地質資料檔案信息化管理探析

文／廣東省地質調查院 田莉莉

一、地質資料檔案信息化建設的內涵

作為社會基礎工作之一，地質工作開展的順利與否會對我國經濟的發展產生十分重要的影響。合理、科學的地質工作能夠為我國的經濟發展提供全方位的服務，奠定更加堅實的基礎。當今時代信息化水平不斷提高，各種信息化技術在我國社會發展過程中得到了廣泛的應用。

地質檔案資料是我國地質工作者工作過程最真實的記錄，是我國未來的地質勘探工作開展的重要“參考書”。因此，做好地質檔案資料的管理工作對未來我國地質工作的開展、社會主義現代化建設都具有十分重要的意義。為了進一步提高工作效率，獲得或者保留更加完整的檔案資料，我國地質檔案工作者開始加強地質資料檔案管理的信息化建設。到目前為止，該項工作已經取得了很大的進展。

所謂地質資料檔案信息化管理，就是指相關工作人員利用現代化信息技術手段來加強地質檔案資料的管理，這對于提高我國地質檔案資料的管理水平，保證檔案資料的完整性，為我國經濟發展保留重要的史料等都方面都具有積極的意義。

二、地質資料檔案信息化管理的必要性

加強地質資料檔案信息化管理是當今信息化高速發展的社會環境下地質工作發展的必然趨勢。

首先，加強地質資料檔案信息化管理是社會發展的必然要求。當今社會是一個信息技術迅速發展的社會，在社會生活的方方面面都能發現信息技術的使用蹤跡。實踐證明，信息化技術的不斷發展及廣泛應用，對于我國經濟的迅速發展、綜合國力的提高等都有著十分重要的意義。作為我國地質工作的重要內容，地質資料的檔案管理工作也必須順應時代發展的潮流，運用現代化技術和手段進一步提高其信息化管理水平。

其次，當前的地質資料檔案管理工作中仍然存在著很多問題，亟需解決。縱觀目前我國的檔案管理工作，筆者發現并總結出以下問題：第一，地質資料檔案管理體系不完善。這導致很多地質資料在長時間的流轉過程中被丟失或者遺忘，大量的珍貴資料遺失，對我國地質工作甚至國家建設來說都是一項巨大的損失。第二，我國很多地質檔案資料都是分散存在的，大量的資料混雜在一起，使用時耗時耗力，同時這也使很多珍貴資料得不到很好的保存。第三，大部分的地質檔案資料都是以紙質版的形式存在的，在長時間的翻閱過程中，這些資料難免會受到損害。例如，紙質會不斷老化并且褪色，部分文字或者圖片都會變得模糊，很多珍貴的信息無法辨認，使得地質資料的價值降低。

最后，我國部分地質檔案資料管理工作者并沒有充分認識到自己工作的內容及意義，他們不重視檔案管理工作，對工作不積極、不負責；同時，檔案管理人員專業素質較低，知識技能掌握不熟練，與社會發展水平不相適應等問題的存在，都極大地限制了地質資料檔案信息化管理實現的步伐。

三、提高地質資料檔案信息化管理水平的措施

針對以上存在的問題，筆者結合自己多年的行業經驗，提出了幾個提高我國地質資料檔案信息化管理水平的措施。

（一）完善地質資料檔案管理與服務體系。當前我國檔案管理工作之所以會存在如此多的問題，其最主要的原因就是我國的地質資料檔案管理與服務體系并不完善。因此，相關工作人員必須采取各種積極的措施改變這種不利現狀。首先，國家相關部門及其他單位必須加強地質資料檔案館建設，加大資金投入，為我國珍貴的地質檔案資料提供良好的“居住環境”。其次，地質資料檔案館必須加強館內基礎設施建設，配備各種檔案管理的硬件設備。最后，地質資料檔案館必須聘請專門的工作人員來做好本檔案館的資料管理工作，這是做好地質資料檔案工作的重要前提。只有這樣，我國的地質資料檔案管理與服務體系才能不斷發展并進一步完善，才能使我國寶貴的地質資料檔案等得到更好的保存。

（二）建立本地檔案管理數據庫。為了提高本地檔案資料的查閱效率，順利開展地質研究工作，地質檔案管理部門要加快本地檔案資料數據庫的建設。相關工作人員要根據檔案管理規定和細則，結合本地地質檔案館內的館藏資料，對館內所有的地質資料信息進行分類，并形成完善的目錄體系。根據此目錄體系，相關工作人員要建立合適的目錄數據庫，形成本地檔案資料的目錄檢索系統。此后，檔案資料的使用者在查閱資料時就不需要一本本地去翻閱查找，只需要輸入某個關鍵詞就能順利找到自己想要的材料。這樣不僅極大地節省了查閱時間，為檔案使用者提供了較大的便利，也有利于我國檔案體系的信息化建設與完善。

（三）紙質檔案數字化。在現代化的管理條件下，為了進一步提高地質檔案資料的利用率、擴大檔案資料的使用范圍、轉變目前地質檔案使用的方式，相關工作人員就必須努力實現紙質檔案的數字化。所謂紙質檔案的數字化，就是利用當代先進的信息化技術手段將地質檔案館內的各種紙質文獻包括各種照片以及一些膠片等傳統的檔案保留方式轉換成能被計算機識別的電子信息，使文獻資料保持地更加完整。通過互聯網技術，這些電子信息能夠被廣泛地“散播”，被更多人所共享和使用。地質檔案是由很多文獻資料構成的，內容繁復、類型多樣，因此要想實現全部紙質檔案的數字化是一個長期的過程，需要多方面的努力與配合。首先，相關工作人員可以努力實現地質檔案資料目錄的數字化。其次，檔案管理工作人員必須對本館內文獻資料的使用情況進行調查和分析，再次，根據檔案的實際使用情況對所有的文獻資料逐步實現電子化。對于那些紙質較差、文字內容已經較為模糊的資料，工作人員應該進行電子掃描，必要時進行人工文字錄入，最后，再將這些資料刻錄成光盤，使其得到更好地保存。

（四）提高檔案管理人員的專業素質。作為檔案管理過程中最活躍的因素，檔案管理工作人員專業素質的高低將會對檔案管理工作產生十分重要的影響。首先，在聘用檔案管理工作人員時，相關人員必須對其專業知識和素質的高低進行全面考察，盡量選用那些業務熟練、檔案管理工作經驗豐富的應聘者進入地質檔案館工作。其次，地質檔案館相關部門要加強對館內管理人員的定期或者不定期的教育培訓，及時更新其檔案管理的觀念，進一步深化對地質檔案管理工作重要性的認識，以便能更好地開展工作。同事，檔案館管理部門要加強檔案管理工作人員的技能培訓，讓他們了解并掌握更多的地質檔案信息化管理技術并能熟練應用，提高自己的工作效率。最后，每個檔案管理人員都要意識到自身工作責任所在，充分認識自己工作的重要性，不斷學習新的管理理念及管理技術，為促進檔案管理信息化建設貢獻自己的力量。

四、結語

進入新世紀以來，我國的信息化技術不斷發展，其廣泛應用對于我國社會生活方方面面的進步起到了巨大的推動作用。新形勢下，運用各種先進的信息化手段實現地質資料檔案管理的信息化已經成為當前社會發展的必然趨勢。作為地質資料檔案管理人員，應當在工作中不斷提升自己的業務素質，為資料檔案管理信息化建設做出相應的努力。相信未來，我國的地質資料管理工作能夠取得更大的成績，我國的地質研究工作也能獲得更大的突破。

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