高校數字化檔案管理系統評價體系研究

文／南昌大學現代教育技術中心　徐英；南昌大學體育與教育學院　游婷　賴利旗

高校數字化檔案管理系統評價體系研究

文／南昌大學現代教育技術中心徐英；南昌大學體育與教育學院游婷賴利旗

高校檔案管理工作是高等學校建設發展的重要內容。檔案管理水平的高低，也是衡量高校管理水平的重要指標之一。本研究旨在分析高校數字化檔案管理的內涵及目前存在的主要問題的基礎上，提出評價高校數字化檔案管理系統的相關原則、指標和模型，試圖對高校數字化檔案管理系統評價體系建設提出初步的思路。

高校檔案；數字化；檔案管理；評價體系

一、高校數字化檔案管理的內涵

《普通高等學校檔案管理辦法中》第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，各高校必須把檔案工作納入學校整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。”由此可見，高校檔案管理工作是高等學校事業發展的重要組成部分，是衡量高校管理水平高低的重要標志之一。

高校檔案是學校及教師在從事教育管理和教學實踐活動中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。它的內容分為黨群管理類、行政管理類、教學類、科學研究類、基本建設類、產品生產類、儀器設備類、出版物類、財會類、外事類、聲像檔案、人物檔案及實物檔案等。正是由于內容范圍的廣泛和擴大，改進和提高管理方法成了當今高校乃至整個檔案管理所面臨的亟待解決的問題。

二、目前高校數字化檔案管理系統存在的問題

當前，高校數字化檔案管理工作還遠不能適應現代信息傳播的需要，不能適應高校現代化管理和科學發展的需要。主要表現在系統建設和系統評價標準滯后、檔案管理人員的信息處理能力較弱、處理檔案管理工作的技術手段較低。

到目前為止，高校數字化檔案管理部門大都已建成了規模大小不等的檔案數據庫。由于各個檔案部門各自為政，所建的數據庫仍存在一些問題。主要表現在建庫缺乏整體性，數據庫大多自建自用，建成的數據庫規模小，標準化程度低，類型單一，而且大多處于低水平重復建設，數據無規范化控制，商業服務水平差。大多數據庫僅僅供本單位使用，嚴重地影響了數據庫的利用率。而且目前高校數字化檔案部門，所建的數據庫大多為條目數據庫，缺少全文數據庫和多媒體數據庫，無法滿足用戶的多種需求。

對數字檔案管理系統評價指標的研究是對檔案現代化管理進行測評不可缺少的一項內容，通過定量和定性的分析，有利于把握現有數字檔案管理系統中存在的問題，了解數字檔案管理系統整體性能發展水平，對檔案信息化建設提供一定的理論依據。

三、高校數字化檔案管理系統評價指標原則

完善的高校數字化檔案管理系統評價指標體系應該具有以下特征：可以測量，具有統計分析意義和可操作性；來源于用戶，是用戶認為重要的，具有實用性；能夠為管理部門所控制，對工作改進具有實際指導意義；考慮高校數字化檔案系統間的比較，便于基準檢驗、橫向比較和學習，體現前瞻性，立足現實，高于現實，面向未來。

四、高校數字化檔案管理系統評價模型

任何評價都是由評價主體根據評價模型對評價客體進行測度與衡量的過程，評價主體、評價客體和評價模型構成了評價的一種三角關系。評價主體是基于一定目的主動實施評價行為的實體，評價客體就是實施評價的對象。評價在于測度客體之于主體的滿足程度，這個滿足程度就是以主體對于客體的屬性和功能的認識為前提的，這種認識構成了評價模型。基于高校數字檔案管理內涵及數字檔案系統評價的基本認識，構建基于技術、功能、效用的高校數字檔案管理系統評價模型（表1）。

高校數字化檔案管理系統評價體系研究是一項復雜而困難的工作，它所面臨的問題涉及到檔案工作的方方面面，想要將數字化檔案管理系統評價體系完全闡釋清楚，還需要長期的實踐經驗做基礎，需要豐富的科學理論做指導，本文旨在拋磚引玉，為數字化檔案管理系統評價體系的理論研究與實踐開展能提供一些理論上和方法上的建議與啟迪，為其建設和發展貢獻一點微薄之力。