水利工程檔案管理中的節(jié)點控制分析

文／福州市閩江下游防洪工程建設(shè)公司 林愉

一、前言

水利工程肩負著我國農(nóng)業(yè)發(fā)展的重擔(dān)，對于降低洪澇和旱災(zāi)對農(nóng)業(yè)的侵害有極為積極的作用，同時，它還能夠?qū)Τ鞘械墓┧蜕鷳B(tài)環(huán)境起到極為積極的作用，對整個社會的經(jīng)濟發(fā)展有極大的推動作用。可以說，水利工程已經(jīng)成為當前社會主義經(jīng)濟建設(shè)的重要組成，并直接影響到國家的發(fā)展和人民生命財產(chǎn)的安全。近年來，我國的水利工程建設(shè)不斷加大力度，水利工程的項目也逐年增多，而水利工程的建設(shè)環(huán)境也越來越復(fù)雜，所以，工程的質(zhì)量關(guān)一定要把好，確保水力工程的整體質(zhì)量。而水利工程檔案管理就是水利工程管理的重要內(nèi)容之一，節(jié)點控制又是水利工程檔案管理中的重要組成。水利工程的檔案管理工作是根據(jù)不同的階段按套整理歸檔的。它主要管理的就是在水利工程當中所涉及的所有被明確后固定下來的記錄當時的工作內(nèi)容的一系列信息。所以，基于在水利工程的檔案管理中的共同特征，兼顧水利工程個案的不同特點，設(shè)立多個階段的節(jié)點，這些節(jié)點對于整個檔案管理的評價以及實際工程的質(zhì)量都具有很大影響，同時這些節(jié)點應(yīng)當配以度身定制的限制條件，只有滿足了這些限制條件，才能使整個水利工程的檔案管理達到內(nèi)容準確完整，規(guī)則科學(xué)并且信息安全的最終目的。

二、水利工程檔案管理中設(shè)置控制節(jié)點的方法

水利工程的建設(shè)并非一蹴而就的，在各個建設(shè)階段都有各不相同的工作要點和特征。水利工程檔案的主題不同于其他單位，不僅僅是人員檔案，工程項目的記錄和歸納也是檔案主要部分，簡而言之就是不同的參與單位在工程進行中所形成的彼此之間具備科學(xué)聯(lián)系的信息文件的總和，水利工程的檔案是以完整的“套”出現(xiàn)的。所以，在進行水利工程檔案管理的控制節(jié)點設(shè)置的時候，要因地制宜，具體問題具體分析，不能脫離工程的實際情況，要遵守時間和工序的先后，在工程中體現(xiàn)指導(dǎo)的作用。

遵守工程的時間和工序的先后指的是在不同的工程進展階段設(shè)置不同的檔案管理控制的節(jié)點，使控制節(jié)點能夠反映出該工作階段的工作要點和次一級的要點。不能脫離工程的實際情況是要求在設(shè)置控制的節(jié)點時，要充分考慮工程建設(shè)的現(xiàn)實狀況，根據(jù)工程發(fā)展進度進行整體規(guī)劃，挑選可以讓節(jié)點體現(xiàn)其控制職能的時間點。在工作中體現(xiàn)指導(dǎo)作用是要求控制節(jié)點的設(shè)置在其個數(shù)上和要求上都要對其體現(xiàn)的價值進行研究，在工程中盡可能地展現(xiàn)其控制作用，讓水利工程的檔案管理工作得到有效的保障。

由上述的分析獲知，可以在水利工程檔案管理中放置下述的三個節(jié)點進行整體控制。第一個節(jié)點設(shè)置在招標分標的方案獲得有關(guān)批復(fù)以后；第二個節(jié)點設(shè)置在核心標段的招投標工作告一段落后；第三個節(jié)點設(shè)置在單項工程的竣工驗收以前。三個不同階段的節(jié)點設(shè)置，體現(xiàn)著檔案管理工作在水利工程施工進程中的不同指導(dǎo)作用。

三、水利工程檔案管理中控制節(jié)點的限制要求

水利工程檔案中的節(jié)點控制是分段進行的，而不同的控制節(jié)點由于身處的工程建設(shè)的階段不同，其各自的核心要求存在差異，所以要讓控制節(jié)點發(fā)揮最好的工程控制作用，就要為設(shè)置的控制節(jié)點匹配合適的限制要求，保持控制節(jié)點與工程現(xiàn)實狀況可以緊密相連的狀態(tài)，由此促進水利工程檔案管理的優(yōu)化和升級。其各個節(jié)點的限制要求如下：

（一）第一個節(jié)點的限制要求。招標分標的方案獲得批復(fù)的時候是在水利工程的建設(shè)管理班子確定并且擴初設(shè)計已經(jīng)完成的時候，這時招投標還沒有開始，工程處于整個建設(shè)的初期階段。這時工程檔案的管理和保存由建設(shè)管理單位負責(zé)，而需要進行歸檔的建設(shè)工程的有關(guān)內(nèi)容也已經(jīng)有了初步的分配，所以非常適合在此時建立一個檔案管理的節(jié)點。這個節(jié)點的目的是把整個項目檔案管理的標準確定下來，完善管理的體系，其核心的工作是編制關(guān)于需要進行歸檔的文件類型及其保存期限要求、檔案的管理辦法、檔案管理員的職責(zé)等有效文件，并確立檔案管理工作中的領(lǐng)導(dǎo)班子。自檔案管理的最初期開始就對哪些文件需要歸檔、如何歸檔、怎么保管等問題進行限制要求。因為水利工程的檔案管理體系初期建立直接決定了整個工程建設(shè)過程當中檔案管理模式的出發(fā)點，所以初期檔案節(jié)點的設(shè)置非常重要，可以說是施工過程中的“管理地基”。

（二）第二個節(jié)點的限制要求。第二個節(jié)點所指的招投標工作包含了工程監(jiān)理、主體工程的施工以及主要設(shè)備的安裝。工程監(jiān)理是水利工程能否完成質(zhì)量目標不可或缺的一環(huán)，有義務(wù)對工程歸檔的情況、尤其是不同標段施工企業(yè)的檔案情況同時進行監(jiān)察和管理。主體工程的施工企業(yè)以及主要設(shè)備的安裝企業(yè)完成了整個建設(shè)工程的核心建造工作，其形成的檔案文件數(shù)量繁多，質(zhì)量要求更是在整個工程中占有無可匹敵的地位，它的好壞直接關(guān)系著建設(shè)工程檔案工作的好壞。所以，在這一工作階段必須設(shè)置控制節(jié)點并指出清晰的限制要求。在這個控制節(jié)點中，要確立檔案收集的邏輯外延、檔案歸類的規(guī)則、檔案保存的方法以及歸檔的質(zhì)量標準。在這一節(jié)點中把工程檔案管理的標準綜合起來，向這三家單位清晰解答他們對于檔案管理的困惑之處，使檔案在初步建立的時候就跟從規(guī)范的指引，以保障檔案最終的準確性、完整性、體系化與安全化。

（三）第三個節(jié)點的限制要求。水利工程建設(shè)通常由多個企業(yè)共同完成，在標段竣工后，施工企業(yè)就會傳遞相關(guān)的檔案文件并離開施工現(xiàn)場。因為并非所有的施工單位都是在工程整體竣工的時候完工的，若沒有在單個單位竣工驗收前放置控制節(jié)點，沒有能夠在適當?shù)臅r間內(nèi)把這些單位的工程檔案歸檔完畢，就無法保障這些檔案不出現(xiàn)缺失或錯漏，這樣勢必影響到整個工程檔案管理的質(zhì)量。等到進行檔案的專項驗收時才看出問題，會因為時間和人員的遷移而無法修正。所以在此處設(shè)立控制節(jié)點是非常重要的。這一節(jié)點的核心限制要求符合關(guān)于歸檔的范圍和保存時間的有效文件中的規(guī)定，對已完工的單項工程進行檔案檢查，包括其內(nèi)容是否完整、分類是否科學(xué)、鑒定是否正確、圖紙是否齊備以及文件的可保存性是否已達標。如果在檢查中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當監(jiān)督相關(guān)的施工企業(yè)進行修正。檔案的專項驗收開始前的其他工作也應(yīng)照這一節(jié)點的限制要求實施。

四、水利工程檔案管理中節(jié)點控制的具體效用

（一）加強檔案管理的有序規(guī)劃。水利工程檔案管理工作不僅具有較強的邏輯性和有序性，同時也是一項系統(tǒng)工程，不容一點馬虎。但凡在任一工作環(huán)節(jié)有所紕漏，都會導(dǎo)致檔案質(zhì)量的不達標。必須在檔案管理的前期設(shè)立專門的控制節(jié)點，并明確統(tǒng)一、規(guī)范化的標準，同時，還必須設(shè)立和完善相應(yīng)的工作體制機制，使得檔案管理工作的開展有制度依托。不僅如此，還必須訂立詳盡的工作計劃，切實分階段、分層次、有計劃地進行檔案的管理，使得檔案管理工作開展及時并盡在掌握。

（二）加強檔案管理的針對性。無論是檔案管理控制節(jié)點的時機還是內(nèi)容的選定，都具有一定的特殊性和針對性，均為了在特殊時期或特定情況下，就特定的且在當時具有普遍性的檔案管理問題提出一系列解決方案，并切實有效地將這些問題進行解決，以制約那些對檔案的收集、分類等工作開展具有負面作用的因素。所運用的控制手段也具備實際操作的可能性，能夠貼合實際情況，有針對性的提高工程檔案的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量。從管理方面來控制水利工程中可預(yù)見以及不可預(yù)見的不利因素的萌生和發(fā)展。

（三）抓住檔案管理的重點內(nèi)容。依照帕累托法則，在任意一組東西中，往往起決定性作用的只是其中的一小部分內(nèi)容，而剩余部分盡管占有更多空間與數(shù)目，卻無關(guān)緊要。對控制節(jié)點進行設(shè)定，其中一項重要作用也是將起決定性作用的一小部分內(nèi)容緊緊抓牢，從而促使工程檔案管理工作能夠更加安全、全面、精準以及系統(tǒng)化的開展。抓住檔案管理的重點內(nèi)容，也能夠切實提升工作的效能與管理水平，實現(xiàn)人力、財力資源的最大化利用。并且實現(xiàn)水利工程全過程的檔案管理優(yōu)化與升級，既節(jié)約時間，提升工作效率，又能保證施工過程的有章可循。

五、水利工程檔案管理節(jié)點控制的注意事項

目前水利工程檔案管理的節(jié)點控制還有待加強，要切實完成水利工程中檔案管理的節(jié)點控制工作，必須從根本出發(fā)，系統(tǒng)地管理和遵循檔案工作的發(fā)展規(guī)律，切實地做到以下三點：

（一）領(lǐng)導(dǎo)加強重視，狠抓落實

任何工作的開展都離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，節(jié)點控制工作的開展亦是如此。水利單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要進一步加強對檔案管理節(jié)點控制方面的重視，并由領(lǐng)導(dǎo)帶頭對水利工程檔案的具體管理方面狠抓落實，從思想上將檔案管理的意識扎根工程系統(tǒng)工作，這樣才能避免節(jié)點控制浮于表面化，杜絕檔案管理敷衍式的開展，確保節(jié)點控制能夠切實地實現(xiàn)，為水利工程建設(shè)提供規(guī)范管理的指導(dǎo)性依據(jù)，從根本上樹立起對水利工程檔案管理的重視態(tài)度。

（二）制定科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程

一套科學(xué)、規(guī)范的檔案管理操作流程是目前節(jié)點控制工作開展的關(guān)鍵所在。規(guī)范化的流程能夠使各項工作的開展有據(jù)可循，避免各自為政、各執(zhí)一詞的現(xiàn)象，讓各個部門之間可以聯(lián)合起來，使管理過程統(tǒng)一、規(guī)范，能夠在問題出現(xiàn)時第一時間找到管理依據(jù)，從而在執(zhí)行的過程中找準方向，使在具體的操作中能夠更加規(guī)范化，也更加科學(xué)合理化，為節(jié)點控制的操作提供理論依據(jù)，最終統(tǒng)一整個節(jié)點控制的操作規(guī)范，將其提升一個檔次。

（三）制定強制性的糾正措施

要切實保障節(jié)點控制工作的開展落到實處，就必須做好反饋機制的建立。通過反饋機制，將水利工程檔案管理節(jié)點控制中所遇到的問題以及具體操作中的實際狀況，反饋回來，對操作中存在的不足與錯誤要采取強制性的糾正措施，重新制定方針政策，將水利工程建設(shè)當中可以避免的負面問題扼殺在萌芽初期，從而保證節(jié)點控制能夠盡最大可能發(fā)揮其正面積極的意義，保證水利工程施工過程的順利以及工程質(zhì)量的提升。

六、總結(jié)

水利工程關(guān)乎著我國的社會經(jīng)濟發(fā)展，它的檔案管理至關(guān)重要，水利工程檔案管理的節(jié)點控制是保證工程質(zhì)量的重要內(nèi)容，它將檔案管理變得更具有條理性、科學(xué)性、合理性。對于水利工程質(zhì)量的加強有極為積極的推動作用，在以后的工作中，要繼續(xù)完善、規(guī)范水利工程檔案管理的節(jié)點控制，從而實現(xiàn)水利工程檔案管理的科學(xué)規(guī)范性，進一步保證水利工程的保質(zhì)完成。

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