念及法規制度；同時嚴格按照新制度的管理流程執行，認真做到一切借閱、回收記錄有章可查、有據可循。⑤針對硬件設施方面，學校應該做到?？顚Ｓ?，設置專項資金用于安全設備的升級改造，積極完善防盜門窗、保險柜和視頻監控報警系統等基礎保密設施。同時針對絕密檔案采取單獨成卷保存，建立文件密級編制目錄和卡片，對密級檔案進行科學的管理和嚴密的監督。

四、結語

綜上，高校涉密檔案的管理工作至關重要，需要認真對待，及學習利用取長補短來彌補自身不足，采取科學有效的措施予以嚴密保障。高校檔案保密工作良針對高校教育事業的發展具有戰略性意義，應從提高管理人員素質、完善健全管理制度法規、增強安全設備等方面入手，加強完善監督體系、明確監督職責、制定回避制度，各司其職，正確處理好檔案合理應用與加強保密二者之間的關系，從而確保檔案工作科學有效的良好開展，為高校發展、社會主義現代化建設更好的服務。

注釋：

①溫宏.淺談檔案管理工作的保密性[J].科技信息,2008(25):284.

②王瓊芬.淺談檔案在保密工作中的幾點認識[J].辦公室業務,2014(2): 44-45.

③袁曉鳳.論開放環境下高校涉密文件檔案的管理[J].蘭臺世界,2006(3).

④宋云馳.淺析我國高校涉密檔案管理[J].科技視界,2012(24):262-263.

⑤陳建群,吳世明,申細秀.論高校檔案管理中的保密工作[J].文教資料, 2009(10):186-188.